Înregistrare automată Google Meet: Cum funcționează

Lipsa unui clic pe butonul de înregistrare poate duce la pierderea detaliilor, în special în timpul apelurilor de vânzări sau al întâlnirilor de echipă cu ritm rapid. Google Meet acceptă acum înregistrarea automată, astfel încât întâlnirile pot fi capturate din momentul în care încep. Nu sunt necesare mementouri sau pași manuali.

Dar această funcție nu este disponibilă pentru toată lumea. Chiar dacă este, veți dori să înțelegeți cum funcționează, cine îl poate folosi și cum să gestionați setările de confidențialitate și înregistrările întâlnirilor.

În acest ghid, veți învăța cum să configurați înregistrarea automată Google Meet, când este logic să o utilizați și cum instrumentele AI vă pot ajuta să capturați momentele cheie fără să înregistrați deloc. De asemenea, puteți consulta acest ghid complet Google Meet pentru mai multe informații.

‍

Puteți înregistra automat pe Google Meet?

Da, dar numai dacă organizația dvs. utilizează o ediție Google Workspace acceptată și funcția a fost activată de un administrator. Edițiile acceptate includ:

Business Standard și Business Plus
Enterprise Standard și Enterprise Plus
Enterprise Essentials și Enterprise Essentials Plus
Upgrade pentru predare și învățare și Educație Plus

Organizatorul întâlnirii trebuie să aibă, de asemenea, permisiunea de a înregistra. Dacă opțiunea de înregistrare automată nu este vizibilă, poate fi din cauza setărilor de permisiuni sau a utilizării unei ediții neacceptate.

Înregistrare manuală vs înregistrare automată

Înregistrarea manuală îi pune pe gazda întâlnirii responsabilitatea de a face clic pe butonul de înregistrare când începe întâlnirea și nu uita să oprească înregistrarea la sfârșit. Este ușor de uitat, mai ales în timpul întâlnirilor video consecutive sau când lucrurile se mișcă repede.

Înregistrarea automată face acest lucru pentru tine. Odată activată, înregistrarea începe automat când începe întâlnirea. Nu sunt necesare clicuri suplimentare. Acest lucru este perfect pentru întâlnirile programate, unde documentarea este esențială și este posibil să nu existe timp pentru a gestiona setările la fața locului.

Iată o comparație rapidă:

Înregistrare manuală
- Necesită ca cineva să facă clic pe Începe înregistrarea și Oprește înregistrarea
- Ușor de uitat sau ratat părți ale întâlnirii
- Nicio setare implicită (necesită acțiune de fiecare dată)
Înregistrare automată
- Lovitură în momentul în care începe întâlnirea
- Ajută la coerență pentru întâlnirile recurente sau de echipă
- Necesită o configurare de administrator și o ediție Google Workspace acceptată

Cine poate activa înregistrarea automată?

Numai administratorii Google Workspace pot activa funcția de înregistrare automată. Acest lucru se întâmplă în consola de administrare Google, unde administratorii controlează cine poate înregistra și dacă este activat în mod implicit pentru anumiți utilizatori, departamente sau întreaga organizație.

Utilizatorii obișnuiți (inclusiv organizatorii de întâlniri și co-gazdă) nu pot activa singuri înregistrarea automată. Va trebui să ceară unui administrator să-l configureze.

Iată cum se defectează:

Administratorii
- Poate activa sau dezactiva înregistrarea automată pentru anumite grupuri sau unități organizaționale
- Trebuie să verificați dacă există suficient spațiu în Google Drive pentru înregistrările întâlnirilor
- Trebuie să utilizați o ediție Google Workspace pentru afaceri sau educație acceptată
Utilizatori finali
- Nu pot activa sau gestiona setările de înregistrare automată
- Poate înregistra manual numai dacă opțiunea este activată de administrator
- Poate pierde accesul la înregistrare dacă nu este conectat la contul corect (cum ar fi un profesor Google Classroom care nu este conectat la adresa de e-mail a școlii)

Dacă nu sunteți sigur de ce opțiunea nu este disponibilă, ar putea fi din cauza gestionării gazdei, a limitelor de stocare sau a situației în afara domeniului organizației.

‍

Cum să configurați înregistrarea automată în Google Meet

Veți avea nevoie de acces de administrator pentru a configura acest lucru. Setarea se află în consola de administrare Google sub Google Meet. Odată activat, poate fi aplicat anumitor utilizatori, echipe sau întregii organizații.

Lectură recomandată:Modul Google Meet Companion: Cum funcționează

Cum să activați înregistrarea automată prin Google Workspace Admin

Conectați-vă la consola de administrare Google cu un cont de administrator.
În meniul din stânga, accesațiAplicații > Google Workspace > Google Meet.

Cum să activați înregistrarea automată prin Google Workspace Admin

Faceți clic peFaceți cunoștință cu setările video.
ClicÎnregistrare, apoi bifați caseta:„Lăsați oamenii să-și înregistreze întâlnirile.”ClicSalva. Rețineți că aplicarea modificărilor poate dura până la 24 de ore.

Administratorii pot gestiona, de asemenea, limitele de calitate a înregistrării aici, în funcție de ediție. Acest lucru este acceptat în planuri precum Enterprise Essentials Plus și Teaching and Learning Upgrade.

Ce văd participanții și cerințele privind consimțământul

Când înregistrarea automată este activată:

Participanții văd o notificare clară că întâlnirea este înregistrată.
Dacă cineva se alătură târziu, va primi aceeași alertă.
Înregistrarea nu poate începe fără acest mesaj. Face parte din protecția Google a confidențialității și conformității.

‍

Cele mai bune practici pentru automatizarea documentației întâlnirii

Pentru a obține cu adevărat valoare din înregistrările dvs. Google Meet, vă ajută să planificați modul în care sunt utilizate, stocate și partajate acele înregistrări, în special în întâlnirile la distanță.

