Adăugați pluginul Zoom la Outlook în pași simpli

IntegrareaZoomcu Outlook vă permite să programați apeluri video fără a jongla cu aplicațiile. Acest ghid vă arată pașii simpli pentru a adăuga pluginul Zoom Outlook, astfel încât să puteți începe să gestionați întâlnirile mai eficient în doar câteva clicuri.

Pentru mai multe moduri de a vă îmbunătăți experiența Zoom, aflați cum să salvați chatul Zoom și să integrați Zoom cu Google Calendar.

‍

Pluginul Zoom Outlook

Programare și management îmbunătățite ale întâlnirilor

Adăugarea pluginului Zoom-Microsoft Outlook duce programarea întâlnirii la nivelul următor. Nu mai trebuie să comutați între aplicații pentru a configura o conferință video. Pur și simplu creați un nou eveniment în Outlook și adăugați un link de întâlnire Zoom cu câteva clicuri pentru a începe întâlnirile instant Zoom. Acest proces simplificat vă economisește timp și reduce șansele de erori.

Comunicare și colaborare simplificată

Când integrezi Zoom cu Outlook, comunicarea devine mai eficientă. Puteți trimite rapid invitații, actualizări și mementouri, toate de pe o singură platformă. Acest lucru înseamnă mai puține întâlniri ratate și o mai bună coordonare între membrii echipei. Integrarea asigură, de asemenea, că detaliile întâlnirii dvs. Zoom sunt întotdeauna actualizate în calendarul dvs. Outlook.

Productivitate îmbunătățită cu instrumente integrate

Combinarea Zoom cu Outlook înseamnă că aveți instrumente puternice la îndemână. Puteți accesa funcțiile de videoconferință ale Zoom direct în Outlook. Această integrare vă ajută să rămâneți concentrat și organizat, deoarece nu trebuie să jonglați cu mai multe aplicații. Tot ce ai nevoie pentru o întâlnire de succes este într-un singur loc.

Platformă centralizată pentru toate nevoile de satisfacere

Află mai multe:Iată cum să cauți e-mailuri în Outlook | Pași simpli

Având Zoom în Outlook creează o platformă centralizată pentru toate nevoile dvs. de întâlnire. Indiferent dacă programați, vă alăturați sau gestionați o întâlnire, faceți totul din Outlook. Această centralizare vă ajută să mențineți o imagine de ansamblu clară asupra programului dvs. și vă asigură că nu pierdeți niciodată o întâlnire importantă.

Adăugând Zoom la Outlook, vă îmbunătățiți capacitățile de programare, simplificați comunicarea, creșteți productivitatea și centralizați gestionarea întâlnirilor. Această integrare vă ajută să profitați la maximum de ambele instrumente, asigurând un flux de lucru mai fluid și întâlniri mai bine organizate.

‍

Cum se instalează suplimentul Zoom pentru Outlook

Conectați-vă laPortalul de administrare Office 365.
Din meniul de navigare din stânga, selectațiSetărisi apoiAplicații integrate.
ClicObțineți aplicații.
În bara de căutare, tastați „Zoom pentru Outlook” și selectațiIa-l acum.

Introduceți informațiile dvs., sunteți de acord cu termenii de utilizare și faceți clicContinua.
Examinați detaliile suplimentului și faceți clicUrmătorul.
Alegeți cum doriți ca programul de completare să fie implementat în organizația dvs.:

‍Opțional, activat: Suplimentul Zoom pentru Outlook va fi adăugat automat pentru toți utilizatorii, dar aceștia pot alege să îl elimine.‍
Opțional, dezactivat: Utilizatorii pot opta pentru a adăuga ei înșiși suplimentul Zoom pentru Outlook, dar acesta nu va fi adăugat în mod implicit.‍
Obligatoriu, întotdeauna activat: Suplimentul Zoom pentru Outlook va fi adăugat pentru toți utilizatorii și nu îl vor putea dezactiva.

ClicUrmătorul.
Selectați cine va avea acces la acest program de completare căutând anumite grupuri de adăugat.
ClicSalvapentru a procesa fișierul manifest.
Odată ce instalarea este finalizată, faceți clicAproape.

