Møtene går raskt. Beslutninger blir tatt, ideer deles og oppgaver deles ut, noen ganger uten mye tid til pause. Uten en klar måte å ta notater sammen som et team på, kan du miste kontekst eller gå glipp av det som kommer etterpå.
Det er derfor Microsoft Teams introduserte samarbeidsmøtenotater. I denne veiledningen lærer du hvordan funksjonen fungerer, hvordan du begynner å bruke den og hvordan du bygger på den ved hjelp av AI-verktøy. Vi deler også en mal du kan kopiere og tips for å gjøre notater mer nyttig for teamet ditt.
Hva er funksjonen Collaborative Meeting Notes i Microsoft Teams?
Samarbeidsmøtenotater i Microsoft Teams gir deltakerne ett sted å skrive agenda, ta notater sammen og spore oppfølgingsoppgaver. Alt forblir knyttet til møtet, så det er mindre frem og tilbake etter at samtalen avsluttes.
Nøkkelfunksjoner inkluderer:
- En delt agenda, redigerbar før og under møtet
- Medforfatternotater som alle i møtet kan oppdatere
- Oppgaver som synkroniseres med Microsoft Planner og To Do
- Notater knyttet til Teams-kalendermøtedetaljene
Denne funksjonen er inkludert i Microsoft 365. Ingen ekstra kostnader eller tillegg nødvendig. Men det finnes grenser. Hvis møtet ble opprettet fra en delt postboks eller hvis det inkluderer eksterne deltakere og gjestedeltakere, vil ikke notatfunksjonen være tilgjengelig. Det støttes heller ikke med lokale Exchange-serveroppsett.
Hvordan begynne å bruke notater for samarbeidsmøter
Du trenger ikke å installere noe for å bruke samarbeidsnotater i Microsoft Teams. Slik slår du den på, tar notater under en samtale og fortsetter å jobbe med dem etter at møtet er over.
Slå på Notes
Slik aktiverer du samarbeidsnotater før møtet:
RELATERT:ChatGPT for MS Teams: Hvordan generere møtenotater
- Gå tilLagkalender.
- Dobbeltklikk på møtet du har planlagt.
- KlikkLegg til møtenotaterved siden av Notes-ikonet. Du kan begynne å redigere med en gang. Legg til en agenda, noter ned nøkkelpunkter eller tilordne tidlige handlingspunkter.
Slik bruker du notater for samarbeidsmøterMerk: Du kan ikke legge til samarbeidsnotater til møter opprettet fra en delt postboks eller hvis møtet inkluderer eksterne deltakere og gjestedeltakere.
Hvordan ta notater under møtet
Når møtet starter, kan du åpne notatene rett fra møtevinduet:
- Hvis du ikke kan se Notes-vinduet, klikker duNotateri den øverste linjen.
Hvordan ta notater under møtet- Du vil se agendaen (hvis en ble lagt til tidligere) og en plass for å ta notater.
- Alle deltakere kan redigere notatene i sanntid.
- Du kan @omtale noen for å tilordne en oppgave. De vil se det i To Do- og Planner-appene deres.
Hvordan samarbeide med andre etter møtet
Etter at møtet er avsluttet, kan du fortsette å jobbe med notatene:
- For å få tilgang til møtenotater, gå tilbake til kalenderen og åpne det samme møtet.
- Ved siden av Notes-ikonet ser du samarbeidsnotatene.
- Legg til oppdateringer, utvid nøkkelpunkter, eller kryss av for fullførte oppfølgingsoppgaver.
- Notater forblir knyttet til det opprinnelige møtet, slik at du alltid har kontekst.
Samarbeidsnotater vises også i Teams chat og gruppechatter, og holder alt knyttet sammen. Det er en enkel måte å holde alle på samme side uten å opprette et nytt dokument hver gang.
Slik tar du notater med teamet ditt ved å bruke Tactiq
Slik tar du notater med teamet ditt ved å bruke TactiqMicrosoft Teams gir deg en plass til å samarbeide, men noen ganger trenger du mer, som en fullstendig transkripsjon, et AI-sammendrag eller en måte å sende notater direkte til prosjektverktøyene dine. Et verktøy som Tactiq fungerer som en AI-notattaker for Microsoft Teams for å fange og organisere alt fra samtalen.
Slik bruker du Tactiq:
1. Installer Tactiq
Installer Tactiq Chrome-utvidelsen. Når den er installert, kobler du til Microsoft Teams under Integrasjoner. Du vil se en sanntidsutskrift vises under samtalene dine, slik at du kan fokusere på samtalen i stedet for å skrive ned alt.
2. Få hele utskriften og sammendraget
Tactiq fanger opp alt som ble sagt og gjør det til en søkbar transkripsjon. Etter møtet genererer den også et sammendrag, fremhever handlingspunkter og trekker ut sentrale temaer. Dette er spesielt nyttig når du trenger å gjennomgå beslutninger eller følge opp møtedeltakere.
3. Del med prosjektstyringssystemverktøy
Del notater til prosjektstyringsverktøyNår transkripsjonen og sammendraget er klare, kan du sende dem direkte til verktøyene teamet ditt allerede bruker.
Hvordan dele i Notion
Klikk "Del" i Tactiq og velg Notion. Du kan sende transkripsjonen, sammendraget og alle de tildelte oppgavene dine direkte til teamets arbeidsområde, perfekt for å spore notater ved siden av prosjektdokumentene dine.
