Palaikykite „Microsoft Teams“ aktyvias vadovaudamiesi šiais paprastais patarimais

Kodėl svarbu, kad „Microsoft Teams“ būtų aktyvus

NaudojantMicrosoft komandosbendradarbiavimas yra labai svarbus šiuolaikiniame skaitmeniniame pasaulyje. Būdami aktyvūs komandoje, galite greitai bendrauti, dalytis idėjomis ir tęsti projektus. Panagrinėkime, kodėl jums ir jūsų komandai svarbu, kad „Microsoft Teams“ ir jūsų kompiuteris būtų aktyvūs. Norėdami gauti daugiau įžvalgų apie „Microsoft Teams“, peržiūrėkite šiuos susijusius straipsnius:Išvalykite „Microsoft Teams“ talpyklą, kad pagerintumėte našumą,Išbandykite garsą „Microsoft Teams“: žingsnis po žingsnio vadovas, irPopuliariausios „Microsoft Teams“ alternatyvos 2024 m.

Kodėl svarbu, kad „Microsoft Teams“ būtų aktyvus

Bendradarbiavimo ir bendravimo realiuoju laiku svarba

Bendradarbiavimas realiuoju laiku reiškia, kad jūs ir jūsų komanda galite akimirksniu dalytis informacija. Nesvarbu, ar dirbate su dokumentu, diskutuojate apie projektą ar priimate sprendimus, bendravimas realiuoju laiku užtikrina, kad visi būtų tame pačiame puslapyje. Kai išlaikote „Microsoft Teams“ aktyvų, galite:

Greitai atsakykite į pranešimus: greiti atsakymai užkerta kelią sprendimų priėmimui.
Bendrinkite failus akimirksniu: greitas failų bendrinimas pagreitina darbo eigą.
Surenkite spontaniškus susitikimus: „On-the-fly“ susitikimai padeda spręsti iškilusias problemas.

Susižadėjimo per susitikimus privalumai

Įsitraukimas per susitikimus yra daugiau nei tiesiog buvimas; kalbama apie aktyvų dalyvavimą. Kai liekate susižadėję:

Jūs geriau suprantate kontekstą: įsitraukę dalyviai suvokia visą diskusijų sritį.
Jūs prisidedate veiksmingiau: Aktyvus dalyvavimas suteikia prasmingesnio indėlio.
Išsaugosite informaciją: susikaupę galėsite prisiminti pagrindinius dalykus ir detales.

Kaip aktyvus dalyvavimas gali pagerinti produktyvumą

Kai aktyviai dalyvaujate komandoje, padidinate produktyvumą. Aktyvus dalyvavimas lemia:

Rekomenduojama skaityti:Lengvai bendrinkite savo ekraną „Microsoft Teams“.

Aiškesnis bendravimas: nesusipratimų tikimybė mažesnė, kai dalyvauja visi.
Greitesnis problemų sprendimas: bendradarbiavimas realiuoju laiku padeda greitai nustatyti ir išspręsti problemas.
Supaprastintos darbo eigos: aktyvūs vartotojai gali tęsti užduotis be pertrūkių.

Poveikis komandos moralei ir projektų valdymui

„Microsoft Teams“ aktyvumo palaikymas teigiamai veikia komandos moralę ir projektų valdymą. Aktyvi komanda yra:

Labiau motyvuotas: reguliarus bendravimas ugdo bendruomeniškumo ir priklausymo jausmą.
Geriau suderintas: aktyvus bendravimas užtikrina, kad visi siekia tų pačių tikslų.
Labiau atskaitinga: kai visi yra įsitraukę, lengviau sekti pažangą ir vienas už kitą atsakyti.

Apibendrinant galima teigti, kad „Microsoft Teams“ aktyvumas vaidina labai svarbų vaidmenį gerinant bendradarbiavimą, įsitraukimą, produktyvumą ir komandos nuotaiką.

‍

Kaip išlaikyti „Microsoft Teams“ būseną aktyvią naudojant pranešimus

Norint išlikti aktyviam „Microsoft Teams“, reikia protingai naudoti pranešimus. Pranešimai padeda nuolat gauti naujausią informaciją apie svarbius pranešimus ir nesijaudinti. Štai kaip galite efektyviai naudoti pranešimus.