‍

Cum să programați o întâlnire Zoom în Outlook

Crearea și gestionarea întâlnirilor

Pași pentru a programa o nouă întâlnire Zoom din Outlook

Urmați acești pași pentru a programa o întâlnire Zoom direct din Outlook:

Deschideți Outlook: accesați calendarul Outlook.
Eveniment nou: faceți clic pe „Eveniment nou” sau „Întâlnire nouă” în vizualizarea calendarului.
Selectați Zoom: în fereastra evenimentului, faceți clic pe butonul „…” (puncte de suspensie) și alegeți „Zoom” din meniul drop-down.

Conectați-vă: dacă vi se solicită, conectați-vă la contul dvs. Zoom.
Adăugați o întâlnire Zoom: Faceți clic pe „Adăugați o întâlnire Zoom” pentru a insera automat detaliile întâlnirii.

Setarea detaliilor și preferințelor întâlnirii

După ce adăugați linkul întâlnirii Zoom, puteți personaliza următoarele detalii:

Titlu: introduceți un titlu semnificativ pentru întâlnirea dvs.
Data și ora: alegeți data și ora întâlnirii dvs.
Locație: Setați la „Întâlnire Zoom” sau lăsați necompletat deoarece linkul Zoom va fi inclus.
Descriere: adăugați orice note relevante sau puncte de pe ordinea de zi în caseta de descriere.
Opțiuni de întâlnire: faceți clic pe „Setări de zoom” pentru a ajusta opțiunile de întâlnire precum sala de așteptare, codul de acces și preferințele video.

Trimiterea invitațiilor și gestionarea RSVP-urilor

Pentru a invita participanți și a gestiona răspunsurile, urmați acești pași:

Adăugați invitați: introduceți adresele de e-mail ale persoanelor pe care doriți să le invitați în câmpul „Invitați”.
Trimiteți invitații: faceți clic pe „Trimite” pentru a distribui invitațiile la întâlnire.
Urmăriți răspunsurile: verificați evenimentul din calendar pentru a vedea cine a acceptat, refuzat sau nu a răspuns la invitație.

Editarea sau anularea întâlnirilor programate

Dacă trebuie să faceți modificări sau să anulați întâlnirea, iată ce trebuie să faceți:

Editați întâlnirea:

Deschideți evenimentul: Accesați întâlnirea programată în calendarul dvs. Outlook.
Efectuați modificări: actualizați detaliile întâlnirii după cum este necesar.
Salvați și actualizați: faceți clic pe „Salvați” pentru a aplica modificările și pentru a notifica invitații cu privire la actualizări.

Anulați întâlnirea:

Deschideți evenimentul existent din calendar: găsiți întâlnirea pe care doriți să o anulați în calendarul dvs.
Faceți clic pe Anulare: selectați „Anulați întâlnirea” sau „Ștergeți evenimentul”.
Trimiteți anularea: notificați toți invitații trimițând o notificare de anulare.

Folosind acești pași, veți programa, gestiona și ajusta eficient întâlnirile dvs. Zoom în Outlook.

‍

Cum să adăugați o întâlnire Zoom la o întâlnire Outlook existentă

Lansarea Outlook și accesarea calendarului

Pentru a începe, lansați aplicația Outlook. Asigurați-vă că vă aflați în vizualizarea calendarului pentru a vedea toate întâlnirile programate. Dacă utilizați aplicația pentru desktop Outlook, faceți clic pe pictograma „Calendar” situată în partea de jos a panoului din stânga. Pentru utilizatorii de web Outlook, selectați „Calendar” din meniul principal.

Selectarea întâlnirii dorite și deschiderea acesteia

Odată ce vă aflați în vizualizarea calendarului, localizați întâlnirea la care doriți să adăugați o întâlnire Zoom. Faceți clic pe programare pentru a o deschide. Aceasta va afișa fereastra cu detaliile întâlnirii, unde puteți vedea și edita toate informațiile legate de eveniment.

Adăugarea unui link pentru întâlnirea Zoom la întâlnire

După deschiderea întâlnirii, urmați acești pași pentru a adăuga un link de întâlnire Zoom:

Faceți clic pe butonul Elipse: Căutați butonul „…” (puncte de suspensie) în fereastra de întâlnire. Acest buton apare de obicei în bara de instrumente.
Selectați Zoom: Din meniul drop-down, alegeți „Zoom” și apoi faceți clic pe „Adăugați o întâlnire Zoom”.

