Spotkania przebiegają szybko. Podejmuje się decyzje, dzieli się pomysłami i przydziela zadania, czasem bez dłuższego czasu na przerwę. Bez jasnego sposobu na wspólne robienie notatek w zespole możesz stracić kontekst lub przegapić to, co będzie dalej.
Właśnie dlatego w aplikacji Microsoft Teams wprowadzono wspólne notatki ze spotkań. W tym przewodniku dowiesz się, jak działa ta funkcja, jak zacząć z niej korzystać i jak ją rozwijać za pomocą narzędzi AI. Udostępnimy także szablon, który możesz skopiować, oraz wskazówki, dzięki którym tworzenie notatek będzie bardziej przydatne dla Twojego zespołu.
Jaka jest funkcja Notatki ze spotkania wspólnego w aplikacji Microsoft Teams?
Wspólne notatki ze spotkań w aplikacji Microsoft Teams zapewniają uczestnikom jedno miejsce do pisania planu zajęć, wspólnego robienia notatek i śledzenia kolejnych zadań. Wszystko pozostaje powiązane ze spotkaniem, dzięki czemu po zakończeniu połączenia nie trzeba już wracać tam i z powrotem.
Kluczowe funkcje obejmują:
- Wspólny program, który można edytować przed i w trakcie spotkania
- Współautor notatek, które każdy uczestnik spotkania może aktualizować
- Zadania synchronizowane z Microsoft Planner i To Do
- Notatki powiązane ze szczegółami spotkania w kalendarzu aplikacji Teams
Ta funkcja jest dostępna w usłudze Microsoft 365. Nie są potrzebne żadne dodatkowe koszty ani dodatki. Ale są granice. Jeśli spotkanie zostało utworzone przy użyciu udostępnionej skrzynki pocztowej lub jeśli biorą w nim udział uczestnicy zewnętrzni i goście, funkcja notatek nie będzie dostępna. Nie jest również obsługiwana w przypadku lokalnych konfiguracji serwerów Exchange.
Jak rozpocząć korzystanie ze wspólnych notatek ze spotkań
Aby korzystać ze wspólnych notatek w aplikacji Microsoft Teams, nie musisz niczego instalować. Oto jak włączyć tę funkcję, robić notatki podczas rozmowy i pracować nad nimi po zakończeniu spotkania.
Włącz Notatki
Aby włączyć wspólne notatki przed spotkaniem:
- Idź doKalendarz drużyn.
- Kliknij dwukrotnie zaplanowane spotkanie.
- TrzaskDodaj notatki ze spotkańobok ikony Notatki. Możesz od razu rozpocząć edycję. Dodaj program, zanotuj kluczowe punkty lub przypisz elementy do wczesnego działania.
Jak korzystać z notatek ze wspólnych spotkańUwaga: nie można dodawać wspólnych notatek do spotkań utworzonych przy użyciu udostępnionej skrzynki pocztowej lub jeśli w spotkaniu biorą udział uczestnicy zewnętrzni i goście.
Jak robić notatki podczas spotkania
Po rozpoczęciu spotkania możesz otworzyć notatki bezpośrednio w oknie spotkania:
- Jeśli nie widzisz okna Notatki, kliknijNotatkiw górnym pasku.
Jak robić notatki podczas spotkania- Zobaczysz porządek obrad (jeśli został dodany wcześniej) i miejsce na notatki.
- Wszyscy uczestnicy mogą współedytować notatki w czasie rzeczywistym.
- Możesz @wzmiankować o kimś, aby przypisać mu zadanie. Zobaczą to w swoich aplikacjach To Do i Planner.
Jak współpracować z innymi po spotkaniu
Po zakończeniu spotkania możesz kontynuować pracę nad notatkami:
- Aby uzyskać dostęp do notatek ze spotkania, wróć do kalendarza i otwórz to samo spotkanie.
- Obok ikony Notatki zobaczysz wspólne notatki.
- Dodaj aktualizacje, rozwiń najważniejsze punkty lub zaznacz wykonane zadania uzupełniające.
- Notatki pozostają powiązane z pierwotnym spotkaniem, dzięki czemu zawsze masz kontekst.
Wspólne notatki pojawiają się także na czacie w aplikacji Teams i czatach grupowych, dzięki czemu wszystko jest ze sobą powiązane. To prosty sposób, aby wszyscy byli na bieżąco, bez konieczności tworzenia za każdym razem nowego dokumentu.
