Cum să utilizați ChatGPT ca manager de proiect

Ca manager de proiect, eficiența și productivitatea sunt priorități de top. Cu toate acestea, având atâtea sarcini pe tavă, poate fi o provocare să-ți gestionezi volumul de muncă. AcoloChatGPTAcest instrument AI poate ajuta la eficientizarea multor sarcini consumatoare de timp, de la crearea rezumatelor întâlnirilor și a elementelor de acțiune până la cercetarea subiectelor complexe și rescrierea actualizărilor de stare.

Înainte de a începe: Configurați-vă contul OpenAI.

Înainte de a începe să utilizați ChatGPT, asigurați-vă că aveți unCont OpenAI.Este gratuit să creați unul. Puteți începe să îl utilizați din momentul în care vă înscrieți. Dar uneori, serverul devine supraîncărcat când prea mulți oameni îl folosesc.

Acesta este momentul în care este util să aveți un cont ChatGPT Plus, care vine cu un link de conectare separat. În acest fel, puteți continua să utilizați ChatGPT chiar dacă serverul este la capacitate maximă. Deocamdată, totuși, nu este încă disponibil pentru toate țările. Vă puteți înscrie oricând pe lista de așteptare.
Dacă încă explorați ChatGPT, este mai bine să profitați de versiunea gratuită.

Cum îi poate ajuta ChatGPT managerii de proiect?

Ca amanager de proiect de marketing, cea mai mare parte a timpului meu este petrecut în întâlniri, cercetare, planificare și documentare. Acest lucru nu numai că ia atât de mult timp, dar îmi ia și o mare parte din lățimea de bandă a creierului meu.
Din fericire, cu ajutorul ChatGPT, potaccelera unele dintre fluxurile mele de lucruși să-mi reduc încărcătura din creier. De exemplu, cercetarea și rezumatul poate dura câteva ore, mai ales în primele etape ale unui proiect. Dar colectarea datelor și rezumarea lor clar și concis reprezintă expertiza ChatGPT. Ceea ce îmi ia ore, va dura secunde cu AI!

{{rt_cta_ai-convenience}}

Creați instantaneu rezumate ale întâlnirilor și elemente de acțiune

Ca manager de proiect (sau orice profesionist de la distanță, într-adevăr), cel mai probabil aveți întâlniri lungi și recurente. În funcție de volumul de lucru al proiectului, acesta poate fi între 5 și 10 ore pe săptămână. Aceasta nu include timpul pe care îl petreceți pregătindu-vă pentru întâlnire și documentându-l după.
Iată cum folosesc ChatGPT pentru a mă ajuta să economisesc timp pentru orice tip de întâlnire:

1. Asigurați-vă că înregistrez apelul și generez un fișier de transcriere complet.
2. Copiați și inserați transcrierea pe ChatGPT.
3. Extrageți rezumatele și elementele de acțiune.

Citirea manuală a transcripției și scoaterea celor mai importante lucruri îmi ia de obicei 30 de minute. Dar cu ChatGPT, acest lucru durează 30 de secunde sau mai puțin. Citiți cum să utilizați ChatGPT cu transcrieri Zoom sau Google Meet pentru un ghid pas cu pas.

ChatGPT funcționează excelent, dar după cum puteți vedea, este încă implicată munca manuală: copierea și lipirea transcripției și utilizarea solicitărilor pentru a extrage ceea ce doriți.
Cel mai simplu și rapid mod de a face acest lucru este utilizarea Tactiq. Tactiq este un instrument de transcriere în timp real pentru Zoom, Microsoft Teams și Google Meet. Dar cel mai uimitor lucru este că GPT3 (tehnologia de sub capotă a lui ChatGPT) este integrată în Tactiq. Aceasta înseamnă că puteți genera instantaneu rezumate, elemente de acțiune și agende.
Iată cum să încerci Tactiq:

1. Instalați Tactiq gratuit pe Google Chrome.
2. Conectați Zoom, Google Meet sau Teams sub Integrations.
3. Alăturați-vă apelului ca de obicei.
4. După apel, veți primi un e-mail cu un link către transcrierea dvs.

După ce aveți transcrierea, faceți clic pe „Generează rezumatul AI”.

Și voila! Veți avea un rezumat ușor de citit și foarte precis. De asemenea, puteți genera elementele de acțiune cu numele participanților.

