Como escrever uma recapitulação da reunião (com nosso modelo ou IA)

Você já participou de uma reunião repleta de grandes ideias e planos, apenas para esquecer os detalhes dias depois?

Em situações como essa, uma recapitulação da reunião é útil. Neste artigo, aprenderemos como escrever uma recapitulação eficaz da reunião usando um modelo e ferramentas de IA.

Uma recapitulação da reunião é um breve resumo informal de uma reunião que mantém todos atualizados sobre estes itens principais:

• Agenda da reunião.
• Pontos de discussão.
• Decisões tomadas.
• Itens de ação para sua equipe.

Embora as atas das reuniões sejam mais detalhadas e tenham uma estrutura formal, a recapitulação da reunião é mais curta e tem um tom mais amigável.

Por que enviar um e-mail de recapitulação da reunião

Enviar um e-mail de recapitulação da reunião pode parecer uma tarefa extra, mas pode beneficiar sua equipe de várias maneiras. Abaixo estão alguns motivos pelos quais uma recapitulação da reunião é útil:

Promove a responsabilidade da equipe

Uma recapitulação da reunião promove a responsabilização, lembrando aos participantes das suas responsabilidades e compromissos. Este resumo ajuda a garantir que os objetivos da equipe permaneçam no caminho certo.

Mantém todos na mesma página

As reuniões podem ser desafiadoras. As pessoas têm ideias, objetivos e prioridades diferentes, tornando difícil reuni-los todos em um só lugar. Uma recapitulação eficaz da reunião reúne todos na mesma página, esclarecendo mal-entendidos e apresentando algumas informações básicas para aqueles que perderam a discussão.

Compartilha conclusões e próximas etapas

No final de uma reunião, sua equipe poderá tomar decisões importantes ou desenvolver um novo plano de ação. Em vez de confiar na memória de todos sobre o evento, uma boa recapitulação da reunião compartilha todas essas informações com a equipe, informando o que foi acordado durante a reunião e o que acontece a seguir.

Aumenta a eficiência e o moral da equipe

Recapitular uma reunião reconhece o tempo e o esforço que sua equipe está investindo. Você pode mencionar como um colega de equipe fez um trabalho incrível em umApresentação do argumento de vendaou preparando umapresentação do argumento de venda. Dar crédito na recapitulação também pode acelerar as discussões, pois você não precisa destacar contribuições individuais em reuniões futuras.

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Oferece espaço para feedback e melhorias

Uma boa recapitulação da reunião incentiva todos a darem sugestões para o projeto em andamento da equipe. Melhora os processos e aumenta a produtividade, proporcionando comunicação aberta e um espaço para feedback.

Ajuda a se preparar para reuniões futuras

Um e-mail de recapitulação da reunião é um investimento para reuniões futuras, pois registra tudo o que foi discutido e planejado. Essa gravação ajuda a identificar áreas de melhoria e facilita a preparação para a próxima reunião.

Como escrever uma recapitulação da reunião

Agora que entendemos os benefícios de uma recapitulação de uma reunião, vamos nos concentrar em criar uma recapitulação bem escrita! Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a escrever uma recapitulação clara, envolvente e abrangente da reunião:

Faça anotações durante a reunião

Fazer anotações detalhadas da reunião é essencial para lembrar pontos e percepções importantes. No entanto, pode ser um desafio, especialmente quando as discussões acontecem todas ao mesmo tempo. Para facilitar as coisas, você pode usar assistentes de reunião com tecnologia de IA, como o Tactiq, que podem capturar notas em tempo real e transcrever discussões com precisão.

Considere a legibilidade

Ao redigir a recapitulação da reunião, certifique-se de que seu e-mail seja compatível com dispositivos móveis e possa ser acessível e facilmente visualizado em diferentes dispositivos, incluindo smartphones e tablets. Isso significa usar quebras de linha frequentes e formatação como marcadores. Escolha um estilo de fonte que seja fácil de ler nas telas, como Arial, Times New Roman ou Calibri, e um tamanho de fonte em torno de 12.

Seja breve

Use marcadores para enfatizar detalhes importantes e certifique-se de incluir informações cruciais, como tarefas, prazos, soluções, planos e ideias. As recapitulações geralmente são apenas digitalizadas, por isso é melhor mantê-las curtas.

Revise antes de enviar

A revisão da recapitulação da reunião garante que ela esteja livre de erros e seja fácil de entender, mantendo o profissionalismo e a comunicação adequada dentro de sua equipe. Certifique-se de revisá-lo em busca de erros ortográficos, gramaticais ou de clareza para que sua recapitulação atenda ao seu propósito de maneira eficaz.

