Tips for virtuelle møter for å holde deltakerne engasjert

Virtuelle møter eller "webinarer" kobler enkelt enkeltpersoner til et kybernetisk team i ett enkelt møte via Internett. Det er et drømmescenario for administratorer, direktører og bedriftsledere å koble enkeltpersoner samtidig med et felles mål i tankene.

Faktisk er nettkonferanser eksemplariske på metoden bedrifter bruker for å ta seg av virksomheten i dag. Ettersom telependling blir mer og mer utbredt, kan en organisasjons HR-avdeling lett finne på å sjonglere personell ikke bare i forskjellige deler av landet, men også fra forskjellige deler av kloden. Gitt at vi til stadighet kan prise dydene ved virtuelle møter, er de betydelig forskjellige, kanskje til og med vanskelige.

Jada, det er fortsatt et møte uansett hvordan du ser på det, men ... og det er et stort men, det krever ferdigheter for å holde et publikum engasjert og gjensidig, selv under møter ansikt til ansikt. Se for deg vanskelighetene med å holde deltakerne interessert når alt de har er en skjerm for øyeeplet. Ikke bry deg om potensielle tekniske problemer!

Følelser av isolasjon

I følge bloggensofasjefen, "virtuelle team kan føle seg ensomme uten fordelen av å samhandle med kolleger og veiledere slik de ville gjort på et typisk kontor." Artikkelen antyder at folk kan gå glipp av konvensjonelle vannkjølere og en og annen feiring av bedriftskampanjer. Heldigvis eller uheldigvis, i dagens høyteknologiske forretningsverden, legger isolasjonen av eksterne arbeidere til enda et hinder for å gjennomføre et vellykket webinar.

Ifølge nyere forskning i USA alene, vil en fjerdedel av personellet telependlere, og innen 2020 vil fjernarbeidere øke til tre fjerdedeler av amerikanske arbeidere. Denne økningen kan meget vel føre til en epidemi av cloistered individer som ser på virtuelle møter som et middel til å unnslippe snarere enn et samarbeid mellom likesinnede medarbeidere. Men alt er ikke tapt. Det finnes måter og midler for å holde nettkonferansedeltakere forlovet og ikke miste tilliten til bedriftens ideer og mål av syne.

5 måter å holde virtuelle møtedeltakere engasjert

Forvent deltakelse

Du må forsterke spillet ditt hvis tidligere virtuelle møter har vært matte og uinspirerende. La det bli kjent hva du forventer, fange deltakernes oppmerksomhet fra begynnelsen, og gjør introduksjoner korte og presise. Hold den i bevegelse. Publikum vil være mer enn ivrige etter å oppfylle forventningene dine fordi du vet hvordan du fanger oppmerksomheten deres, forblir fokusert og kaster inn litt humor.

Hva er formålet med møtet?

Hvis deltakerne dagdrømmer og lurer på «hvorfor er vi her», er det problemer i horisonten. Vær tydelig om formålet med møtet ditt og at et webinar er den mest hensiktsmessige måten å dekke emnet ditt på. Å velge riktig emne er et annet viktig skritt for å komme i kontakt med deltakerne. En oversikt over hvorfor det er i deltakernes beste interesse å delta på møtet. Å tydeliggjøre fordelene med konferansen din vil inspirere publikum og beholde deres interesse. For å si det på en annen måte, ikke hold et virtuelt møte for noe som lett kan artikuleres i en e-post.

Forbereder for et virtuelt møte

Som Murphys lov sier "det som kan gå galt vil gå galt" og virtuelle møter er intet unntak. Teknologiens tidsalder har ikke gjort ting enklere, bare raskere. Hvis du ikke har en overlegen forbindelse, alt det riktige tekniske utstyret og noen i nærheten for tekniske problemer, kan du finne deg selv i et varmt rot i stedet for et gjennomtenkt webinar. Når du fikser med ny programvare og utstyr, vær forberedt i tilfelle det ikke går som planlagt. Få enkelte konferansedeltakere til å feilsøke eventuelle tekniske problemer. Ulike godt utformede virtuelle møteprogrammer kan hjelpe deg med å oppnå et jevnt løpende webinar. For ikke å nevne, bør du skrive ut en stykkevis plan for å øve og ha en reserveplan for sikkerhets skyld. Ikke glem tidssoneproblemer!

Ingen Fluff-møter

Et ubesluttsomt virtuelt møte fullt av "lo" vil føles som skjærsilden for teammedlemmer enn et gjennomtenkt forretningsmøte. Motivere og opprettholde entusiasme ved å la deltakerne styre diskusjoner om saker som er relevante for dem. Å styre denne typen tilnærming krever innstilling av alle erklæringer og observere hvem som har og ikke har bestått kommentar.

Tid for lek

Ja, det stemmer. Spilletid kan være en viktig komponent når det kommer til virtuelle møter. Ifølge en artikkel av virtuelle møteekspert Hassan Osman forfatter avPåvirkning av virtuelle team: 17 taktikker som får ting gjort med eksterne ansatte,spilletid hjelper deg med å:

–skape tillit blant teammedlemmer

–utvide samhold og engasjement med kolleger

–tilegne seg kunnskap om teammedlemmer på individ- og yrkesnivå

Virtuelle møtespill inkluderer faktasøke-teasere om hver deltaker, et videorundebord og et spill hvor teammedlemmer deler to bilder som ikke er relatert til arbeid og bruker fem minutter på å snakke om bildene. Hasan fortsetter med å uttale at "disse typer aktiviteter er spesielt nyttige for team som jobber tett sammen som samhandler flere ganger i løpet av uken."

Slik vet du om du har klart det virtuelle møtet ditt

Du har gått og snakket, men har du klart det virtuelle møtet ditt? Her er 3 tegn på at ditt virtuelle møte var en slam-dunk ifølge ledertrener Jesse Lyn Stoner:

-Deltakereføler ansvar som et team ikke som individer. Felles beslutninger er en prioritet, og alle drar nytte av ekspertisen til hver enkelt deltaker.

–Kommunikasjonflyten var optimal og teamet snakket med hverandre ikke bare med webinaradministratoren. Stoner understreker "hvis alle er fokusert på teamlederen, beveger dynamikken i møtet seg i feil retning."

–Teamarbeidovergår individuelle omkrets. Et engasjert team realiserer mål samtidig som ikke vil være i stand til å oppnå hver for seg. Som en konsekvens blir tilhørigheten styrket og tilliten fortsetter utover møter.

Konklusjon

Det finnes en rekke måter å holde deltakerne engasjert under et virtuelt møte. Enten bedriften din har et internasjonalt eller nasjonalt team spredt på forskjellige steder, må bedriften din arrangere webinarer for å konsolidere prosjekter og forbedre bedriftens produktivitet. Heldigvis gjør dagens teknologi det hele mulig; Du må imidlertid legge ned arbeidet for å sikre at det virtuelle møtet ditt går så jevnt som mulig.

Note: Ovenstående artikkel og informasjonen er sendt inn av en gjesteforfatter.