Las reuniones avanzan rápidamente. Se toman decisiones, se comparten ideas y se reparten tareas, a veces sin mucho tiempo para detenerse. Sin una forma clara de tomar notas en equipo, puedes perder el contexto o perderte lo que viene a continuación.
Es por eso que Microsoft Teams introdujo notas de reuniones colaborativas. En esta guía, aprenderá cómo funciona la función, cómo comenzar a usarla y cómo desarrollarla utilizando herramientas de inteligencia artificial. También compartiremos una plantilla que puede copiar y consejos para que la toma de notas sea más útil para su equipo.
Las notas de reuniones colaborativas en Microsoft Teams brindan a los participantes un lugar para escribir la agenda, tomar notas juntos y realizar un seguimiento de las tareas de seguimiento. Todo permanece vinculado a la reunión, por lo que hay menos intercambios una vez finalizada la llamada.
Las características clave incluyen:
- Una agenda compartida, editable antes y durante la reunión.
- Notas en coautoría que cualquiera en la reunión puede actualizar
- Tareas que se sincronizan con Microsoft Planner y To Do
- Notas conectadas a los detalles de la reunión del calendario de Teams
Esta característica está incluida con Microsoft 365. No se necesitan costos adicionales ni complementos. Pero hay límites. Si la reunión se creó desde un buzón compartido o si incluye participantes externos e invitados, la función de notas no estará disponible. Tampoco es compatible con configuraciones de servidores Exchange locales.
Cómo empezar a utilizar notas de reuniones colaborativas
No necesita instalar nada para usar notas colaborativas en Microsoft Teams. A continuación se explica cómo activarlo, tomar notas durante una llamada y seguir trabajando en ellas una vez finalizada la reunión.
Activar notas
Para habilitar notas colaborativas antes de la reunión:
RELACIONADO:ChatGPT para MS Teams: cómo generar notas de reuniones
- Ir alCalendario de equipos.
- Haga doble clic en la reunión que programó.
- Hacer clicAgregar notas de la reuniónjunto al icono de Notas. Puede comenzar a editar de inmediato. Agregue una agenda, anote puntos clave o asigne elementos de acción temprana.
Cómo utilizar notas de reuniones colaborativasNota: No puede agregar notas colaborativas a reuniones creadas desde un buzón compartido o si la reunión incluye participantes externos e invitados.
Cómo tomar notas durante la reunión
Una vez que comienza la reunión, puede abrir las notas directamente desde la ventana de la reunión:
- Si no puede ver la ventana de Notas, haga clic enNotasen la barra superior.
Cómo tomar notas durante la reunión- Verás la agenda (si se agregó una antes) y un espacio para tomar notas.
- Todos los participantes pueden coeditar las notas en tiempo real.
- Puedes @mencionar a alguien para asignarle una tarea. Lo verán en sus aplicaciones Tareas pendientes y Planificador.
Cómo colaborar con otros después de la reunión
Una vez finalizada la reunión, puedes seguir trabajando en las notas:
- Para acceder a las notas de la reunión, regrese al calendario y abra la misma reunión.
- Junto al ícono de Notas, verás las notas colaborativas.
- Agregue actualizaciones, amplíe puntos clave o marque las tareas de seguimiento completadas.
- Las notas permanecen vinculadas a la reunión original, para que siempre tengas contexto.
Las notas colaborativas también aparecen en el chat de Teams y en los chats grupales, manteniendo todo unido. Es una manera fácil de mantener a todos en sintonía sin crear un documento nuevo cada vez.
Cómo tomar notas con su equipo usando Tactiq
Cómo tomar notas con su equipo usando TactiqMicrosoft Teams te brinda un espacio para colaborar, pero a veces necesitas más, como una transcripción completa, un resumen de IA o una forma de enviar notas directamente a las herramientas de tu proyecto. Una herramienta como Tactiq funciona como una toma de notas de IA para que Microsoft Teams capture y organice todo lo relacionado con la conversación.
A continuación se explica cómo utilizar Tactiq:
1. Instalar Tactiq
Instale la extensión Tactiq Chrome. Una vez instalado, conecte Microsoft Teams en Integraciones. Verá aparecer una transcripción en tiempo real durante sus llamadas, para que pueda concentrarse en la conversación en lugar de escribir todo.
2. Obtenga la transcripción completa y el resumen.
Tactiq captura todo lo que se dijo y lo convierte en una transcripción con capacidad de búsqueda. Después de la reunión, también genera un resumen, destaca elementos de acción y extrae temas clave. Esto es especialmente útil cuando necesita revisar decisiones o realizar un seguimiento con los asistentes a la reunión.
3. Compartir con herramientas del sistema de gestión de proyectos
Compartir notas con herramientas de gestión de proyectosUna vez que la transcripción y el resumen estén listos, puede enviarlos directamente a las herramientas que su equipo ya utiliza.
Cómo compartir en Notion
Haga clic en "Compartir" en Tactiq y elija Notion. Puede enviar la transcripción, el resumen y todas las tareas asignadas directamente al espacio de trabajo de su equipo, perfecto para realizar un seguimiento de las notas junto a los documentos de su proyecto.
Cómo compartir en Confluence
¿Utilizas Confluence para documentar tu trabajo? Puede enviar transcripciones de reuniones y resúmenes de IA desde Tactiq a cualquier página de su espacio de trabajo. Simplemente haga clic en Compartir, conecte su cuenta, elija su espacio y página y publique las notas donde su equipo las necesite.