Hvordan dele i Confluence
Bruker du Confluence til å dokumentere arbeidet ditt? Du kan sende møteutskrifter og AI-sammendrag fra Tactiq til hvilken som helst side i arbeidsområdet ditt. Bare klikk på Del, koble til kontoen din, velg plass og side, og publiser notatene der teamet ditt trenger dem.
Slik deler du i Google Disk
Trenger du en delt mappe for tidligere møter? Velg Google Disk for å eksportere transkripsjonen og sammendraget automatisk. Du kan holde alt organisert etter prosjekt, team eller klient.
Tactiq fungerer godt for AI-notattaking for MS Teams, spesielt når du trenger detaljerte notater som går utover et delt dokument. Det er også et godt alternativ for team som utforsker AI-notattaking med Teams eller eksperimenterer med verktøy som ChatGPT for MS Teams.
{{rt_cta_ai-convenience}}
Hvordan lage en mal for notater for samarbeidsmøter
Å ha en repeterbar og lett replikerbar struktur gjør det enklere å skrive, lese og referere tilbake til møtenotatene dine. Nedenfor er en enkel mal du kan kopiere og tilpasse til teamets behov.
Møtetittel
Dato og tid
Møtearrangør:
Møtedeltakere:
Møteagenda og diskusjon
Emne:Legg til et agendapunkt
Detaljer:Skriv en kort beskrivelse
Merknader:Gi plass til diskusjonspunkter
Samarbeid og struktur
Delte notater
Bruk denne plassen under møtet til å skrive ned viktige ideer, oppdateringer og beslutninger som en gruppe.
Tildelte oppgaver
- Oppgave 1 – @Person – Forfallsdato
- Oppgave 2 – @Person – Forfallsdato
Tilleggsfunksjoner (valgfritt)
- Lenker til delte dokumenter eller presentasjoner
- Sammendrag av viktige takeaways
- Oppfølgingsoppgaver og tidsfrister
Du kan lime inn denne malen direkte i Microsoft Teams, Notion eller hvor teamdokumentene dine er.
Tips for et produktivt samarbeidsnotat
Åpne samarbeidsnotater fungerer best når teamet ditt vet hva de kan forvente og hva de skal gjøre. Disse tipsene vil hjelpe deg med å lage notater som folk faktisk leser, redigerer og følger opp.
Utpekte notattakere
Mens samarbeid betyr at alle kan bidra, hjelper det å ha én person som er ansvarlig for å sette i gang ting. Denne personen kan starte agendaen, formatere siden og begynne å logge diskusjonspunkter. Du kan rotere rollen eller tilordne den basert på møtetemaet.
Tips: Hvis du er møtearrangøren, velg notatøren når du sender møteinvitasjonen slik at de kan forberede seg på forhånd.
Konsekvent format
Bruk samme struktur for hvert møte. Begynn med datoen og emnet, skriv opp agendapunkter tydelig, og skap plass for notater og oppfølgingsoppgaver. Dette gir alle en kjent layout å jobbe med og reduserer forvirring, spesielt i tilbakevendende kanalmøter.
Delt redigering
Oppmuntre alle til å bidra, ikke bare notatskriveren. Under møtet kan noen avklare et poeng, legge til kontekst eller ta opp en oppfølging. Microsofts loop-komponenter gjør dette enkelt i Teams, og tillater redigerbare tekstblokker som finnes i møtenotatene eller Teams-chatten.
Du får de beste resultatene når teamet ditt ser på notatene som et delt ansvar.
Fjern handlingspunkter
Vage notater som "Diskutert markedsføringsplan" hjelper ikke mye senere. Vær spesifikk. Hva ble bestemt? Hvem har ansvaret? Når er det termin?
For eksempel:
- Fullfør kampanjeoversikten for tredje kvartal – @Morgan – som skal leveres på fredag
- Del utkastet med designteamet – @Chris – før neste tirsdag
Å spore oppfølgingsoppgaver direkte i notatene, og deretter synkronisere dem til Microsoft Planner eller et annet verktøy, sikrer at du ikke går glipp av noe viktig.
Vanlige spørsmål
Hva er samarbeidsnotater?
Samarbeidsnotater er delte dokumenter knyttet til et Microsoft Teams-møte. Alle kan redigere dem for å legge til en agenda, ta notater og tildele oppgaver.
Hvordan setter du opp et samarbeidsnotat?
Åpne Teams-kalenderen, klikk på møtet og finn Notes-ikonet nederst. Du kan begynne å redigere agendaen eller notatene før møtet begynner.
Hvorfor får jeg ikke tilgang til samarbeidsmøtenotater i Teams?
Det kan hende du ikke ser funksjonen hvis møtet ble opprettet fra en delt postboks eller inkluderer gjestedeltakere. Den er heller ikke tilgjengelig for lokale Exchange-serverbrukere.
Hvilke andre verktøy kan du bruke for samarbeidsmøtenotater?
Tactiq er et sterkt alternativ. Den gir deg transkripsjoner, AI-sammendrag og lar deg sende møtenotater til verktøy som Notion og Google Drive. Det fungerer bra med virtuelle møter og Teams-chat.
Innpakning
Samarbeidsmøtenotater i Microsoft Teams gjør det enklere å holde fokus, dokumentere beslutninger og følge opp uten å gå glipp av et trinn. Når sammenkoblet med en klar struktur og verktøy som Tactiq, kan teamet ditt gå fra møter til handling raskere, uten å omskrive det som allerede er sagt.
Hvis du ikke har prøvd det ennå, legg til en agenda til neste Teams-møte. Bruk notatplassen til å veilede samtalen og bygge derfra. Jo mer teamet ditt bruker det, jo mer naturlig blir det å jobbe fra samme side.