Conectați-vă la Zoom: Dacă vi se solicită, conectați-vă la contul Zoom pentru a autentifica acțiunea.
Încorporați linkul Zoom: linkul întâlnirii Zoom se va completa automat în secțiunea locație sau note a întâlnirii.

Salvarea modificărilor și notificarea participanților

Odată ce linkul de întâlnire Zoom este adăugat, trebuie să salvați modificările și să notificați toți participanții:

Salvați și închideți: faceți clic pe „Salvați și închideți” pentru a actualiza întâlnirea cu noul link de întâlnire Zoom.
Trimiteți actualizare: va apărea o solicitare care vă va întreba dacă doriți să trimiteți o actualizare tuturor participanților. Faceți clic pe „Trimiteți actualizarea” pentru a vă asigura că toată lumea primește detaliile noii întâlniri.

Urmând acești pași, puteți adăuga cu ușurință o întâlnire Zoom la orice întâlnire Outlook existentă, asigurându-vă că toți participanții au detaliile necesare.

‍

Depanarea problemelor de completare Zoom în Outlook

Probleme și soluții comune

Utilizarea suplimentului Zoom cu Outlook poate duce uneori la probleme. Iată cum să remediați problemele comune:

Rezolvarea problemelor cu programul de completare care nu funcționează

Suplimentul nu este vizibil: dacă nu vedeți suplimentul Zoom în Outlook, verificați dacă este dezactivat:

Accesați Fișier: Faceți clic pe „Fișier” în colțul din stânga sus al Outlook.
Opțiuni: Selectați „Opțiuni” din meniu.
Suplimente: în fereastra Opțiuni Outlook, alegeți „Suplimente”.
Gestionați: în partea de jos, există un meniu drop-down „Gestionați”. Selectați „Suplimente COM” și faceți clic pe „Go”.
Activați programul de completare: dacă Zoom este listat sub „Suplimente de aplicație dezactivate”, bifați caseta de lângă acesta și faceți clic pe „OK”.

Asigurarea că setările browserului sunt configurate corect

Uneori, setările browserului pot interfera cu programul de completare Zoom, mai ales dacă utilizați aplicația web Outlook:

Ștergeți memoria cache și cookie-urile: accesați setările browserului și ștergeți memoria cache și cookie-urile. Acest lucru poate rezolva multe probleme minore.
Blocare ferestre pop-up: asigurați-vă că browserul dvs. permite ferestre pop-up, deoarece integrarea Zoom poate avea nevoie să deschidă ferestre noi.
Permisiuni: verificați dacă permisiunile browserului dvs. permit accesul la microfon și cameră, pe care Zoom le necesită pentru întâlniri.

Verificarea actualizărilor și a problemelor de compatibilitate

Software-ul învechit poate cauza probleme de compatibilitate:

Actualizați Outlook: asigurați-vă că aveți cea mai recentă versiune de Outlook. Accesați „Fișier”, apoi „Cont Office” și faceți clic pe „Opțiuni de actualizare”.
Actualizați Zoom: deschideți aplicația Zoom, faceți clic pe fotografia de profil și selectați „Verificați actualizări”.
Cerințe de sistem: Confirmați că sistemul dvs. de operare îndeplinește cerințele atât pentru suplimentul Zoom, cât și pentru Outlook. De exemplu, utilizatorii Windows au nevoie de cel puțin Outlook 2010 sau Office 365.

Urmând acești pași de depanare vă poate ajuta să rezolvați majoritatea problemelor cu suplimentul Zoom din Outlook, asigurând o integrare lină și fără probleme.

Cum îți îmbunătățește Tactiq experiența cu zoom

De ce să folosiți Tactiq?

Tactiq este un instrument bazat pe inteligență artificială, conceput pentru a vă îmbunătăți întâlnirile Zoom prin automatizarea aspectelor cheie ale gestionării întâlnirilor și creșterea productivității. Iată cum:

Management simplificat al întâlnirilor

Tactiq înregistrează automat întâlnirile dvs. Zoom și generează transcrieri live, toate stocate într-o singură locație centralizată pentru acces și revizuire ușoară.

‍Luare automată de note și rezumare

AI de la Tactiq surprinde puncte esențiale în timpul întâlnirilor, creează rezumate concise și evidențiază concluziile cheie, eliberându-vă de luarea manuală de note, astfel încât să vă puteți concentra pe discuție.

