参加者の参加を維持するためのバーチャルミーティングのヒント

仮想会議または「ウェビナー」は、インターネットを介して 1 回の会議で個人をサイバネティックチームに簡単に接続します。管理者、取締役、会社幹部にとって、共通の目的を念頭に置いて個人を同時に結び付けることは夢のようなシナリオです。

実際、オンライン会議は、今日企業がビジネスを処理するために使用する方法の例です。在宅勤務がますます普及するにつれ、組織の人事部門は、国内のさまざまな地域だけでなく、世界のさまざまな地域から来た人材をやりくりする必要が生じやすくなります。バーチャル会議の長所を永遠に称賛できるとしても、それはかなり異なっており、おそらくぎこちないものですらあります。

確かに、どう見ても会議であることに変わりはありませんが、これは大変なことですが、たとえ対面での会議であっても、聴衆の関心を引きつけ、相互的な関係を保つにはスキルが必要です。参加者が目に入るのはスクリーンだけである場合、参加者の興味を維持することのハードルを想像してみてください。潜在的な技術的な問題は気にしないでください。

孤立感

ブログによるとソファマネージャー, 「仮想チームは、通常のオフィスにいる場合のように同僚や上司と交流する利点がないと孤独を感じるかもしれません。」この記事は、人々が従来のウォータークーラーの冗談や企業の昇進を時折祝う行事を懐かしく思うかもしれないことをほのめかしている。幸か不幸か、今日のハイテクビジネスの世界では、リモートワーカーが孤立しているため、ウェビナーを成功させるにはさらにハードルが高くなります。

最近の調査によると、米国だけでも従業員の 4 分の 1 が在宅勤務をしており、2020 年までに在宅勤務者は米国の労働者の 4 分の 3 に増加すると予想されています。この増加は、バーチャル会議を同じ志を持った同僚とのコラボレーションではなく逃避の手段とみなす閉鎖的な個人の蔓延につながる可能性が非常に高いです。ただし、すべてが失われたわけではありません。オンライン会議の参加者を婚約状態に保ち、会社のアイデアや目標に対する信頼を失わないようにする方法や手段はあります。

バーチャルミーティングの参加者の参加を維持する 5 つの方法

参加を期待する

これまでの仮想会議が精彩を欠いて刺激にならなかった場合は、さらに強化する必要があります。自分が何を期待しているのかを知らせ、最初から出席者の注意を引き、紹介を短く正確にします。動かし続けてください。あなたは視聴者の注意を引き、集中力を維持し、さらにちょっとしたユーモアを取り入れる方法を知っているので、視聴者はあなたの期待に応えようと熱心になるでしょう。

会議の目的は何ですか?

参加者が空想にふけり、「なぜ私たちはここにいるのか」と考えているなら、問題は目前に迫っています。ミーティングの目的を明確にし、ウェビナーがトピックをカバーする最も便利な手段であることを明確にしてください。適切な主題を選択することも、出席者とつながるための重要なステップです。会議に出席することが参加者にとって最善の利益となる理由の概要。カンファレンスの利点を明確にすると、聴衆に刺激を与え、関心を維持することができます。言い換えれば、電子メールで簡単に説明できる内容については、仮想会議を開催しないでください。

バーチャルミーティングの準備

マーフィーの法則に「うまくいかないことは必ずうまくいかない」とあるように、バーチャル会議も例外ではありません。テクノロジーの時代は物事を単純化したのではなく、単に高速化しました。優れた接続、すべての適切な技術機器、および技術的な問題を抱えている人が近くにいない場合、よく考えられたウェビナーではなく、混乱に陥る可能性があります。新しいソフトウェアや機器をいじるときは、計画通りにうまくいかない場合に備えてください。特定の会議参加者に技術的な問題のトラブルシューティングを依頼します。適切に設計されたさまざまな仮想会議プログラムは、スムーズなウェビナーの実現に役立ちます。言うまでもなく、リハーサルの計画を少しずつ書き出し、万が一に備えてバックアップ計画を立てておく必要があります。タイムゾーンの問題を忘れないでください。

綿密な会議は禁止

「綿毛」に満ちた優柔不断な仮想会議は、チームメンバーにとって、綿密に考え抜かれたビジネス会議よりも煉獄のように感じられるでしょう。参加者が自分たちに関係のある事項に関する議論を主導できるようにすることで、モチベーションを高め、熱意を維持します。この種のアプローチを管理するには、すべての宣言を注意深く観察し、誰がコメントを渡したか、誰がコメントを渡していないかを観察する必要があります。

遊びの時間

はい、そうです。バーチャル会議に関しては、プレイタイムは不可欠な要素となります。バーチャル会議の専門家であるハッサン・オスマン氏の記事によると、仮想チームに影響を与える: リモートの従業員と仕事を成し遂げる 17 の戦術プレイタイムは次のことに役立ちます。

–チームメンバー間に信頼を確立する

–同僚との結束力と関与を拡大する

–個人レベルおよび職業レベルでチームメンバーに関する知識を獲得する

仮想会議ゲームには、各参加者に関する事実調査のティーザー、ビデオラウンドテーブル、チームメンバーが仕事に関係のない 2 枚の写真を共有し、その写真について 5 分間会話するスピルが含まれます。ハサン氏は続けて、「この種のアクティビティは、週に何度も交流する密接に連携して作業するチームにとって特に有用です」と述べています。

バーチャル会議に成功したかどうかを知る方法

歩きながら話したり話したりしてきましたが、仮想会議はうまくいきましたか?リーダーシップコーチのジェシーリンストーナー氏によると、バーチャル会議が大失敗だったことを示す 3 つの兆候は次のとおりです。

-参加者個人としてではなくチームとして責任を感じます。全員が各参加者の専門知識から恩恵を受けるため、共同で決定することが優先されます。

–コミュニケーションフローは最適で、チームはウェビナー管理者だけでなく、チーム同士も話し合いました。ストーナー氏は、「全員がチームリーダーに集中していると、会議のダイナミズムは間違った方向に進んでしまう」と強調する。

–チームワーク個々の限界を超えます。熱心なチームは、単独では達成できない目標を連携して実現します。その結果、親近感が強化され、会った後も信頼が継続します。

結論

仮想会議中に参加者の参加を維持するにはさまざまな方法があります。ビジネスに国際チームまたは国内チームがさまざまな場所に分散している場合でも、プロジェクトを統合して会社の生産性を向上させるために、ウェビナーを手配する必要があります。幸いなことに、今日のテクノロジーはそれをすべて可能にします。ただし、仮想会議ができるだけスムーズに進行するように努力する必要があります。

注記: ゲスト著者によって提供された上記の記事とその情報。