Cómo compartir en Google Drive
¿Necesita una carpeta compartida para reuniones anteriores? Seleccione Google Drive para exportar automáticamente su transcripción y resumen. Puedes mantener todo organizado por proyecto, equipo o cliente.
Tactiq funciona bien para la toma de notas de IA en MS Teams, especialmente cuando necesitas notas detalladas que van más allá de un documento compartido. También es una buena opción para los equipos que exploran la toma de notas de IA con Teams o experimentan con herramientas como ChatGPT para MS Teams.
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Cómo crear una plantilla de notas de reunión colaborativa
Tener una estructura repetible y fácilmente replicable hace que sea más fácil escribir, leer y consultar las notas de la reunión. A continuación se muestra una plantilla sencilla que puede copiar y adaptar a las necesidades de su equipo.
Título de la reunión
Fecha y hora
Organizador de reuniones:
Asistentes a la reunión:
Agenda de la reunión y discusión
Tema:Agregar un tema a la agenda
Detalles:Escribe una breve descripción
Notas:Deje espacio para puntos de discusión
Colaboración y estructura
Notas compartidas
Utilice este espacio durante la reunión para anotar ideas, actualizaciones y decisiones clave como grupo.
Tareas asignadas
- Tarea 1 – @Persona – Fecha de vencimiento
- Tarea 2 – @Persona – Fecha de vencimiento
Funciones adicionales (opcional)
- Enlaces a documentos o presentaciones compartidos
- Resumen de conclusiones clave
- Tareas de seguimiento y plazos
Puede pegar esta plantilla directamente en Microsoft Teams, Notion o dondequiera que se encuentren los documentos de su equipo.
Consejos para tomar notas colaborativas productivas
Las notas colaborativas abiertas funcionan mejor cuando su equipo sabe qué esperar y qué hacer. Estos consejos te ayudarán a crear notas que la gente realmente lea, edite y realice un seguimiento.
Tomadores de notas designados
Si bien colaborar significa que todos pueden contribuir, es útil tener una persona responsable de poner en marcha las cosas. Esta persona puede iniciar la agenda, formatear la página y comenzar a registrar puntos de discusión. Puede rotar el rol o asignarlo según el tema de la reunión.
Consejo: si usted es el organizador de la reunión, elija a la persona que tomará notas cuando envíe la invitación a la reunión para que pueda prepararse con anticipación.
Formato consistente
Utilice la misma estructura para cada reunión. Comience con la fecha y el tema, enumere los elementos de la agenda con claridad y cree espacio para notas y tareas de seguimiento. Esto les brinda a todos un diseño familiar con el cual trabajar y reduce la confusión, especialmente en reuniones recurrentes del canal.
Edición compartida
Anime a todos a contribuir, no sólo a quien toma notas. Durante la reunión, alguien podría aclarar un punto, agregar contexto o grabar un seguimiento. Los componentes de bucle de Microsoft facilitan esto en Teams, permitiendo bloques de texto editables que se encuentran dentro de las notas de la reunión o del chat de Teams.
Obtendrá los mejores resultados cuando su equipo vea las notas como una responsabilidad compartida.
Borrar elementos de acción
Notas vagas como "Plan de marketing discutido" no ayudan mucho más adelante. Sea específico. ¿Qué se decidió? ¿Quién es el responsable? ¿Cuándo vence?
Por ejemplo:
- Finalizar el esquema de campaña del tercer trimestre – @Morgan – previsto para el viernes
- Comparta el borrador con el equipo de diseño – @Chris – antes del próximo martes
Realizar un seguimiento de las tareas de seguimiento directamente en las notas y luego sincronizarlas con Microsoft Planner u otra herramienta garantiza que no se pierda nada importante.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las notas colaborativas?
Las notas colaborativas son documentos compartidos vinculados a una reunión de Microsoft Teams. Todos pueden editarlos para agregar una agenda, tomar notas y asignar tareas.
¿Cómo se configura una nota colaborativa?
Abra el calendario de Teams, haga clic en la reunión y busque el ícono de Notas en la parte inferior. Puede comenzar a editar la agenda o las notas antes de que comience la reunión.
¿Por qué no puedo acceder a notas de reuniones colaborativas en Teams?
Es posible que no vea la función si la reunión se creó desde un buzón compartido o incluye participantes invitados. Tampoco está disponible para usuarios de servidores Exchange locales.
¿Qué otras herramientas se pueden utilizar para notas de reuniones colaborativas?
Tactiq es una buena opción. Le brinda transcripciones, resúmenes de IA y le permite enviar notas de reuniones a herramientas como Notion y Google Drive. Funciona bien con reuniones virtuales y chat de Teams.
Concluyendo
Las notas de reuniones colaborativas en Microsoft Teams hacen que sea más fácil mantenerse concentrado, documentar decisiones y realizar un seguimiento sin perder un paso. Cuando se combina con una estructura clara y herramientas como Tactiq, su equipo puede pasar de las reuniones a la acción más rápido, sin tener que reescribir lo que ya se dijo.
Si aún no lo ha probado, agregue una agenda a su próxima reunión de Teams. Utilice el espacio de notas para guiar la conversación y construir a partir de ahí. Cuanto más lo utilice su equipo, más natural resultará trabajar desde la misma página.