Înțelegerea ce întâlniri trebuie înregistrate automat

Nu orice întâlnire are nevoie de o înregistrare. Concentrați-vă pe sesiunile în care detaliile ar putea fi menționate mai târziu, cum ar fi:

Apeluri de vânzări sau demonstrații pentru clienți
Sesiuni de onboarding
Intalniri de instruire si conformitate
Întâlniri mari de echipă cu o mulțime de părți în mișcare

Evitați înregistrarea automată a înregistrărilor rapide sau a sesiunilor de comunicare asincronă, cu excepția cazului în care este necesar. Prea multe înregistrări ale întâlnirilor vă pot consuma spațiul de stocare din Google Drive și vă pot copleși echipa cu fișiere pe care nu le vor revedea.

Confidențialitate, conformitate și notificare

Asigurați-vă că participanții știu când sunt înregistrați:

Anunțați-le în invitația sau în agenda Google Calendar.
Amintește-le la începutul întâlnirii, chiar dacă Google afișează o solicitare.
Aveți o politică scrisă simplă care să explice când și de ce înregistrați.

Unele regiuni necesită consimțământ explicit. Este o idee bună să verificați din nou legile locale și să adăugați un limbaj la gestionarea gazdelor sau la regulile de întâlnire ale echipei dvs.

Integrarea cu instrumente de luare de note și management de proiect

Înregistrările în sine nu vor ajuta prea mult dacă nimeni nu le urmărește. Utilizați instrumente care automatizează luarea de note pe Google Meet sau conectați-vă cu software-ul de proiect pentru a transforma înregistrările în:

Elemente de acțiune
Rezumatele întâlnirilor
Google Docs cu evidențieri cheie

Tactiq, de exemplu, captează transcrierile în timpul întâlnirilor și trimite rezumate direct la instrumentele dvs., astfel încât nimeni să nu mai fie nevoie să revizeze un apel de o oră doar pentru a-și aminti ce s-a spus.

Înainte de a utiliza orice instrument, merită să rulați un test rapid Google Meet pentru a confirma setările dvs. audio, video și de înregistrare funcționează conform așteptărilor.

‍

Tactiq: O alternativă bună pentru înregistrarea automată

Înregistrarea automată sună utilă, până când vă umple spațiul de stocare sau creează probleme cu confidențialitatea și permisiunile. Uneori, aveți nevoie doar de o modalitate de a captura ceea ce s-a spus fără a salva o întreagă întâlnire înregistrată.

Tactiq vă oferă această opțiune. În loc să înregistreze videoclipul sau audio, Tactiq transcrie întregul apel Google Meet în timp real. Primiți transcrierea completă, plus rezumate AI, evidențieri cheie și elemente de acțiune, toate fără să apăsați pentru a începe înregistrarea sau să vă faceți griji pentru stocare.

Deși dispozitivul de luat note Google Gemini este conceput pentru ecosistemul Google, nu este disponibil în afara Google Meet. Tactiq funcționează pe toate platformele, inclusiv Zoom și Microsoft Teams, astfel încât procesul de documentare rămâne consecvent, indiferent unde au loc întâlnirile.

Iată de ce unele echipe preferă Tactiq decât înregistrarea automată:

Nu există fișiere video de stocat.Tactiq nu salvează întâlnirea, ci doar transcrierea. Asta înseamnă că nu există dosare Drive umflate sau limite de stocare surpriză.
Control deplin asupra partajării.Tu alegi cine primește transcrierea. Este privat în mod implicit și nu ajunge automat la toți participanții.
Fluxuri de lucru AI încorporate.Transformați-vă transcrierea în actualizări ale proiectelor, urmăriri ale clienților sau documentație internă folosind instrucțiunile Tactiq bazate pe inteligență artificială.
Construit pentru întâlnirile de echipă.Tactiq funcționează pe platforme precum Zoom și Microsoft Teams, nu doar Google Meet, astfel încât să vă puteți menține fluxul de lucru constant.

Dacă doriți să captați idei, pașii următori sau note de întâlnire cu inteligență artificială fără a gestiona fișierele video, Tactiq merită încercat.Descărcați extensia Tactiq Chrome astăzi!

Încheierea

Înregistrarea automată în Google Meet poate fi o funcție utilă, în special pentru organizațiile care trebuie să țină o evidență a întâlnirilor importante. Dar vine și cu limite. Veți avea nevoie de ediția Google Workspace potrivită, de configurația de administrator și de mult spațiu Google Drive pentru ca acesta să funcționeze bine.

Dacă echipa dvs. dorește doar să ia note, să urmărească acțiunile și să revizuiască ceea ce s-a spus fără a gestiona înregistrările complete ale întâlnirilor, Tactiq oferă o modalitate mai simplă de a ajunge acolo. Cu transcrierea în timp real și informații bazate pe inteligență artificială, vă puteți concentra asupra conversației, în timp ce notele au grijă de ele însele.

‍

Întrebări frecvente

Puteți înregistra automat pe Google Meet?

Da, dar numai dacă organizația dvs. folosește o ediție Google Workspace acceptată, cum ar fi Enterprise Plus sau Business Standard, iar un administrator a activat setarea.

Cum activez înregistrarea automată în Google Meet?

Un administrator Google Workspace trebuie să activeze înregistrarea automată în consola de administrare din setările video Meet. Utilizatorii finali nu pot activa acest lucru singuri.

Cum vă înregistrați singur pe Google Meet?

Dacă înregistrarea automată nu este activată, gazda întâlnirii poate face clic manual pe butonul de înregistrare odată ce întâlnirea începe. Nu uitați să faceți clic pe oprire înregistrare când se termină.