Kaip naudoti bendradarbiavimo susitikimo pastabas „Microsoft Teams“ (visas vadovas)

Susitikimai vyksta greitai. Priimami sprendimai, dalijamasi idėjomis ir išdalinamos užduotys, kartais net neturint daug laiko sustoti. Neturėdami aiškaus būdo kartu su komanda užsirašyti pastabas, galite prarasti kontekstą arba praleisti tai, kas bus toliau.

Štai kodėl „Microsoft Teams“ pristatė bendradarbiavimo susitikimų pastabas. Šiame vadove sužinosite, kaip ši funkcija veikia, kaip pradėti ją naudoti ir kaip ją tobulinti naudojant AI įrankius. Taip pat pasidalinsime šablonu, kurį galite nukopijuoti, ir patarimais, kad pastabų darymas būtų naudingesnis jūsų komandai.

‍

Kas yra „Microsoft Teams“ bendradarbiavimo susitikimo pastabų funkcija?

Bendradarbiavimo susitikimų pastabų funkcija „Microsoft Teams“.

Bendradarbiavimo susitikimų pastabos „Microsoft Teams“ suteikia dalyviams vieną vietą, kur jie gali rašyti darbotvarkę, kartu užsirašyti pastabas ir sekti tolesnes užduotis. Viskas lieka susieta su susitikimu, todėl pasibaigus pokalbiui tenka mažiau skambinti pirmyn ir atgal.

Pagrindinės funkcijos:

Bendra darbotvarkė, kurią galima redaguoti prieš susitikimą ir jo metu
Bendraautorių pastabos, kurias gali atnaujinti visi susitikimo dalyviai
Užduotys, kurios sinchronizuojamos su „Microsoft Planner“ ir „To Do“.
Pastabos, susietos su Komandų kalendoriaus susitikimų informacija

Ši funkcija įtraukta į „Microsoft 365“. Nereikia jokių papildomų mokesčių ar priedų. Bet yra ribos. Jei susitikimas buvo sukurtas iš bendrinamos pašto dėžutės arba jame dalyvauja išoriniai ir svečiai, pastabų funkcija nebus pasiekiama. Jis taip pat nepalaikomas su vietinėmis Exchange serverio sąrankomis.

‍

Kaip pradėti naudoti bendradarbiavimo susitikimų užrašus

Jums nereikia nieko įdiegti, kad galėtumėte naudoti bendradarbiavimo pastabas Microsoft Teams. Štai kaip jį įjungti, užsirašyti pokalbio metu ir toliau dirbti su jais pasibaigus susitikimui.

Įjunkite užrašus

Norėdami įjungti bendradarbiavimo pastabas prieš susitikimą:

Eikite įKomandos kalendorius.
Dukart spustelėkite suplanuotą susitikimą.
SpustelėkitePridėkite susitikimo pastabasšalia užrašų piktogramos. Galite iškart pradėti redaguoti. Pridėkite darbotvarkę, užsirašykite pagrindinius punktus arba priskirkite išankstinių veiksmų punktus.

Pastaba: Negalite pridėti bendrų pastabų prie susitikimų, sukurtų iš bendrinamos pašto dėžutės arba jei susitikime dalyvauja išoriniai ir svečiai.

Kaip užsirašyti pastabas susitikimo metu

Kai susitikimas prasidės, galite atidaryti pastabas tiesiog susitikimo lange:

Jei nematote pastabų lango, spustelėkitePastabosviršutinėje juostoje.

Pamatysite darbotvarkę (jei ji buvo pridėta anksčiau) ir vietą užrašams.
Visi dalyviai gali kartu redaguoti užrašus realiuoju laiku.
Galite @paminėti ką nors, kad priskirtumėte užduotį. Jie tai matys savo programose „To Do“ ir „Planner“.

Kaip bendradarbiauti su kitais po susitikimo

Pasibaigus susitikimui, galite tęsti darbą su užrašais:

Norėdami pasiekti susitikimo užrašus, grįžkite į kalendorių ir atidarykite tą patį susitikimą.
Šalia užrašų piktogramos matysite bendradarbiavimo pastabas.
Pridėkite naujinimų, išplėskite pagrindinius dalykus arba pažymėkite atliktas tolesnes užduotis.
Užrašai lieka susieti su pirminiu susitikimu, todėl visada turite kontekstą.

Bendradarbiavimo užrašai taip pat rodomi Teams pokalbiuose ir grupiniuose pokalbiuose, todėl viskas yra susieta. Tai paprastas būdas išlaikyti visus tame pačiame puslapyje, kiekvieną kartą nekuriant naujo dokumento.