Acțiuni ChatGPT de la întâlnire

Și dacă trebuie să planificați o altă întâlnire, Tactiq vă sugerează următoarele puncte de pe ordinea de zi. Le puteți șterge cu ușurință pe cele de care nu aveți nevoie.

Această metodă este perfectă pentru apeluri precum...

• 1-1 întâlniri
• Apeluri de lansare
• Planificarea apelurilor
• Standup-uri zilnice

…si mai mult. Odată ce aveți transcrierea, o puteți transforma în alt conținut folosind ChatGPT. De exemplu, îl puteți transforma într-un document de planificare sau pentru a vă demara cercetarea.

Accelerați procesul de brainstorming și cercetare

O altă sarcină consumatoare de timp pentru managerii de proiect este brainstormingul și cercetarea. În funcție de domeniul de aplicare al proiectului, poate dura de la 30 de minute la 3 ore. De exemplu, planificarea unui calendar de conținut pentru 3 luni îmi ia câteva zile.

Iată cum folosesc ChatGPT pentru brainstorming și cercetare:

Citeşte mai mult:Care este limita de token pentru ChatGPT 3.5 și ChatGPT 4?

1. Mi-am stabilit un obiectiv specific pentru fiecare sesiune.
2. Pun întrebări în funcție de obiectiv.
3. Folosesc răspunsurile inițiale pentru a face mai multe cercetări.

De exemplu, recentul meu proiect de marketing implică identificarea publicului țintă principal pe care să se concentreze. Clienta dorește să se concentreze asupra orașelor cu venituri mari, mai apropiate de fusul ei orar.
Așadar, am cerut ChatGPT să enumere cele mai importante orașe care au nevoie de coaching de viață care sunt mai aproape de fusul orar al Danemarcei. Iată răspunsul:

După cum puteți vedea, a oferit un răspuns cu adevărat specific, bazat pe ceea ce aveam nevoie. De asemenea, restrânge orașele pe care trebuie să le cercetez mai mult.

Ajutor la crearea și documentarea procedurilor

Crearea și documentarea procedurilor este esențială pentru a asigura succesul unui proiect. Cu toate acestea, procesul poate fi consumator de timp și copleșitor, mai ales atunci când gestionați mai multe proiecte simultan. Aici este util ChatGPT.

Se poate:

• Simplificați crearea procedurilor cu formatul, tonul, structura, șabloanele și exemplele sugerate.
• Asigurați consecvența în formatul și tonul procedurii.
• Simplificați limbajul pentru o mai bună înțelegere.

Crearea procedurilor funcționează excelent dacă aveți deja conținutul inițial. De exemplu, într-un proiect la care lucrez, transformăm o transcriere a fluxului live într-o postare pe blog. Am creat o procedură care durează 30 de minute. Efectuat manual, durează mai mult de 3 ore!
Iată unul dintre instrucțiunile pe care le-am folosit:

ChatGPT solicită crearea unui blog

Utilizarea ChatGPT poate ajuta la accelerarea procesului de scriere a procedurilor. Uneori, tot ce ai nevoie sunt punctele marcante ale ideilor tale. ChatGPT va face restul scrierii.

Rescrie actualizările de stare

În sfârșit, managerii de proiect își petrec timpul informând părțile interesate despre stadiul proiectelor. Scrierea de actualizări de la zero poate fi deranjantă. Sau ajungi să scrii o actualizare foarte lungă!

Actualizările de stare trebuie să fie clare și precise.

Cu ChatGPT, puteți:

• Cereți-i să rescrie o actualizare lungă în fragmente scurte.
• Scrieți actualizările într-un alt ton sau stil de scriere.
• Rezumați un raport lung și transformați-l într-o scurtă actualizare a stării.

Puteți rescrie aproape orice doriți, de la e-mailuri la postări pe rețelele sociale până la poveștile utilizatorilor.

Cazurile de utilizare ChatGPT sunt nelimitate

Aceste fluxuri de lucru vă pot oferi mai multe idei pentru propriile cazuri de utilizare și fluxuri de lucru ca manager de proiect. Deși puteți realiza orice în ChatGPT, vă puteți baza întotdeauna pe instrumente precum Tactiq cu o integrare ChatGPT încorporată. Cu aceste instrumente, puteți simplifica, eficientiza și accelera fluxurile de lucru. În acest fel, vă puteți concentra pe sarcini de nivel înalt și vă puteți elibera mai mult timp în ziua de lucru.