Pasirinktinių pranešimų apie svarbius pranešimus nustatymas

Pasirinktiniai pranešimai užtikrina, kad niekada nepraleisite svarbių naujinių. Galite juos nustatyti, kad įspėtumėte tik apie svarbiausius pranešimus. Norėdami tinkinti pranešimus:

Eikite į „Nustatymai“: spustelėkite trijų taškų piktogramą, tada pasirinkite „Nustatymai“.
Pasirinkite Pranešimai: eikite į skirtuką „Pranešimai ir veikla“.

Tinkinti įspėjimus: koreguokite paminėjimų, pranešimų ir atsakymų nustatymus. Pavyzdžiui, galite nustatyti įspėjimus tik konkretiems kanalams arba tiesioginiams pranešimams.

Patarimas: naudokite tinkintus pranešimus, kad suteiktumėte pirmenybę pranešimų iš pagrindinių komandos narių ar svarbių kanalų.

@minions naudojimas norint patraukti dėmesį

@minėjimai yra galingi įrankiai, skirti nedelsiant atkreipti kieno nors dėmesį. Kai naudojate @minėjimus:

Įveskite „@“ ir vartotojo vardą: taip paryškinamas minėtam asmeniui skirtas pranešimas.
Naudokite konkrečioms užklausoms: nukreipkite klausimus arba svarbius atnaujinimus tinkamam asmeniui.
Pranešti grupėms: @paminėjus komandą ar kanalą, visi tos grupės nariai bus įspėjami.

Pavyzdys: "@Jonas, ar galite peržiūrėti dokumentą pagal EOD?" Tai iškart nukreipia Jono dėmesį į užduotį.

Pranešimų nustatymų reguliavimas, kad būtų išvengta perkrovos

Per daug pranešimų gali blaškyti dėmesį. Nustatymų reguliavimas padeda išlaikyti pusiausvyrą ir būti informuotam be pervargimo:

Nutildykite nereikalingus kanalus: eikite į kanalą, spustelėkite tris taškus ir pasirinkite „Kanalo pranešimai“, tada pasirinkite „Išjungta“.

Nustatyti tylias valandas: „Nustatymų“ skiltyje „Pranešimai“ galite nustatyti konkretų laiką, kada pranešimai bus nutildyti.
Suteikite pirmenybę pranešimams: naudokite nustatymą „Reklamjuostė ir el. paštas“ aukšto prioriteto pranešimams, o „Rodyti tik sklaidos kanale“ – mažiau svarbiems pranešimams.

Patarimas: reguliariai peržiūrėkite ir koreguokite pranešimų nustatymus, kad jie atitiktų jūsų darbo krūvį ir prioritetus.

Savalaikių atsakymų į komandos komunikaciją užtikrinimas

Savalaikiai atsakymai užtikrina, kad projektai vyktų sklandžiai. Norėdami užtikrinti, kad atsakytumėte greitai:

Įgalinkite pranešimus darbalaukyje ir mobiliuosiuose įrenginiuose: tai užtikrina, kad gausite įspėjimus net tada, kai nesate nuo savo stalo.
Reguliariai tikrinkite veiklos sklaidos kanalą: veiklos sklaidos kanale rodomi visi jūsų paminėjimai ir atsakymai. Įpraskite jį dažnai peržiūrėti.
Naudokite funkciją „Stebėti“: stebėkite svarbius kanalus ar gijas, kad gautumėte pranešimus apie bet kokius atnaujinimus.

Patarimas: atsakydami į žinutes kuo greičiau parodysite savo komandai, kad esate įsitraukęs ir patikimas.

Nustatydami pasirinktinius pranešimus, efektyviai naudodami @minions, koreguodami pranešimų nustatymus, kad išvengtumėte perkrovos, ir užtikrindami savalaikius atsakymus, išliksite aktyvūs Microsoft Teams, o jūsų komanda veiks efektyviai.

‍

Kaip naudotis būsenos ir pasiekiamumo funkcijomis

Tvarkydami savo būseną ir pasiekiamumą „Microsoft Teams“ galite išlikti produktyviems ir efektyviai pranešti apie darbo režimą. Štai kaip galite naudoti šias funkcijas, kad „Microsoft Teams“ būtų aktyvi:

Pakeiskite komandų būsenos nustatymus, kad būtų rodomas pasiekiamumas

Žalia „Microsoft Teams“ būsena rodo kolegoms jūsų dabartinį darbo režimą. Teisingas nustatymas padeda valdyti lūkesčius:

Galima: naudokite, kai esate atviri žinutėms ir skambučiams.
Užimtas: nustatykite tai, kai dirbate su užduotimis, bet gali būti pertrauktas dėl skubių reikalų.
Netrukdyti: puikiai tinka sutelktoms darbo sesijoms; ši būsena blokuoja pranešimus.
Būkite tiesiai atgal: naudokite tai trumpoms pertraukoms.