‍

Kaip užsirašyti pastabas su komanda naudojant Tactiq

„Microsoft Teams“ suteikia erdvės bendradarbiauti, tačiau kartais reikia daugiau, pvz., visos nuorašos, AI santraukos arba būdo siųsti pastabas tiesiai į projekto įrankius. Toks įrankis kaip Tactiq veikia kaip AI užrašų rinkiklis, skirtas Microsoft Teams fiksuoti ir tvarkyti viską, kas vyksta pokalbyje.

Štai kaip naudoti Tactiq:

1. Įdiekite Tactiq

Įdiekite „Tactiq Chrome“ plėtinį. Įdiegę prijunkite „Microsoft Teams“ skiltyje „Integracijos“. Pokalbio metu matysite stenogramą realiuoju laiku, todėl galėsite susikoncentruoti į pokalbį, o ne viską užsirašyti.

2. Gaukite visą stenogramą ir santrauką

„Tactiq“ užfiksuoja viską, kas buvo pasakyta, ir paverčia tai paieškos stenograma. Po susitikimo jis taip pat sugeneruoja santrauką, pabrėžia veiksmų elementus ir ištraukia pagrindines temas. Tai ypač naudinga, kai reikia peržiūrėti sprendimus arba susisiekti su susitikimo dalyviais.

3. Bendrinkite su projektų valdymo sistemos įrankiais

Kai stenograma ir santrauka bus paruošta, galite siųsti juos tiesiai į įrankius, kuriuos jūsų komanda jau naudoja.

Kaip dalintis sąvokoje

Spustelėkite „Share“ „Tactiq“ ir pasirinkite „Notion“. Nuorašą, santrauką ir visas priskirtas užduotis galite siųsti tiesiai į savo komandos darbo sritį, puikiai tinkančią pastaboms šalia projekto dokumentų sekti.

Kaip dalintis „Confluence“.

Naudojate „Confluence“ savo darbui dokumentuoti? Galite siųsti susitikimų stenogramas ir AI santraukas iš „Tactiq“ į bet kurį savo darbo srities puslapį. Tiesiog spustelėkite Bendrinti, susiekite paskyrą, pasirinkite vietą bei puslapį ir paskelbkite pastabas ten, kur jų reikia jūsų komandai.

Kaip bendrinti „Google“ diske

Reikia bendrinamo aplanko ankstesniems susitikimams? Pasirinkite „Google“ diską, kad automatiškai eksportuotumėte stenogramą ir suvestinę. Viską galite organizuoti pagal projektą, komandą ar klientą.

„Tactiq“ puikiai tinka MS komandų dirbtinio intelekto užrašams, ypač kai reikia išsamių pastabų, kurios neapsiriboja bendru dokumentu. Tai taip pat geras pasirinkimas komandoms, kurios tyrinėja dirbtinio intelekto užrašus su Teams arba eksperimentuoja su tokiais įrankiais kaip ChatGPT for MS Teams.

Kaip sukurti bendradarbiavimo susitikimo pastabų šabloną

Turint pakartojamą ir lengvai pakartojamą struktūrą, lengviau rašyti, skaityti ir peržiūrėti susitikimo užrašus. Žemiau yra paprastas šablonas, kurį galite nukopijuoti ir pritaikyti prie savo komandos poreikių.

Susitikimo pavadinimas

Data ir laikas

Susitikimo organizatorius:

Susitikimo dalyviai:

Posėdžio darbotvarkė ir diskusija

Tema:Pridėti darbotvarkės punktą

Išsami informacija:Parašykite trumpą aprašymą

Daugiau skaitymo:AI kaip komandos draugas: kurkite bendradarbiaujančias AI darbo eigas

Pastabos:Palikite vietos diskusijų taškams

Bendradarbiavimas ir struktūra

Bendri užrašai

Susitikimo metu naudokite šią erdvę, kad užsirašytumėte pagrindines idėjas, atnaujinimus ir sprendimus kaip grupė.

Paskirtos užduotys

1 užduotis – @Person – terminas
2 užduotis – @Person – terminas

Papildomos funkcijos (pasirenkama)

Nuorodos į bendrinamus dokumentus ar pristatymus
Pagrindinių išsinešimų santrauka
Tolesnės užduotys ir terminai

Šį šabloną galite įklijuoti tiesiai į „Microsoft Teams“, „Notion“ arba bet kur, kur yra jūsų komandos dokumentai.