‍Truse și recomandări pentru întâlniri AI

Cu kiturile de întâlnire AI de la Tactiq și instrucțiunile personalizabile, puteți eficientiza sarcinile de după întâlnire, cum ar fi scrierea de e-mailuri sau bilete Jira, făcând fluxul de lucru mai eficient.

‍Colaborare și accesibilitate îmbunătățite‍

Tactiq permite partajarea simplă a notelor întâlnirilor, înregistrărilor și rezumatelor cu membrii echipei, asigurându-se că toată lumea rămâne aliniată. Instrumentul se integrează perfect cu Zoom, centralizând tot conținutul întâlnirii.

Beneficii cheie:

Păstrarea automată a înregistrărilor: Economisește timp și reduce riscul de a pierde detalii importante.
Colaborare îmbunătățită: Îmbunătățește comunicarea și eficiența echipei.
Acces centralizat: simplifică preluarea conținutului întâlnirii.

Folosind Tactiq, vă transformați întâlnirile Zoom în sesiuni bine organizate și productive, asigurându-vă că rămâneți concentrat pe comunicare și colaborare eficientă. Descărcați extensia gratuită Tactiq Chrome astăzi!

‍

Sfaturi suplimentare pentru utilizarea zoom-ului cu Outlook

Cele mai bune practici pentru programarea și gestionarea întâlnirilor

Programați în avans: programați-vă întotdeauna întâlnirile din timp. Acest lucru oferă participanților suficientă informare pentru a se pregăti și a participa.
Agende clare: includeți o agendă clară în invitația la întâlnire. Acest lucru îi ajută pe participanți să știe la ce să se aștepte și să vină pregătiți.
Fusuri orare: fiți atenți la participanții din diferite fusuri orare. Utilizați funcția de fus orar din Outlook pentru a programa întâlniri la ore convenabile pentru toată lumea.
Întâlniri recurente: pentru întâlniri regulate, configurați evenimente recurente. Acest lucru economisește timp și asigură consistența.

Utilizarea funcțiilor avansate de zoom în Outlook

Integrare Zoom: Asigurați-vă că programul de completare Zoom este instalat corect în Outlook. Acest lucru vă permite să programați întâlniri Zoom direct din calendarul Outlook.
Setări întâlnire: personalizați setările întâlnirii Zoom pentru a se potrivi nevoilor dvs. De exemplu, activați sălile de așteptare pentru securitate suplimentară sau setați întâlnirile să înceapă cu participanții dezactivați.
Sondaje și întrebări și răspunsuri: utilizați funcțiile Zoom de sondare și întrebări și răspunsuri pentru a implica participanții. Acestea pot fi programate și gestionate direct în interfața Zoom.

Asigurarea unor fluxuri de lucru fluide și eficiente pentru întâlniri

Verificări înainte de întâlnire: verificați dacă toate echipamentele dvs. (cameră foto, microfon, internet) funcționează înainte de începerea întâlnirii.
Mementouri: configurați mementouri automate prin e-mail în Outlook pentru a vă asigura că participanții nu uită de întâlnire.
Urmărire: trimiteți e-mailuri de urmărire cu procesele-verbale ale întâlnirii sau puncte cheie discutate. Acest lucru întărește ceea ce a fost acoperit și subliniază pașii următori.

Sfaturi pentru maximizarea colaborării și a productivității

Documente partajate: utilizați documente partajate sau stocare în cloud pentru a distribui materialele întâlnirii înainte de întâlnire. Acest lucru permite participanților să revizuiască și să adauge comentarii.
Camerele de grup: utilizați camerele Zoom pentru discuții de grup mai mici. Acest lucru poate fi foarte eficient pentru brainstorming sau discuții detaliate despre proiect.
Colaborare în timp real: utilizați instrumente precum tablele albe partajate sau note de colaborare în timpul întâlnirii. Acest lucru îi menține pe toți implicați și permite introducerea în timp real.
Rezumate după întâlnire: generați și distribuiți rezumate după întâlnire. Acest lucru asigură că toată lumea este aliniată și conștientă de responsabilitățile lor în viitor.

Urmând aceste sfaturi, puteți profita la maximum de integrarea Zoom cu Outlook, asigurându-vă că întâlnirile dvs. sunt bine organizate, productive și colaborative.