電子メールに応答することは、すべてのオフィス担当者がビジネスを継続するために実行する必要がある基本的なタスクです。同時に、たとえ不完全であっても、ある程度のワークライフバランスを維持する、生産性と効率性をサポートします。しかし、家族と一緒にお気に入りのコンチネンタル料理を楽しんでいるとき、または旅行中に顧客からのメールが届いたらどうなるでしょうか。休暇？
Google Mail (一般的には Gmail) を含むすべての電子メール プロバイダーは、クライアントのリクエストを確認するために不在時の返信を設定できます。戻ってからも同じ作業を行うことができます。ただし、オフィスにいないときにすべてのメーラーに送信されるカスタマイズされた電子メールを使用して、不在時レスポンダーを設定する必要があります。 Gmail でそれを行う方法について説明します。
まずは Gmail で不在時応答機能を設定しましょう。
開始する前に、Gmail では不在時の応答機能を通常の名前で使用できません。休暇中の応答者として利用できます。使い方がわかれば、すでにそこにいます。しかし、他の人のために、ここにガイドがあります。
開けるGメール、資格情報を使用してログインし、クリックします以下のスクリーンショットに示すように、設定の歯車。したがって、をクリックしてください「すべての設定を表示します。」'
自動的に着陸します'一般的な'Gmailの設定ページ。あなたは正しい場所にいます。ページの一番下までスクロールすると、「休暇応答者」、これはデフォルトでは無効になります。
ステップ 1:「」をオンにしてください休暇応答者' を選択すると機能が利用可能になります不在応答オン'。
ステップ 2:を選択してください開始日。メールの返信が出来ない日になるはずです。
ステップ 3:絶対です終了日を選択し、どちらであるべきか仕事に戻る日。これはオプションです。
ただし、終了日を入力しない場合は、休暇レスポンダーを手動でオフにする必要があります。オフにしないと、すべての受信メールに返信し続けることになります。
ステップ 4:を入力してください件名とメッセージ。このメッセージは外出中に送信されます。自分の好みに基づいてテキストを書式設定することもできます。
ステップ5:連絡先内のアドレスにのみ電子メールを送信するように休暇レスポンダーを構成できます。それを可能にするために、有効にする '連絡先に登録されている人にのみ返信を送信する。」
やり取りする人々、または所属する部門に基づいて、この機能を有効にするかどうかを決定します。
ステップ6:クリック'変更を保存。」休暇応答者は、休暇を楽しむときに自動メールを送信する準備ができています。あなたの夏休み。
件名とメッセージの選択
どのようなメッセージを書くかは、通常受け取る電子メールの種類によって異なります。理想的な環境では、オフィスの同僚があなたの休暇について知るでしょう。したがって、それはクライアントまたは個人である必要がありますあなたに電子メールを送信するあなたの組織とは関係がありません。
したがって、それに応じてメッセージを送信するようにレスポンダーを設定する必要があります。メッセージのトーンや送信者を特定し、それに応じてメッセージを配信する方法はありません。急いでいる場合や何を書けばよいか混乱している場合は、生成 AI を使用して返信を生成するか、独自の返信を作成します。
以上が、Gmail で休暇応答機能または不在時の返信機能を設定する方法についての説明です。何か質問はありますか？以下にお気軽にコメントしてください。
