Cómo escribir un resumen de una reunión (con nuestra plantilla o IA)

¿Alguna vez ha asistido a una reunión llena de grandes ideas y planes, sólo para olvidar los detalles días después?

En situaciones como ésta, un resumen de la reunión resulta útil. En este artículo, aprenderemos cómo escribir un resumen de una reunión eficaz utilizando una plantilla y herramientas de inteligencia artificial.

Un resumen de una reunión es un breve resumen informal de una reunión que mantiene a todos actualizados sobre estos elementos clave:

• Orden del día de la reunión.
• Puntos de conversación.
• Decisiones tomadas.
• Elementos de acción para su equipo.

Si bien las actas de las reuniones son más detalladas y tienen una estructura formal, un resumen de la reunión es más breve y tiene un tono más amigable.

¿Por qué enviar un correo electrónico de resumen de la reunión?

Enviar un correo electrónico con un resumen de la reunión puede parecer una tarea adicional, pero puede beneficiar a su equipo de muchas maneras. A continuación se detallan algunas razones por las que es útil un resumen de la reunión:

Promueve la responsabilidad del equipo

Un resumen de la reunión promueve la rendición de cuentas al recordar a los participantes sus responsabilidades y compromisos. Este resumen ayuda a garantizar que los objetivos del equipo se mantengan encaminados.

Mantiene a todos en la misma página

Las reuniones pueden ser un desafío. Las personas tienen diferentes ideas, objetivos y prioridades, lo que dificulta reunirlos todos en un solo lugar. Un resumen eficaz de la reunión reúne a todos en la misma página al aclarar malentendidos y presentar información general para aquellos que se perdieron la discusión.

Comparte conclusiones y próximos pasos

Al final de una reunión, su equipo podría tomar decisiones importantes o desarrollar un nuevo plan de acción. En lugar de depender del recuerdo del evento por parte de todos, un buen resumen de la reunión comparte toda esta información con el equipo, permitiéndoles saber qué se acordó durante la reunión y qué sucede a continuación.

Aumenta la eficiencia y la moral del equipo.

Resumir una reunión reconoce el tiempo y el esfuerzo que está dedicando su equipo. Podría mencionar cómo un compañero de equipo hizo un trabajo increíble en unaPresentación de la plataforma de lanzamientoo preparar unplataforma de lanzamiento. Dar crédito en el resumen también puede acelerar las discusiones, ya que no es necesario resaltar las contribuciones individuales en reuniones futuras.

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Proporciona espacio para la retroalimentación y la mejora.

Un buen resumen de la reunión anima a todos a dar sus sugerencias para el proyecto en curso del equipo. Mejora los procesos y aumenta la productividad al proporcionar una comunicación abierta y un espacio para la retroalimentación.

Ayuda a prepararse para futuras reuniones.

Un correo electrónico de resumen de la reunión es una inversión para reuniones futuras, ya que registra todo lo que se discutió y planificó. Esta grabación le ayuda a identificar áreas de mejora y facilita la preparación para la próxima reunión.

Cómo escribir un resumen de una reunión

Ahora que entendemos los beneficios de un resumen de la reunión, ¡centrémonos en crear uno bien escrito! A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a redactar un resumen de la reunión claro, atractivo y completo:

Tomar notas durante la reunión.

Tomar notas detalladas de la reunión es esencial para recordar puntos e ideas importantes. Sin embargo, puede ser un desafío, especialmente cuando las discusiones ocurren todas al mismo tiempo. Para facilitar las cosas, puede utilizar asistentes de reuniones con tecnología de inteligencia artificial, como Tactiq, que pueden capturar notas en tiempo real y transcribir discusiones con precisión.

Considere la legibilidad

Al redactar el resumen de su reunión, asegúrese de que su correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles y que pueda accederse y verse fácilmente en diferentes dispositivos, incluidos teléfonos inteligentes y tabletas. Eso significa utilizar saltos de línea frecuentes y formatear como viñetas. Elija un estilo de fuente que sea fácil de leer en las pantallas, como Arial, Times New Roman o Calibri, y un tamaño de fuente de alrededor de 12.

Mantenlo breve

Utilice viñetas para enfatizar los detalles clave y asegúrese de incluir información crucial como tareas, plazos, soluciones, planes e ideas. Los resúmenes generalmente solo se escanean, por lo que es mejor que sean breves.

Revisa antes de enviar

La revisión del resumen de su reunión garantiza que esté libre de errores y sea fácil de entender, manteniendo el profesionalismo y la comunicación adecuada dentro de su equipo. Asegúrese de revisarlo para detectar errores de ortografía, gramática o claridad para que su resumen cumpla su propósito de manera efectiva.

