La exactitud de los datos es muy importante para un análisis de datos adecuado y para obtener información útil. Sin embargo, todo depende de quién ingresa los datos para ingresar la información correcta. Entre las diversas formas de evitar que el usuario ingrese datos no válidos se encuentra el uso de menús desplegables. Si está utilizando Google Sheets o cualquier otro programa de hoja de cálculo para recopilar datos y hay un campo donde se supone que se ingresa un conjunto fijo de datos, es posible usar menús desplegables.
De esa manera, ya no será posible ingresar algo no válido o ingresar algo que esté más allá del conjunto de opciones proporcionadas. La creación de un menú desplegable en Google Sheets requiere que el diseñador de la hoja mantenga el conjunto de opciones para que al momento de ingresar los datos, solo esas opciones aparezcan en el menú desplegable. Pero no es nada complicado crear un menú desplegable en Google Sheets.
Entonces, hoy hablaré sobre cómo crear un menú desplegable en Google Sheets, en la guía a continuación. Discutiré ambas formas de hacerlo.
antes de empezar
Antes de comenzar, permítanme hablarles sobre cómo funcionarán los menús desplegables en Google Sheets. En Google Sheets, en lugar de ingresar algunos datos en una celda a través de un teclado, usaremos un menú desplegable para permitir a los usuarios seleccionar directamente la entrada para la celda seleccionada.
Dicho esto, primero debemos mantener las selecciones para cada menú desplegable antes de distribuir la hoja para las operaciones de entrada de datos.
Entonces, comencemos con cómo crear un menú desplegable.
Primero, tenemos que seleccionar la celda, donde el usuario puede realizar una selección a través de un menú desplegable normal. Entonces, deja que el menú desplegable esté presente en la celda.B2.
Seleccione la celda, haga clic en'Datos'en la barra de menú y finalmente haga clic en'Validación de datos'.
Por lo tanto, el panel de validación de datos se abrirá en el lado derecho de Google Sheets.
Simplemente haga clic en 'Agregar regla'.
Puede comenzar a agregar nuevas reglas ahora. De forma predeterminada, los criterios se establecerán en'Desplegable', y habrá dos opciones, que es el mínimo cada vez que necesites hacer una elección.
Simplemente agregue el texto que se mostrará en el menú desplegable, junto a las opciones. Simplemente haga clic en 'Agregar otro elemento' para agregar una nueva opción y haga esto hasta que agregue todas las opciones que estarán disponibles en el menú desplegable.
También es posible cambiar el color de la celda según la entrada para comprender rápidamente las entradas. Sin embargo, esto es opcional.
También hay otras configuraciones opcionales. Simplemente haga clic en 'Opciones avanzadas' para hacer más con los menús desplegables.
Puede mostrar un texto de ayuda para el menú desplegable que se mostrará si se ingresan datos incorrectos. Sólo marca 'Mostrar texto de ayuda para una celda seleccionada' y, por lo tanto, introduzca el texto de ayuda en el cuadro de texto siguiente.
Si los datos ingresados no son válidos, es posible mostrar una advertencia o rechazar los datos de inmediato. Seleccione la opción preferida.
Por último, puede seleccionar el estilo. puedes elegir'Chip','Flecha', o 'Texto sin formato', donde no se mostrará el menú desplegable. Entonces es mejor ir con'Chip'o'Flecha'.
Una vez que todas las opciones relacionadas con el menú desplegable estén marcadas, haga clic en'Hecho'.
Ahora puede hacer clic en el menú desplegable y seleccionar la opción preferida.
Además de ingresar las opciones una por una, también es posible mostrar un rango en el menú desplegable.
Digamos, por ejemplo, que queremos un menú desplegable que muestre un rango de entradas en la celda B3.
Entonces, simplemente seleccione la celda B3 y abra 'Validación de datos' tal como lo hicimos la última vez.
En lugar de'Desplegable'en los criterios, seleccione 'Menú desplegable (de un rango)' como criterio.
Por lo tanto, seleccione el rango de celdas donde están presentes las opciones.
Puede tener las opciones en una hoja bloqueada dentro del mismo archivo, en un archivo completamente diferente o dentro de la hoja actual. Sólo necesitas asegurarte de que las entradas estén presentes en un bloque continuo. Es decir, no tenga una celda en blanco al ingresar las opciones.
Una vez que haya terminado de ingresar al rango donde están presentes las opciones, puede configurar las opciones avanzadas, que son opcionales, y finalmente hacer clic en'Hecho'.
Aquí las selecciones para el menú desplegable están presentes en la misma hoja para su comprensión. Sin embargo, es una mejor práctica colocar las selecciones en una hoja diferente para que quien ingresa los datos no pueda alterar los datos de ninguna manera.
En todos los casos, puede aplicar el mismo conjunto de reglas de validación de datos, es decir, usar menús desplegables en las celdas siguientes arrastrando el pequeño punto en la esquina inferior derecha de la celda en las celdas siguientes.
Entonces, así es como se usa el menú desplegable en Google Sheets. ¿Tiene alguna pregunta? No dudes en comentar lo mismo a continuación.