Jak robić notatki ze swoim zespołem za pomocą Tactiq
Jak robić notatki ze swoim zespołem za pomocą TactiqMicrosoft Teams zapewnia przestrzeń do współpracy, ale czasami potrzebujesz czegoś więcej, np. pełnej transkrypcji, podsumowania AI lub sposobu wysyłania notatek bezpośrednio do narzędzi projektowych. Narzędzie takie jak Tactiq działa jako narzędzie do sporządzania notatek AI dla Microsoft Teams, aby przechwytywać i organizować wszystko, począwszy od rozmowy.
Oto jak korzystać z Tactiq:
1. Zainstaluj Tactiq
Zainstaluj rozszerzenie Tactiq do przeglądarki Chrome. Po zainstalowaniu połącz Microsoft Teams w obszarze Integracje. Podczas rozmów zobaczysz transkrypcję w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz skupić się na rozmowie, zamiast wszystko zapisywać.
2. Uzyskaj pełny zapis i podsumowanie
Tactiq rejestruje wszystko, co zostało powiedziane i przekształca je w transkrypcję z możliwością przeszukiwania. Po spotkaniu generuje również podsumowanie, podkreśla elementy działania i wyciąga kluczowe tematy. Jest to szczególnie przydatne, gdy trzeba przejrzeć decyzje lub skontaktować się z uczestnikami spotkania.
3. Udostępnij narzędzia systemu zarządzania projektami
Udostępniaj notatki narzędziom do zarządzania projektamiGdy transkrypcja i podsumowanie będą gotowe, możesz wysłać je bezpośrednio do narzędzi, z których już korzysta Twój zespół.
Jak udostępniać w Notion
Kliknij „Udostępnij” w Tactiq i wybierz Notion. Możesz wysłać transkrypcję, podsumowanie i wszystkie przydzielone zadania bezpośrednio do obszaru roboczego swojego zespołu, co jest idealne do śledzenia notatek obok dokumentów projektu.
Jak udostępniać w Confluence
Używasz Confluence do dokumentowania swojej pracy? Możesz wysyłać transkrypcje spotkań i podsumowania AI z Tactiq na dowolną stronę w swoim obszarze roboczym. Po prostu kliknij Udostępnij, połącz swoje konto, wybierz przestrzeń i stronę i opublikuj notatki tam, gdzie potrzebuje ich Twój zespół.
Jak udostępnić na Dysku Google
Zobacz także:AI jako członek zespołu: budowanie wspólnych przepływów pracy AI
Potrzebujesz folderu udostępnionego dla poprzednich spotkań? Wybierz Dysk Google, aby automatycznie wyeksportować transkrypcję i podsumowanie. Możesz uporządkować wszystko według projektu, zespołu lub klienta.
Tactiq sprawdza się dobrze w przypadku tworzenia notatek AI w MS Teams, zwłaszcza gdy potrzebujesz szczegółowych notatek wykraczających poza udostępniony dokument. Jest to również dobra opcja dla zespołów badających tworzenie notatek AI w aplikacji Teams lub eksperymentujących z narzędziami takimi jak ChatGPT dla MS Teams.
{{rt_cta_ai-wygoda}}
Jak utworzyć szablon notatek ze wspólnego spotkania
Posiadanie powtarzalnej i łatwej do powielenia struktury ułatwia pisanie, czytanie i odwoływanie się do notatek ze spotkań. Poniżej znajduje się prosty szablon, który możesz skopiować i dostosować do potrzeb swojego zespołu.
Tytuł spotkania
Data i godzina
Organizator Spotkań:
Uczestnicy spotkania:
Porządek obrad i dyskusja
Temat:Dodaj punkt porządku obrad
Bliższe dane:Napisz krótki opis
Uwagi:Zostaw miejsce na punkty do dyskusji
Współpraca i struktura
Udostępnione notatki
Wykorzystaj to miejsce podczas spotkania, aby jako grupa zapisać kluczowe pomysły, aktualizacje i decyzje.
Przydzielone zadania
- Zadanie 1 – @Osoba – Termin
- Zadanie 2 – @Osoba – Termin
Dodatkowe funkcje (opcjonalnie)
- Linki do udostępnionych dokumentów lub prezentacji
- Podsumowanie kluczowych wniosków
- Dalsze zadania i terminy
Możesz wkleić ten szablon bezpośrednio do Microsoft Teams, Notion lub gdziekolwiek, gdzie znajdują się dokumenty Twojego zespołu.