O que incluir em uma recapitulação da reunião

Quando você trabalha remotamente, escrever uma boa recapitulação da reunião torna-se mais valioso, pois oferece um segundo ponto de contato para manter seus projetos e conversas no caminho certo. Certifique-se de incluir os seguintes pontos-chave em sua recapitulação:

Mais leitura:Agenda da reunião de vendas (modelo Word e Google Docs)

Uma nota de agradecimento

Comece seu e-mail com uma nota de agradecimento para mostrar gratidão e definir um tom positivo. Essa abordagem pode ajudar sua equipe a se sentir valorizada e aumentar a probabilidade de se envolverem com o conteúdo da recapitulação da reunião.

Pontos-chave

Resuma os tópicos relevantes discutidos e destaque as conquistas e anúncios importantes. Mantenha as informações organizadas com marcadores.

Planos de ação

Liste os itens de ação discutidos em sua recapitulação. Esse detalhamento informa sua equipe sobre as atribuições atuais e futuras, quem é responsável por tarefas específicas e os prazos que precisam ser cumpridos. Adicione marcadores para tornar esta seção mais organizada.

Documentos úteis

Para agilizar o fluxo de trabalho da sua equipe, anexe recursos relevantes, como diretrizes do projeto, cronogramas, planilhas de dados e orçamento, à sua recapitulação. Este sistema economiza tempo e dá a todos acesso ao que precisam.

Perguntas importantes

Inclua quaisquer perguntas da reunião que exijam mais esclarecimentos na recapitulação para garantir que a equipe as perceba.

Detalhes da próxima reunião

Avisar a todos quando acontecerá a próxima reunião os ajuda a se preparar, seja organizando relatórios ou descobrindo como resolver problemas.

Exemplos de recapitulações de reuniões

Um modelo de recapitulação de reunião é útil se você gerencia vários projetos e equipes. Embora cada recapitulação contenha informações exclusivas, é melhor seguir um fluxo consistente para economizar tempo na escrita.

Os modelos de recapitulação abaixo resumem pontos importantes e incluem detalhes da próxima reunião. No entanto, eles utilizam fluxos diferentes dependendo do objetivo da reunião.

Exemplo um

Este primeiro modelo destaca as principais discussões e itens de ação, tornando-o ideal para reuniões com suas equipes e clientes.

Exemplo dois

Neste modelo, você pode ver um link para possíveis soluções para um problema. Este recurso o torna útil para resumir reuniões relacionadas a vendas.

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Use nosso modelo de resumo de reunião

Se você quiser escrever uma recapitulação da reunião manualmente, temos um modelo que você pode personalizar para atender às necessidades da sua organização. No entanto, você ainda pode precisar da ajuda de ferramentas com tecnologia de IA para criar transcrições e resumos.

Assunto do e-mail.[Data + Hora da Reunião + Tópico Discutido]

Saudações. [Comece o e-mail com um tom amigável.]

Obrigado por participar da reunião de hoje. Agradeço seu tempo e cooperação. Aqui está uma rápida recapitulação do que discutimos:

Agenda da reunião.[Escreva uma breve frase sobre o objetivo principal da reunião para definir o fluxo do e-mail de recapitulação da reunião.]

Resumo dos principais pontos de discussão.[Destaque os principais pontos discutidos e outros detalhes relevantes para a equipe.]

• Ponto de discussão 1 e decisão
• Ponto de discussão 2 e decisão

Itens de ação.[Liste as tarefas que precisam ser realizadas, quem é o responsável e o prazo.]

• Item de ação 1 (pessoa designada, prazo previsto)
• Item de ação 2 (pessoa designada, prazo previsto)

Lembrete ou perguntas.[Inclua um lembrete ou perguntas discutidas na reunião para manter todos atualizados.]

Informações sobre a próxima reunião.[Conclua o e-mail com detalhes da próxima reunião para que as pessoas possam fazer os preparativos necessários e marcá-la em suas agendas.]

Cumprimentos,

Assinatura de e-mail.[Coloque seu nome no final da recapitulação para que sua equipe saiba quem enviou o e-mail. UMassinatura de e-mail profissionaltambém fortalece o reconhecimento da marca e adiciona um toque de personalização.]

Aqui está um exemplo de e-mail de recapitulação de reunião usando nosso modelo:

Use o modelo de recapitulação de reunião de IA da Tactiq

Tactiq é uma ferramenta de transcrição de reuniões com tecnologia de IA que pode ajudar a redigir a recapitulação de sua reunião. Usar o Tactiq economiza seu tempo ao cuidar das anotações e resumir as ações das reuniões para você. Veja como você pode escrever uma recapitulação eficaz da reunião com o Tactiq:

1. Baixe o Tactiq.Para começar a usar o Tactiq, baixe-o gratuitamente no siteLoja on-line do Chrome.Depois de adicionado ao seu navegador, o Tactiq aparecerá automaticamente durante as reuniões e começará a transcrevê-las em tempo real.

