Hvordan bruke ChatGPT som prosjektleder

Som prosjektleder er effektivitet og produktivitet toppprioriteter. Men med så mange oppgaver på tallerkenen kan det være utfordrende å håndtere arbeidsmengden. Det er derChatGPTkommer inn. Dette AI-verktøyet kan bidra til å strømlinjeforme mange av de tidkrevende oppgavene, fra å lage møtesammendrag og handlingspunkter til å undersøke komplekse emner og omskrive statusoppdateringer.

Før du begynner: Sett opp OpenAI-kontoen din.

Før du begynner å bruke ChatGPT, sørg for at du har enOpenAI-konto.Det er gratis å lage en. Du kan begynne å bruke det i det øyeblikket du registrerer deg. Men noen ganger blir serveren overbelastet når for mange bruker den.

Dette er når det er nyttig å ha en ChatGPT Plus-konto, som kommer med en egen påloggingslenke. På denne måten kan du fortsette å bruke ChatGPT selv om serveren har kapasitet. Foreløpig er den imidlertid ikke tilgjengelig for alle land ennå. Du kan alltid melde deg på venteliste.
Hvis du fortsatt bare utforsker ChatGPT, er det bedre å dra nytte av gratisversjonen.

Hvordan kan ChatGPT hjelpe prosjektledere?

Som enmarkedsprosjektleder, går mesteparten av tiden min til møter, forskning, planlegging og dokumentasjon. Dette tar ikke bare så mye tid, men det tar også mye av hjernens båndbredde.
Heldigvis kan jeg med hjelp av ChatGPTfå fart på noen av arbeidsflytene mineog redusere belastningen fra hjernen min. For eksempel kan det å undersøke og oppsummere ta et par timer, spesielt i de tidlige stadiene av et prosjekt. Men å samle inn data og oppsummere dem klart og konsist er ChatGPTs ekspertise. Det som tar meg timer vil ta sekunder med AI!

{{rt_cta_ai-convenience}}

Lag møtesammendrag og handlingspunkter umiddelbart

Som prosjektleder (eller en ekstern profesjonell, egentlig), har du mest sannsynlig lange, tilbakevendende møter. Avhengig av prosjektarbeidsmengden kan dette være mellom 5 og 10 timer per uke. Dette inkluderer ikke tiden du bruker på å forberede møtet og dokumentere det etterpå.
Slik bruker jeg ChatGPT for å hjelpe meg å spare tid for alle typer møter:

1. Sørg for at jeg tar opp samtalen og genererer en fullstendig transkripsjonsfil.
2. Kopier og lim inn transkripsjonen på ChatGPT.
3. Trekk ut sammendragene og handlingselementene.

Å lese transkripsjonen manuelt og ta ut det viktigste tar meg vanligvis 30 minutter. Men med ChatGPT tar dette 30 sekunder eller mindre. Les hvordan du bruker ChatGPT med Zoom eller Google Meet-transkripsjoner for en trinn-for-trinn-veiledning.

ChatGPT fungerer utmerket, men som du kan se er manuelt arbeid fortsatt involvert: kopiering og innliming av transkripsjonen og bruk ledetekster for å trekke ut det du vil ha.
Den enkleste og raskeste måten å gjøre dette på er å bruke Tactiq. Tactiq er et transkripsjonsverktøy i sanntid for Zoom, Microsoft Teams og Google Meet. Men det mest fantastiske er at GPT3 (ChatGPTs teknologi under panseret) er integrert i Tactiq. Dette betyr at du umiddelbart kan generere sammendrag, handlingspunkter og agendaer.
Slik prøver du Tactiq:

1. Installer Tactiq gratis på Google Chrome.
2. Koble til Zoom, Google Meet eller Teams under Integrasjoner.
3. Bli med i samtalen som vanlig.
4. Etter samtalen får du en e-post med en lenke til transkripsjonen din.

Når du har transkripsjonen, klikker du på "Generer AI-sammendrag."

Og voila! Du får et lettlest og svært nøyaktig sammendrag. Du kan også generere handlingselementene med navnene på deltakerne.