Patarimas: žalia aktyvi būsena rodo, kad esate atviras pranešimams ir skambučiams, užtikrinant, kad jūsų komanda žinotų, kad esate pasiekiami.

„Sutelkimo laiko“ planavimas, kad būtų kuo mažiau trukdžių

Suplanavę fokusavimo laiką galite dirbti be pertraukų, tačiau jei „Microsoft Teams“ programa bus atidaryta darbo valandomis, būsite pasiekiami skubiais klausimais. „Microsoft Teams“ integruojasi su jūsų kalendoriumi, kad padėtų blokuoti laiką:

Atidaryti kalendorių: eikite į savo komandų kalendorių.
Sukurkite susitelkimo laiką: suplanuokite „Focus Time“ tarpsnius taip, kaip suplanuotumėte susitikimą.
Nustatyti būseną į „Netrukdyti“: automatiškai pakeiskite būseną fokusavimo metu, kad išvengtumėte pranešimų.

Patarimas: planuokite savo dėmesio laiką produktyviausiomis valandomis, kad padidintumėte efektyvumą.

Būsenos pranešimų naudojimas norint pranešti apie savo veiklą

Aiškus būsenos pranešimas suteikia papildomo jūsų pasiekiamumo konteksto. Norėdami informuoti savo komandą apie savo dabartinę veiklą, naudokite šiuos pranešimus:

Nustatykite trumpą pranešimą: trumpai paaiškinkite, ką dirbate arba kada grįšite.
Reguliariai atnaujinkite: pakeiskite būsenos pranešimą, kai pasikeičia užduotys arba pasiekiamumas.
Naudokite konkrečioms instrukcijoms: Pavyzdys: „Susitikime iki 15 val., atsakys vėliau“.

Patarimas: būsenos pranešimai turi būti glausti ir aktualūs, kad būtų užtikrintas aiškus ryšys.

Būsenos sinchronizavimas su kalendoriumi, kad atspindėtų pasiekiamumą realiuoju laiku

„Teams“ būsenos sinchronizavimas su kalendoriumi užtikrina tikslų pasiekiamumo vaizdą:

Prijunkite kalendorių: įsitikinkite, kad jūsų Teams kalendorius sinchronizuojamas su „Outlook“ arba „Google“ kalendoriumi.
Automatiniai atnaujinimai: komandos automatiškai atnaujins jūsų būseną pagal kalendoriaus įvykius (pvz., „Susitikime“ suplanuotu susitikimo laiku).
Nustatykite nustatymus: eikite į „Nustatymai“, tada „Privatumas“ ir įsitikinkite, kad įjungtas kalendoriaus integravimas.

Patarimas: reguliariai peržiūrėkite kalendorių, kad įsitikintumėte, jog visi įvykiai yra atnaujinami ir pateikia tikslius būsenos atnaujinimus.

Efektyviai naudodamiesi būsenos ir pasiekiamumo funkcijomis – nustatydami būseną, planuodami fokusavimo laiką, naudodami būsenos pranešimus ir sinchronizuodami su kalendoriumi – padidinate komandos bendravimą ir produktyvumą.

Integruokite „Tactiq“ su „Microsoft Teams“, kad susitikimai būtų efektyvesni

„Tactiq“ yra galingas įrankis, patobulinantis „Microsoft Teams“ susitikimus realiuoju laiku transkripcija, dirbtinio intelekto sugeneruotomis santraukomis ir tinkinamomis susitikimų įžvalgomis. Jis automatiškai užfiksuoja pagrindinius susitikimų momentus, leidžiančius paryškinti svarbią informaciją ir pridėti pastabų tiesiai į stenogramą, kad būtų geriau organizuota.

Produktyvumo po susitikimo padidinimas naudojant Tactiq

„Tactiq“ AI funkcijos supaprastina stebėjimą ir padidina produktyvumą:

AI susitikimų rinkiniai ir raginimai: tinkinkite susitikimų įžvalgas ir automatizuokite užduotis, pvz., tolesnius el. laiškus arba „Jira“ bilietų kūrimą.
Automatizuotos santraukos: „Tactiq“ generuoja dirbtiniu intelektu pagrįstas santraukas iškart po jūsų susitikimo, kad sutaupytumėte laiko rankiniam užrašų darymui.
Veiksmingos įžvalgos: AI nuskaito nuorašą, kad pabrėžtų pagrindinius sprendimus ir veiksmų elementus, užtikrinant, kad nieko svarbaus nebūtų pamiršta.