2. Veja a transcrição da sua reunião.Assim que a reunião terminar, o Tactiq irá gerar uma transcrição e destaques. Você pode visualizá-los clicando na reunião no Tactiq. Além disso, o Tactiq irá notificá-lo por e-mail assim que a transcrição estiver pronta para visualização.

3. Baixe como um arquivo PDF.Você também pode baixar a transcrição e os destaques da reunião como um arquivo PDF. Basta clicar em Exportar > Exportar para PDF.

Como baixar uma transcrição de reunião como um arquivo PDF

4. Carregue uma gravação ou transcrição da reunião.Como alternativa, você pode fazer upload de uma gravação de reunião ou de um arquivo de transcrição existente. Em ambos os casos, o Tactiq o ajudará a criar avisos para a recapitulação da reunião.

5. Deixe o Tactiq escrever a recapitulação da sua reunião.A maneira mais fácil de obter um resumo da sua reunião é clicar em um destes prompts: Emails – Email de resumo ou Emails – Email com base no modelo. Abaixo está a recapitulação que o prompt rápido gerou para mim.

Solicitações de e-mail de resumo do Tactiq

Outra opção é digitar um prompt personalizado noFaça uma perguntacaixa e clique emPerguntar.Com base na transcrição, perguntei os pontos-chave da reunião e quais equipes estarão envolvidas no projeto. Abaixo estão as respostas que Tactiq escreveu para mim:

Como fazer uma pergunta sobre os pontos principais de uma reunião

Como fazer uma pergunta sobre as equipes envolvidas

6. Revise e edite os resultados.Depois que o Tactiq gerar a recapitulação da reunião, certifique-se de revisá-la e editá-la para obter precisão. Depois de fazer as alterações necessárias, você poderá criar uma cópia e enviá-la por e-mail aos membros da sua equipe.

Como escrever uma recapitulação da reunião com a IA da Tactiq

Quer impressionar sua equipe com uma recapitulação da reunião mais personalizada? O Tactiq pode fazer isso por você com seus outros prompts rápidos! Aqui está uma abordagem simples para você começar:

1. Revise a transcrição e os destaques da reunião.Primeiro, certifique-se de que a transcrição e os destaques da reunião estejam corretos. Abaixo está a aparência de uma transcrição gerada pelo Tactiq.

Acima da transcrição, você pode ver os destaques da reunião, incluindo decisões tomadas, itens de ação e frases de destaque.

2. Selecione os prompts que melhor atendem às suas necessidades.O Tactiq oferece vários prompts que permitem personalizar a recapitulação da reunião. Por exemplo, se eu quiser escrever uma recapitulação da reunião com destaques e os 5 principais itens de ação, simplesmente clico nesses prompts e espero que o Tactiq escreva os resumos com apenas alguns cliques!

3. Edite os resumos de IA antes de enviá-los.Edite os resumos de IA com base nas solicitações escolhidas. Em seguida, copie e cole-os em seu e-mail antes de enviá-los. Abaixo estão os itens de ação e destaques da reunião que o Tactiq gerou para mim:

Como o Tactiq gera os 5 principais itens de ação de uma reunião

Como o Tactiq gera destaques de marcadores de uma reunião

Como escrever uma recapitulação da reunião com ChatGPT

Outra opção para escrever uma recapitulação abrangente da reunião é usar o ChatGPT. Siga estas etapas simples para começar a usar o ChatGPT para recapitular sua próxima reunião:

1. Obtenha a transcrição da sua reunião.Se você estiver usando o Tactiq para transcrever e fazer anotações, poderá facilmente obter uma cópia da sua transcrição após a reunião.
2. Abra o ChatGPT.Depois de abriruse este prompt: "Escreva um e-mail de recapitulação da reunião usando esta transcrição. Inclua marcadores dos principais pontos de discussão e itens de ação." Também acrescentei isto: “O e-mail deve ser breve e conciso com um tom coloquial”.
3. Cole a transcrição completa.Copie e cole a transcrição abaixo do prompt e cliqueDigitar.

4. Aguarde a recapitulação da reunião gerada por IA.Deixe o ChatGPT fazer sua mágica e gerar a recapitulação da sua reunião. Você pode revisar e editar os resultados antes de compartilhá-los com seus destinatários. Aqui está o resumo da reunião que o ChatGPT gerou com base na minha solicitação:

Conclusão

Ferramentas de IA como Tactiq e ChatGPT podem tornar a redação de uma recapitulação da reunião mais fácil e menos demorada. Isso significa que você não perderá nenhum detalhe importante e sua equipe ficará mais organizada e eficiente.