La creazione di un organigramma chiaro in Microsoft Excel semplifica la gestione, chiarisce i rapporti di reporting e ottimizza l'onboarding per i nuovi dipendenti. Excel offre diversi modi efficaci per generare organigrammi, dalle visualizzazioni rapide con SmartArt ai diagrammi più avanzati basati sui dati che si aggiornano automaticamente quando l'elenco dei dipendenti cambia. La scelta del metodo giusto dipende dalle dimensioni del team, dalla frequenza di aggiornamento e dalla necessità di automazione.
Metodo 1: creazione di un organigramma utilizzando SmartArt in Excel
Passaggio 1:Apri la cartella di lavoro di Excel e seleziona il foglio di lavoro in cui desideri che venga visualizzato l'organigramma. Fare clic suInsertscheda nella barra multifunzione, quindi selezionareSmartArt. Si apre la raccolta grafica SmartArt, che offre una gamma di tipi di diagrammi.
Passaggio 2:Nella raccolta SmartArt selezionare il fileHierarchycategoria dalla barra laterale a sinistra. Scegli il layout denominato "Organigramma" o uno stile gerarchico simile. ClicOKper inserire il grafico nel foglio di lavoro.
Passaggio 3:Fai clic direttamente su ciascuna forma del grafico per inserire i nomi dei dipendenti, le qualifiche professionali o altri dettagli rilevanti. Puoi anche utilizzare il riquadro Testo SmartArt a sinistra per una modifica più rapida. PremereEnterper aggiungere nuove linee all'interno di una forma se è necessario visualizzare più punti dati per ciascun dipendente.
Passaggio 4:Per modificare la struttura della tua organizzazione, fai clic con il pulsante destro del mouse (oCtrl+Clicksu Mac) su qualsiasi elemento dell'elenco e seleziona le opzioni per promuovere o retrocedere. In alternativa, utilizzare il+nel riquadro Testo SmartArt per inserire nuove posizioni al livello desiderato.
Passaggio 5:Personalizza l'aspetto del tuo organigramma selezionando il fileSmartArt Designscheda. Qui puoi cambiare combinazioni di colori, applicare stili di forma diversi e modificare il layout della gerarchia per migliorare la leggibilità. Per ulteriori regolazioni, utilizzare ilFormatscheda per aggiornare gli stili, le dimensioni e i bordi delle forme dei caratteri.
SmartArt è la soluzione ideale per team di piccole e medie dimensioni o quando è necessaria una visualizzazione rapida senza una complessa integrazione dei dati. Tuttavia, l'aggiornamento del grafico per le nuove assunzioni o i cambiamenti di ruolo richiede una modifica manuale, che può richiedere molto tempo man mano che l'organizzazione cresce.
Metodo 2: creazione di un organigramma da un elenco di dipendenti in Excel
Passaggio 1:Scarica o crea un modello Excel che includa colonne per tutti i dati necessari dei dipendenti, come nome, cognome, qualifica professionale, dipartimento e manager. Questa tabella strutturata funge da database principale dei dipendenti.
Passaggio 2:Inserisci o importa i dati dei dipendenti nel modello, assicurandoti che il manager di ogni persona sia elencato accuratamente. Per il leader di livello superiore (come l'amministratore delegato), lasciare vuoto il campo del manager o utilizzare un identificatore univoco.
Passaggio 3:Seleziona e copia i dati dei dipendenti che desideri visualizzare. In un nuovo foglio di lavoro, utilizza l'organigramma SmartArt come descritto nel Metodo 1. Cancella qualsiasi testo segnaposto nel riquadro Testo SmartArt, quindi incolla i dati dei dipendenti. Tieni presente che Excel non mapperà automaticamente la tua tabella sulla struttura del grafico; dovrai organizzare le informazioni all'interno di ciascuna forma e organizzare manualmente i subordinati sotto i loro manager.