Wskazówki dotyczące produktywnego wspólnego sporządzania notatek
Otwarte notatki do współpracy działają najlepiej, gdy zespół wie, czego się spodziewać i co robić. Te wskazówki pomogą Ci tworzyć notatki, które ludzie będą czytać, edytować i śledzić.
Wyznaczeni osoby sporządzające notatki
Chociaż współpraca oznacza, że każdy może wnieść swój wkład, dobrze jest mieć jedną osobę odpowiedzialną za rozpoczęcie prac. Osoba ta może rozpocząć agendę, sformatować stronę i rozpocząć rejestrowanie punktów dyskusji. Możesz zmieniać rolę lub przypisywać ją w zależności od tematu spotkania.
Wskazówka: jeśli jesteś organizatorem spotkania, podczas wysyłania zaproszenia na spotkanie wybierz osobę sporządzającą notatki, aby mogła się przygotować wcześniej.
Spójny format
Użyj tej samej struktury dla każdego spotkania. Zacznij od daty i tematu, wyraźnie wypisz punkty programu i utwórz miejsce na notatki i zadania uzupełniające. Zapewnia to każdemu znajomy układ do pracy i zmniejsza zamieszanie, szczególnie podczas cyklicznych spotkań w kanale.
Wspólna edycja
Zachęć wszystkich do wniesienia wkładu, nie tylko osoby sporządzającej notatki. Podczas spotkania ktoś może wyjaśnić daną kwestię, dodać kontekst lub zapisać dalsze działania. Komponenty pętli firmy Microsoft ułatwiają to w aplikacji Teams, umożliwiając edytowanie bloków tekstu znajdujących się w notatkach ze spotkań lub na czacie w aplikacji Teams.
Najlepsze wyniki uzyskasz, gdy Twój zespół uzna notatki za wspólną odpowiedzialność.
Wyczyść elementy akcji
Niejasne notatki, takie jak „Omówiony plan marketingowy”, nie przydadzą się później. Bądź konkretny. Co postanowiono? Kto jest odpowiedzialny? Kiedy przypada termin?
Na przykład:
- Sfinalizuj zarys kampanii na trzeci kwartał – @Morgan – w piątek
- Udostępnij wersję roboczą zespołowi projektowemu – @Chris – przed następnym wtorkiem
Śledzenie kolejnych zadań bezpośrednio w notatkach, a następnie synchronizowanie ich z Microsoft Plannerem lub innym narzędziem, gwarantuje, że nie przegapisz niczego ważnego.
Często zadawane pytania
Czym są notatki wspólne?
Wspólne notatki to udostępnione dokumenty połączone ze spotkaniem w aplikacji Microsoft Teams. Każdy może je edytować, aby dodać plan zajęć, robić notatki i przydzielać zadania.
Jak skonfigurować wspólną notatkę?
Otwórz kalendarz aplikacji Teams, kliknij spotkanie i znajdź ikonę Notatki na dole. Edycję porządku obrad lub notatek możesz rozpocząć jeszcze przed rozpoczęciem spotkania.
Dlaczego nie mogę uzyskać dostępu do notatek ze spotkań zespołowych w aplikacji Teams?
Ta funkcja może nie być widoczna, jeśli spotkanie zostało utworzone przy użyciu udostępnionej skrzynki pocztowej lub biorą w nim udział goście. Nie jest ona również dostępna dla lokalnych użytkowników serwerów Exchange.
Jakich innych narzędzi można używać do tworzenia wspólnych notatek ze spotkań?
Tactiq to mocna opcja. Zapewnia transkrypcje, podsumowania AI i umożliwia wysyłanie notatek ze spotkań do narzędzi takich jak Notion i Google Drive. Dobrze współpracuje ze spotkaniami wirtualnymi i czatem w aplikacji Teams.
Podsumowanie
Wspólne notatki ze spotkań w aplikacji Microsoft Teams ułatwiają skupienie się, dokumentowanie decyzji i podejmowanie dalszych działań bez pomijania żadnego kroku. W połączeniu z przejrzystą strukturą i narzędziami takimi jak Tactiq Twój zespół może szybciej przechodzić od spotkań do działań, bez konieczności przepisywania tego, co zostało już powiedziane.
Jeśli jeszcze tego nie wypróbowałeś, dodaj plan do następnego spotkania w aplikacji Teams. Użyj miejsca na notatki, aby poprowadzić rozmowę i budować na jej podstawie. Im częściej Twój zespół z niego korzysta, tym bardziej naturalna staje się praca na tej samej stronie.