Naudodami Tactiq funkcijas padidinate susitikimų efektyvumą ir supaprastinate savo komandos darbo eigą.Atsisiųskite nemokamą „Tactiq Chrome“ plėtinį šiandien!

‍

Kaip maksimaliai padidinti komandos bendradarbiavimą su „Microsoft Teams“.

Komandos bendradarbiavimo tobulinimas naudojant „Microsoft Teams“ apima keletą pagrindinių strategijų, kurias turėtų žinoti kiekviena komanda.

Struktūrinės komunikacijos komandų ir kanalų organizavimas

Labai svarbu struktūrizuoti savo Teams aplinką:

Sukurkite konkrečias komandas: sukurkite atskiras komandas skirtingiems projektams ar skyriams. Tai užtikrina, kad pokalbiai išliks aktualūs ir susitelkę.
Išmintingai naudokite kanalus: kiekvienoje komandoje kurkite kanalus konkrečioms temoms ar projektams. Tai padeda organizuoti diskusijas ir jas lengva sekti.
Prisegti svarbius kanalus: prisegkite dažnai naudojamus kanalus, kad galėtumėte greitai pasiekti. Taip sutaupysite laiko, o svarbiausią informaciją galėsite pasiekti po ranka.

Patarimas: aiškiai pavadinkite kanalus, kad visiems komandos nariams būtų lengviau naršyti.

Failų bendrinimas ir bendradarbiavimas realiuoju laiku

Bendradarbiavimas realiuoju laiku kuriant dokumentus yra pakeitimas:

„OneDrive“ ir „SharePoint“ integravimas: failams saugoti naudokite „OneDrive“ arba „SharePoint“. Tai leidžia keliems komandos nariams vienu metu redaguoti dokumentus.
Bendras kūrimas: naudodami bendro kūrimo funkcijas, visi gali dirbti su tuo pačiu dokumentu tuo pačiu metu ir realiuoju laiku matyti redagavimus.
Versijų valdymas: „SharePoint“ versijos valdymas užtikrina, kad galėsite stebėti pakeitimus ir, jei reikia, grįžti į ankstesnes versijas.

Patarimas: reguliariai valykite senas versijas, kad saugykla būtų tvarkinga.

Planner arba To-Do naudojimas užduočių valdymui komandose

Užduočių valdymo įrankiai Teams gali supaprastinti jūsų darbo eigą:

„Microsoft Planner“: kurkite planus, priskirkite užduotis ir stebėkite pažangą naudodami „Teams“. Naudokite Planner projektų valdymui ir vaizdinių užduočių lentų kūrimui.

„Microsoft To-Do“: jei norite valdyti asmenines užduotis, naudokite „To-Do“. Integruokite jį su Teams, kad galėtumėte stebėti savo užduotis kartu su komandos projektais.
Užduočių paskyrimas: priskirkite užduotis konkretiems komandos nariams ir nustatykite terminus, kad užtikrintumėte atsakomybę.

Patarimas: reguliariai tikrinkite ir atnaujinkite planuotojo arba darbų sąrašus komandos susitikimų metu.

„Microsoft Teams“ integruotų programų naudojimas, siekiant padidinti produktyvumą

Teams skirta ne tik pokalbiams ir vaizdo skambučiams – jos integruotos programos gali žymiai padidinti produktyvumą:

„Power Automate“: naudokite „Power Automate“, kad sukurtumėte darbo eigas, kurios automatizuotų pasikartojančias užduotis. Tai taupo laiką ir sumažina klaidų skaičių.
Formos: surinkite atsiliepimus arba atlikite apklausas naudodami „Microsoft Forms“. Tai naudinga norint greitai ir efektyviai surinkti komandos informaciją.
Lenta: naudokite lentą per susitikimus, kad galėtumėte mąstyti. Tai leidžia visiems komandos nariams vizualiai prisidėti prie idėjų.

Patarimas: naršykite Teams programų parduotuvę, kad rastumėte papildomų įrankių, kuriuos galima integruoti į jūsų darbo eigą.

Tvarkydami savo komandas ir kanalus, efektyviai bendrindami failus, tvarkydami užduotis naudodami planuotoją arba „To-Do“ ir naudodami integruotas programas, galite maksimaliai išnaudoti „Microsoft Teams“ bendradarbiavimo potencialą. Šis struktūrinis požiūris užtikrina, kad jūsų komanda išliks produktyvi ir suderinta su visais projektais.