Passaggio 4:Formatta l'organigramma facendo clic su ciascuna casella e dividendo i dati incollati in righe separate per nomi, titoli e dipartimenti. Per riflettere la struttura di reporting della tua organizzazione, inizia con i dipendenti più junior e utilizza le opzioni di retrocessione e promozione nella scheda Progettazione SmartArt per posizionarli sotto i manager corretti.
Questo approccio è utile quando gestisci già i dati dei dipendenti in Excel e desideri visualizzare rapidamente la gerarchia. Tuttavia, le modifiche nella tabella dati non aggiornano automaticamente il grafico: dovrai regolare manualmente il diagramma SmartArt ogni volta che il tuo team cambia.
Metodo 3: generazione e aggiornamento automatico degli organigrammi da dati Excel (avanzato)
Per le organizzazioni o i team più grandi con frequenti cambi di personale, l'automazione della creazione dell'organigramma consente di risparmiare tempo significativo. Anche se Excel non supporta in modo nativo la generazione completamente automatizzata di organigrammi, è possibile ottenere ciò con componenti aggiuntivi, script VBA o integrandosi con Microsoft Visio.
Passaggio 1:Prepara i dati dei tuoi dipendenti in un foglio di lavoro Excel. Includi almeno queste colonne: nome del dipendente, ID univoco (se i nomi non sono univoci) e ID o nome univoco del manager. Questa struttura consente al generatore di grafici di mappare accuratamente le relazioni di reporting.
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Passaggio 2:Usa ilData Visualizercomponente aggiuntivo per Excel (disponibile nelle versioni più recenti di Office o tramite Microsoft 365) o Microsoft Visio. In Visio selezionareFile > New > Organization Charte scegli l'opzione per creare un grafico da un'origine dati esistente. Quando richiesto, seleziona il tuo file Excel e mappa i campi richiesti (nome del dipendente, identificatore univoco, manager).
Passaggio 3:Visio genererà automaticamente l'organigramma in base ai dati, creando forme e linee di collegamento per riflettere le relazioni di reporting. Per aggiornare il grafico man mano che cambia l'elenco dei dipendenti, aggiorna semplicemente l'origine dati. In Visio utilizzareData > External Data > Refresh Allper inserire le ultime modifiche.
Passaggio 4:Per una personalizzazione avanzata, ad esempio la modifica dei colori dei nodi o degli stili di linea in base ai ruoli o ai dipartimenti dei dipendenti, prendi in considerazione l'utilizzo di script VBA o componenti aggiuntivi Excel specializzati (come Someka Org Chart Maker o Organimi). Questi strumenti ti consentono di automatizzare la formattazione e garantire che il grafico corrisponda sempre alla tabella dati corrente.
La generazione automatizzata dell'organigramma è ideale per le organizzazioni con team dinamici o quando la precisione e l'efficienza sono fondamentali. La configurazione iniziale potrebbe richiedere passaggi o software aggiuntivi, ma la manutenzione continua diventa molto più semplice.
Suggerimenti per il mantenimento e l'aggiornamento degli organigrammi in Excel
- Archivia i dati dei tuoi dipendenti in una tabella strutturata per facilitare gli aggiornamenti.
- Utilizza identificatori univoci per dipendenti e manager per evitare errori nelle righe di reporting.
- Per modifiche frequenti, opta per soluzioni automatizzate o semiautomatiche per evitare modifiche manuali ripetitive.
- Sfrutta i componenti aggiuntivi di Excel o integra con Visio per funzionalità avanzate e aggiornamenti più semplici.
- Controlla regolarmente la precisione del tuo organigramma, soprattutto dopo l'onboarding o la ristrutturazione.
Che tu abbia bisogno di un grafico visivo rapido o di un organigramma completamente automatizzato, Excel offre soluzioni flessibili per team di ogni dimensione. Scegli il metodo più adatto al tuo flusso di lavoro e goditi strutture di reporting più chiare e organizzate.
