Ez az oktatóanyag megvitatja, hogy a felhasználóknak miért kell archiválniuk a helyi eszközökön vagy más tárolási lehetőségeket, például a Cloud -ot.

Az e -mailek már nem a fontos üzenetek küldésének vagy fogadásának módja; Ennél többet fejlődtek ki. A mai korszakban az e -mailek kritikus információk és emlékek tárolójává válnak, ezért elengedhetetlen az e -mailek archiválása annak biztosítása érdekében, hogy létfontosságú információink biztonságosak legyenek a jövőbeni hozzáféréshez. Mivel nem tudunk kizárólag valamilyen harmadik fél részére támaszkodni a kritikus adataink során, a levél archiválása megóvhat bennünket az adatvesztés ellen, javíthatja a termelékenységet és fenntarthatja a postafiók rendetlenségét.

A fontos e -mailek archiválásának legfontosabb okai

1.Adatvédelem és biztonság

Az e -mailek archiválása nem csak egy biztonsági másolat másolatát jelenti; Ez azt is jelenti, hogy haladó lépést tett a fenyegetés elkerülésére, amelyet a véletlenszerű törlés, a rendszer összeomlása vagy a számítógépes támadások miatt az alapvető e-mail adatok elvesztése okoz. Archiválással biztonságos biztonsági mentést készít, amely biztosítja, hogy a kritikus kommunikáció és a dokumentumok ne veszjenek el. Ezért elengedhetetlen a levél archiválása, különösen az üzleti folytonosság és a katasztrófa utáni helyreállítási tervekhez. Például, ha az elsődleges e -mail rendszer meghibásodik, az archivált e -mailekhez hozzáférhet a műveletek folytatásához jelentős zavarok nélkül.

2. A szabályozási megfelelés

Számos iparágnak legalább egy adott időszakra meg kell tartania a levél biztonsági mentését. Ha nem, súlyos jogi intézkedéseket és pénzügyi büntetéseket lehet felszámítani a szabályok be nem tartása miatt. Ezért a Mail archiválása segíti a vállalkozást a szabályozási követelmények teljesítésében, és katasztrófa esetén az e -mailek biztonsági másolatát tartalmazza.

3. Szervezeti hatékonyság

A korábban megvitatott két ok mellett az e-mailek jól szervezett archiválása, különösen egy üzleti környezetben, segít nekik hatékonyan működni, mert amikor a múltbeli kommunikációhoz való hozzáférés érkezik, az e-mail archívum lehetővé teszi a gyors információ visszakeresését, az üzleti műveletek ésszerűsítve.

Például, ha hivatkoznia kell egy korábbi megállapodásra vagy beszélgetésre, akkor egy dátumbélyeggel rendelkező archívum -e azt jelenti, hogy gyorsan megtalálja, anélkül, hogy több ezer e -mailt átadna.

4. Együttműködés és tudásmegosztás

Az e -mail archiválás időről időre értékes forrást jelenthet a csapat együttműködéséhez. Ha egy új csapattag megköveteli a korábbi megbeszélésekhez való hozzáférést a döntések meghozatala vagy a projekt folytonosságának biztosítása érdekében, az e -mail archiválás felgyorsítja a folyamatot, és végül javítja az általános termelékenységet.

Ezenkívül a modern e -mail archiválás fejlett keresési funkciói lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy másodpercek alatt hozzáférjenek néhány régi levélhez kulcsszavak, dátumok vagy egyéb kritériumok biztosításával. Ez ismét időt takarít meg és javítja a csapat munkaképességét.

5. Teljesítménymenedzsment

A vállalkozások számára az archivált e -mailek értékelhetik a munkavállalók teljesítményét, nyomon követhetik a projekt előrehaladását és dokumentálhatják az ügyfél interakcióit. Ez segíthet megalapozott döntések meghozatalában a promóciókról, a teljesítmény -áttekintésről és a konfliktusok megoldásáról.

6. Tároláskezelés és csökkentése a postafiók rendetlenségének

A szerverterület nem olyan személyes tárolás, amelyet pazarolhatunk a rendszeresen nem használt adatok töltésével. Ezért a vállalatok számára, hogy megmentsék a tárolási költségeket, csökkentsék a beérkező levelek rendetlenségét és javítsák a szerver teljes teljesítményét, szükség esetén a postai archiválást végzik, ha a régebbi e -maileket az aktív levél beérkező levelek mappájából kiszorítják.

7. helyreállítás

Az archiválás biztonsági másolatként működik, megkönnyítve az alapvető e -mailek visszaszerzését váratlan adatok elvesztése esetén.

8. Nyilvántartás

Az e -mailek gyakran alapvető nyilvántartásokat tartalmaznak, például szerződések, megállapodások és tranzakció részletei. Az archiválás biztosítja, hogy ezek a nyilvántartások megőrizzék a jövőbeni referenciaként.

9. Személyes nyilvántartások és emlékek

Az e -mail lehet szentimentális a személyes felhasználók számára, például a szeretteikkel folytatott levelezés. Az archiválás segít megőrizni ezeket az emlékeket.

10. Jogi bizonyítékok

Az archivált e -mailek jogi bizonyítékként szolgálhatnak, ha a vitákban vagy a nyomozásokban kritikus bizonyítékokat kell nyújtania. Ennek ellenére egy jól karbantartott e-mail archívum biztosítja, hogy hozzáférjen az ügyét támogató történelmi kommunikációhoz.

11. Történelmi referencia

Az archivált e -mailek történelmi referenciaként szolgálnak, amely a kommunikáció és a döntések ütemtervét biztosítja. Ez különösen hasznos lehet a kutatáshoz, az ellenőrzésekhez vagy minden olyan helyzethez, ahol elengedhetetlen az események sorrendjének megértése.

12. egyszerűsített migráció

A levélszolgáltatás egyik szerverről a másikra történő áttelepítése unalmas lehet, de az e -mail archívumok megszervezése egyszerűsíti a migrációs folyamatot, és viszonylag egyszerűvé teszi, biztosítva, hogy az átmenet során ne veszítsenek létfontosságú információkat.

Az e -mailek archiválásának módszerei

1. Helyi tárolás: A leggyakoribb módszer az e -mailek mentése a helyi merevlemezről vagy külső médiumokon, mint például az USB -meghajtók. Bár ez a módszer lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy gyorsan hozzáférjenek az adatokhoz, az adatvesztés kockázata mindig fennáll. Ezenkívül a távoli akadálymentesség hiánya ennek a módszernek a másik hátránya.
2. Felhőalapú tárolás: Több megbízható felhőalapú tárolási szolgáltatás érhető el online. Ezek tárolhatják az archivált e -maileket, és skálázhatósági lehetőséget kínálhatnak a jövőbeli követelményekhez. Távoli hozzáférést, fokozott biztonságot és méretezhetőséget biztosítanak.
3. E -mailben az ügyfél archiválásaSzámos e-mail ügyfél, például a Microsoft Outlook és a Mozilla Thunderbird, beépített archiválási funkciókkal rendelkezik, amelyek automatizálják a folyamatot.

Következtetés

Az e -mail archiválása proaktív lépés annak biztosítása érdekében, hogy a kritikus információk megmaradjanak és elérhetőek legyenek. A hatékony archiválási stratégia nyugalmat és jobb termelékenységet kínálhat személyes, szakmai vagy szabályozási okokból.