‍

Patarimai, kaip produktyviai užsirašyti bendradarbiaujant

Atviri bendradarbiavimo užrašai geriausiai veikia, kai jūsų komanda žino, ko tikėtis ir ką daryti. Šie patarimai padės sukurti užrašus, kuriuos žmonės iš tikrųjų skaito, redaguoja ir seka.

Paskirti užrašų rengėjai

Nors bendradarbiavimas reiškia, kad kiekvienas gali prisidėti, padeda vienas asmuo, atsakingas už pradžią. Šis asmuo gali pradėti darbotvarkę, formatuoti puslapį ir pradėti registruoti diskusijų taškus. Galite pasukti vaidmenį arba priskirti jį pagal susitikimo temą.

Patarimas: jei esate susitikimo organizatorius, išsiųsdami kvietimą į susitikimą pasirinkite užrašų kūrėją, kad jis galėtų pasiruošti iš anksto.

Nuoseklus formatas

Kiekvienam susitikimui naudokite tą pačią struktūrą. Pradėkite nuo datos ir temos, aiškiai išvardykite darbotvarkės klausimus ir palikite vietos pastaboms bei tolimesnėms užduotims. Tai suteikia visiems žinomą darbo išdėstymą ir sumažina painiavą, ypač pasikartojančiuose kanalo susitikimuose.

Bendrinamas redagavimas

Skatinkite visus prisidėti, o ne tik užrašų kūrėjus. Susitikimo metu kas nors gali paaiškinti dalyką, įtraukti kontekstą arba įrašyti tolesnį veiksmą. „Microsoft“ ciklo komponentai tai palengvina „Teams“, leisdami redaguoti teksto blokus, esančius susitikimo užrašuose arba „Teams“ pokalbiuose.

Pasieksite geriausių rezultatų, kai jūsų komanda laikys pastabas kaip bendrą atsakomybę.

Išvalyti veiksmo elementus

Neaiškūs užrašai, tokie kaip „Aptartas rinkodaros planas“, vėliau nepadeda. Būkite konkretūs. Kas buvo nuspręsta? Kas atsakingas? Kada reikia?

Pavyzdžiui:

Užbaikite trečiojo ketvirčio kampanijos planą – @Morgan – penktadienį
Pasidalykite juodraščiu su projektavimo komanda – @Chris – iki kito antradienio

Stebėdami tolesnes užduotis tiesiai užrašuose, tada sinchronizuodami jas su „Microsoft Planner“ ar kitu įrankiu, nepraleisite nieko svarbaus.

‍

DUK

Kas yra bendradarbiavimo pastabos?

Bendradarbiavimo pastabos yra bendrinami dokumentai, susieti su „Microsoft Teams“ susitikimu. Kiekvienas gali juos redaguoti, kad pridėtų darbotvarkę, užsirašytų pastabas ir priskirtų užduotis.

Kaip nustatote bendradarbiavimo pastabą?

Atidarykite komandų kalendorių, spustelėkite susitikimą ir apačioje raskite užrašų piktogramą. Galite pradėti redaguoti darbotvarkę ar pastabas prieš prasidedant susitikimui.

Kodėl negaliu pasiekti bendradarbiavimo susitikimų pastabų programoje „Teams“?

Šios funkcijos galite nematyti, jei susitikimas buvo sukurtas iš bendrinamos pašto dėžutės arba jame dalyvauja svečiai. Jis taip pat nepasiekiamas vietiniams „Exchange“ serverio vartotojams.

Kokius kitus įrankius galima naudoti rengiant bendradarbiavimo susitikimų užrašus?

Tactiq yra stiprus pasirinkimas. Tai suteikia jums nuorašus, AI santraukas ir leidžia siųsti susitikimų pastabas į tokius įrankius kaip „Notion“ ir „Google“ diskas. Tai gerai veikia su virtualiais susitikimais ir Teams pokalbiais.

‍

Apvyniojimas

Bendradarbiavimo susitikimų pastabos „Microsoft Teams“ leidžia lengviau susikaupti, dokumentuoti sprendimus ir sekti nepraleidžiant nė žingsnio. Suporuota su aiškia struktūra ir įrankiais, tokiais kaip Tactiq, jūsų komanda gali greičiau pereiti nuo susitikimų prie veiksmo, neperrašydama to, kas jau buvo pasakyta.

Jei dar neišbandėte, įtraukite darbotvarkę į kitą komandų susitikimą. Naudokite užrašų erdvę, kad vadovautumėte pokalbiui ir kurkite iš ten. Kuo daugiau jūsų komanda tuo naudojasi, tuo natūraliau dirbti iš to paties puslapio.