ChatGPT-handlingselementer fra møtet

Og hvis du trenger å planlegge et nytt møte, foreslår Tactiq de neste agendapunktene. Du kan enkelt slette de du ikke trenger.

Denne metoden er perfekt for samtaler som ...

• 1-1 møter
• Kickoff-samtaler
• Planlegger samtaler
• Daglige standups

… og mer. Når du har transkripsjonen, kan du gjøre den om til annet innhold ved hjelp av ChatGPT. Du kan for eksempel gjøre det om til et planleggingsdokument eller for å kickstarte forskningen din.

Få fart på idédugnaden og forskningsprosessen

En annen tidkrevende oppgave for prosjektledere er idédugnad og forskning. Avhengig av prosjektets omfang kan det ta alt fra 30 minutter til 3 timer. For eksempel å planlegge en innholdskalender for 3 måneder tar meg noen dager.

Slik bruker jeg ChatGPT til idédugnad og forskning:

Les mer:Hva er tokengrensen for ChatGPT 3.5 og ChatGPT 4?

1. Jeg setter et spesifikt mål for hver økt.
2. Jeg stiller spørsmål ut fra målet.
3. Jeg bruker innledende svar til å gjøre mer forskning.

For eksempel innebærer mitt nylige markedsføringsprosjekt å finne ut hovedmålgruppen å fokusere på. Klienten ønsker å fokusere på høyinntektsbyer nærmere sin tidssone.
Så jeg spurte ChatGPT om å liste de beste byene som trenger livscoaching som er nærmere Danmarks tidssone. Her er svaret:

Som du kan se, ga det et veldig spesifikt svar basert på det jeg trengte. Det begrenser også byene som jeg trenger å forske mer på.

Hjelp til å lage og dokumentere prosedyrer

Å lage og dokumentere prosedyrer er avgjørende for å sikre et prosjekts suksess. Imidlertid kan prosessen være tidkrevende og overveldende, spesielt når du administrerer flere prosjekter samtidig. Det er her ChatGPT kommer godt med.

Det kan:

• Strømlinjeform prosedyreoppretting med foreslått format, tone, struktur, maler og eksempler.
• Sørg for konsistens i prosedyreformat og tone.
• Forenkle språket for bedre forståelse.

Å lage prosedyrer fungerer utmerket hvis du allerede har det første innholdet. For eksempel, i et prosjekt jeg jobber med, gjør vi en transkripsjon av direktesending til et blogginnlegg. Jeg laget en prosedyre som tar 30 minutter. Gjøres manuelt, det tar mer enn 3 timer!
Her er en av ledetekstene jeg har brukt:

ChatGPT ber om å opprette en blogg

Bruk av ChatGPT kan bidra til å fremskynde prosessen med å skrive ned prosedyrer. Noen ganger trenger du bare punkter i ideene dine. ChatGPT vil gjøre resten av skrivingen.

Omskriv statusoppdateringer

Til slutt bruker prosjektledere tiden sin på å oppdatere interessenter om status for prosjektene. Å skrive oppdateringer fra bunnen av kan være nervepirrende. Eller du ender opp med å skrive en veldig lang oppdatering!

Statusoppdateringer må være klare og presise.

Med ChatGPT kan du:

• Be den om å skrive om en lang oppdatering til korte utdrag.
• Skriv oppdateringene i en annen tone eller skrivestil.
• Oppsummer en lang rapport og gjør den om til en kort statusoppdatering.

Du kan stort sett omskrive alt du vil, fra e-poster til innlegg på sosiale medier til brukerhistorier.

ChatGPT-brukstilfeller er ubegrensede

Disse arbeidsflytene kan gi deg flere ideer til dine egne brukssaker og arbeidsflyter som prosjektleder. Selv om du kan oppnå hva som helst i ChatGPT, kan du alltid stole på verktøy som Tactiq med en innebygd ChatGPT-integrasjon. Med disse verktøyene kan du forenkle, effektivisere og øke hastigheten på arbeidsflyten. På denne måten kan du fokusere på oppgaver på høyt nivå og frigjøre mer tid i arbeidsdagen.