Qué incluir en el resumen de una reunión

Cuando trabaja de forma remota, escribir un buen resumen de la reunión se vuelve más valioso ya que ofrece un segundo punto de contacto para mantener sus proyectos y conversaciones encaminados. Asegúrese de incluir los siguientes puntos clave en su resumen:

Más lectura:Agenda de la reunión de ventas (plantilla de Word y Google Docs)

una nota de agradecimiento

Comience su correo electrónico con una nota de agradecimiento para mostrar gratitud y establecer un tono positivo. Este enfoque puede ayudar a su equipo a sentirse apreciado y hacer que sea más probable que interactúen con el contenido del resumen de la reunión.

Puntos clave

Resuma los temas relevantes discutidos y resalte los logros y anuncios importantes. Mantenga la información organizada con viñetas.

Planes de acción

Enumere los elementos de acción discutidos en su resumen. Este desglose informa a su equipo de las tareas actuales y futuras, quién es responsable de tareas específicas y los plazos que deben cumplirse. Agregue viñetas para que esta sección esté más organizada.

Documentos útiles

Para optimizar el flujo de trabajo de su equipo, adjunte recursos relevantes, como pautas del proyecto, cronogramas, hojas de datos y presupuesto, a su resumen. Este sistema ahorra tiempo y brinda a todos acceso a lo que necesitan.

Preguntas importantes

Incluya cualquier pregunta de la reunión que requiera mayor aclaración en el resumen para asegurarse de que el equipo las note.

Detalles de la próxima reunión

Informar a todos cuándo tendrá lugar la próxima reunión les ayuda a prepararse, ya sea organizando informes o descubriendo cómo resolver problemas.

Ejemplos de resúmenes de reuniones

Una plantilla de resumen de reuniones es útil si gestiona varios proyectos y equipos. Si bien cada resumen contiene información única, es mejor seguir un flujo constante para ahorrar tiempo al escribir.

Las plantillas de resumen a continuación resumen puntos importantes e incluyen detalles de la próxima reunión. Sin embargo, utilizan diferentes flujos según el propósito de la reunión.

Ejemplo uno

Esta primera plantilla destaca debates clave y elementos de acción, lo que la hace ideal para reuniones con sus equipos y clientes.

Ejemplo dos

En esta plantilla, puede ver un enlace a posibles soluciones a un problema. Este recurso lo hace útil para resumir reuniones relacionadas con ventas.

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Utilice nuestra plantilla de resumen de reuniones

Si desea escribir un resumen de la reunión manualmente, tenemos una plantilla que puede personalizar para adaptarla a las necesidades de su organización. Sin embargo, es posible que aún necesites la ayuda de herramientas impulsadas por IA para crear transcripciones y resúmenes.

Asunto del correo electrónico.[Fecha + Hora de la reunión + Tema discutido]

Saludos. [Comience el correo electrónico con un tono amistoso.]

Gracias por unirse a la reunión de hoy. Agradezco su tiempo y cooperación. Aquí hay un resumen rápido de lo que discutimos:

Orden del día de la reunión.[Escriba una breve oración sobre el objetivo principal de la reunión para establecer el flujo de su correo electrónico de resumen de la reunión].

Resumen de los principales puntos de conversación.[Destaque los puntos principales discutidos y otros detalles relevantes para el equipo.]

• Punto de conversación 1 y decisión
• Punto de conversación 2 y decisión

Elementos de acción.[Enumere las tareas que deben realizarse, quién es el responsable y la fecha límite.]

• Punto de acción 1 (Persona asignada, fecha límite prevista)
• Punto de acción 2 (Persona asignada, fecha límite prevista)

Recordatorio o Preguntas.[Incluya un recordatorio o preguntas discutidas en la reunión para mantener a todos actualizados].

Información sobre la próxima reunión.[Concluya el correo electrónico con detalles de la próxima reunión para que las personas puedan hacer los preparativos necesarios y marcarla en sus agendas.]

Saludos,

Firma de correo electrónico.[Coloque su nombre al final del resumen para que su equipo sepa quién envió el correo electrónico. Afirma de correo electrónico profesionaltambién fortalece el reconocimiento de la marca y agrega un toque de personalización.]

A continuación se muestra un ejemplo de un correo electrónico de resumen de una reunión utilizando nuestra plantilla:

Utilice la plantilla de resumen de reuniones de IA de Tactiq

Tactiq es una herramienta de transcripción de reuniones basada en inteligencia artificial que puede ayudarle a redactar el resumen de su reunión. El uso de Tactiq le ahorra tiempo al encargarse de tomar notas y resumir las acciones de las reuniones por usted. A continuación le mostramos cómo puede escribir un resumen eficaz de una reunión con Tactiq:

1. Descarga Tactiq.Para comenzar a utilizar Tactiq, descárgalo gratis desdeTienda web de Chrome.Una vez agregado a su navegador, Tactiq aparecerá automáticamente durante las reuniones y comenzará a transcribir sus reuniones en tiempo real.

2. Vea la transcripción de su reunión.Una vez que su reunión haya finalizado, Tactiq generará una transcripción y aspectos destacados. Puede verlos haciendo clic en la reunión dentro de Tactiq. Además, Tactiq le notificará por correo electrónico una vez que la transcripción esté lista para ver.

3. Descargar como archivo PDF.También puede descargar la transcripción y los aspectos más destacados de la reunión como archivo PDF. Simplemente haga clic en Exportar > Exportar a PDF.

Cómo descargar la transcripción de una reunión como archivo PDF

4. Cargue una grabación o transcripción de una reunión.Alternativamente, puede cargar la grabación de una reunión o un archivo de transcripción existente. En ambos casos, Tactiq le ayudará a crear indicaciones para el resumen de su reunión.

5. Deje que Tactiq escriba el resumen de su reunión.La forma más sencilla de obtener un resumen de su reunión es hacer clic en cualquiera de estas indicaciones: Correos electrónicos: correo electrónico de resumen o Correos electrónicos: correo electrónico según la plantilla. A continuación se muestra el resumen que me generó el mensaje rápido.

Mensajes de correo electrónico de resumen de Tactiq

Otra opción es escribir un mensaje personalizado en elhacer una preguntacuadro, luego haga clic enPreguntar.Basándome en la transcripción, pregunté los puntos clave de la reunión y qué equipos participarán en el proyecto. A continuación se muestran las respuestas que Tactiq escribió para mí:

Cómo hacer una pregunta sobre los puntos clave de una reunión

Cómo hacer una pregunta sobre los equipos involucrados

6. Revisar y editar los resultados.Después de que Tactiq genere el resumen de la reunión, asegúrese de revisarlo y editarlo para garantizar su precisión. Una vez que haya realizado los cambios necesarios, puede crear una copia y enviarla por correo electrónico a los miembros de su equipo.

Cómo escribir un resumen de una reunión con la IA de Tactiq

¿Quiere impresionar a su equipo con un resumen de la reunión más personalizado? ¡Tactiq puede hacerlo por usted con sus otras indicaciones rápidas! He aquí un método sencillo para empezar:

1. Revise la transcripción y los aspectos más destacados de la reunión.Primero, asegúrese de que la transcripción y los aspectos más destacados de la reunión sean precisos. A continuación se muestra cómo se ve una transcripción generada por Tactiq.

Encima de la transcripción, puede ver los aspectos más destacados de la reunión, incluidas las decisiones tomadas, los elementos de acción y las notas.

2. Seleccione las indicaciones que mejor se adapten a sus necesidades.Tactiq ofrece varias indicaciones que le permiten personalizar el resumen de su reunión. Por ejemplo, si quiero escribir un resumen de la reunión con viñetas destacadas y los 5 elementos de acción principales, simplemente hago clic en esas indicaciones y espero a que Tactiq escriba los resúmenes con solo unos pocos clics.

3. Edite los resúmenes de IA antes de enviarlos.Edite los resúmenes de IA según las indicaciones que haya elegido. Luego, cópialos y pégalos en tu correo electrónico antes de enviarlos. A continuación se muestran los elementos de acción y los aspectos más destacados de las reuniones que Tactiq generó para mí:

Cómo genera Tactiq los 5 elementos de acción principales de una reunión

Cómo Tactiq genera viñetas destacadas de una reunión

Cómo escribir un resumen de una reunión con ChatGPT

Otra opción para escribir un resumen completo de la reunión es utilizar ChatGPT. Siga estos sencillos pasos para comenzar a usar ChatGPT para el resumen de su próxima reunión:

1. Obtenga la transcripción de su reunión.Si utiliza Tactiq para transcribir y tomar notas, puede obtener fácilmente una copia de su transcripción después de la reunión.
2. Abra ChatGPT.Una vez que hayas abiertoutilice este mensaje: "Escriba un correo electrónico de resumen de la reunión utilizando esta transcripción. Incluya viñetas de los puntos clave de conversación y elementos de acción". También agregué esto: "El correo electrónico debe ser breve y conciso con un tono conversacional".
3. Pegue la transcripción completa.Copie y pegue la transcripción debajo del mensaje y presioneIngresar.

4. Espere el resumen de la reunión generado por IA.Deje que ChatGPT haga su magia y genere el resumen de su reunión. Puede revisar y editar los resultados antes de compartirlos con sus destinatarios. Aquí está el resumen de la reunión que ChatGPT generó según mi mensaje:

Conclusión

Las herramientas de inteligencia artificial como Tactiq y ChatGPT pueden hacer que escribir un resumen de una reunión sea más fácil y requiera menos tiempo. Eso significa que no se perderá ningún detalle importante y su equipo estará más organizado y eficiente.