Las reuniones virtuales o “seminarios web” conectan cómodamente a las personas con un equipo cibernético en una sola reunión a través de Internet. Es un escenario de ensueño para que administradores, directores y ejecutivos de empresas conecten a personas simultáneamente con un objetivo común en mente.
De hecho, las conferencias en línea son un ejemplo del método que utilizan las empresas para gestionar sus negocios en la actualidad. Dado que el teletrabajo es cada vez más frecuente, el departamento de recursos humanos de una organización puede encontrarse fácilmente haciendo malabarismos con personal no sólo en diferentes partes de su país sino también de diferentes partes del mundo. Si bien podríamos ensalzar perpetuamente las virtudes de las reuniones virtuales, son considerablemente diferentes, tal vez incluso incómodas.
Claro, sigue siendo una reunión sin importar cómo se mire, pero... y ese es un gran pero, se necesita habilidad para mantener a una audiencia comprometida y recíproca, incluso durante las reuniones cara a cara. Imagínese los obstáculos que supone mantener el interés de los participantes cuando lo único que tienen es una pantalla para mirar. ¡No importa posibles problemas técnicos!
Sentimientos de aislamiento
Según el blogel gerente del sofá, “los equipos virtuales pueden sentirse solos sin la ventaja de interactuar con colegas y supervisores como lo harían en una oficina típica”. El artículo insinúa que la gente puede perderse las bromas convencionales sobre los enfriadores de agua y la celebración ocasional de las promociones de la empresa. Afortunadamente o desafortunadamente, en el mundo empresarial de alta tecnología actual, el aislamiento de los trabajadores remotos añade un obstáculo más para llevar a cabo un seminario web exitoso.
Según una investigación reciente, sólo en Estados Unidos, una cuarta parte del personal trabaja a distancia y, para 2020, los trabajadores remotos aumentarán a tres cuartas partes de los trabajadores estadounidenses. Este aumento bien podría conducir a una epidemia de personas enclaustradas que ven las reuniones virtuales como una forma de escape en lugar de una colaboración entre compañeros de trabajo con ideas afines. Sin embargo, no todo está perdido. Existen formas y medios de mantener comprometidos a los participantes de una conferencia en línea y no perder de vista la confianza en las ideas y objetivos de su empresa.
Cinco formas de mantener interesados a los participantes en reuniones virtuales
Espere participación
Tendrá que mejorar su juego si las reuniones virtuales anteriores han sido mediocres y aburridas. Deje saber lo que espera, capte la atención de los asistentes desde el principio y haga presentaciones breves y precisas. Mantenlo en movimiento. Tu audiencia estará más que ansiosa por cumplir tus expectativas porque sabes cómo captar su atención, mantenerte enfocado y, además, agregar un poco de humor.
¿Cuál es el propósito de la reunión?
Si los participantes sueñan despiertos y se preguntan "¿por qué estamos aquí?", hay problemas en el horizonte. Sea claro sobre el propósito de su reunión y que un seminario web es el medio más conveniente para cubrir su tema. Seleccionar el tema correcto es otro paso crucial para conectarse con los asistentes. Resumen de por qué es mejor para los participantes asistir a la reunión. Dejar en claro las ventajas de su conferencia inspirará a su audiencia y mantendrá su interés. Para decirlo de otra manera, no celebres una reunión virtual para algo que podría expresarse fácilmente en un correo electrónico.
Preparándose para una reunión virtual
Como dice la ley de Murphy “lo que puede salir mal, saldrá mal” y las reuniones virtuales no son una excepción. La era de la tecnología no ha simplificado las cosas, sólo las ha hecho más rápidas. Si no tiene una conexión superior, todo el equipo tecnológico adecuado y alguien cercano para problemas técnicos, es posible que se encuentre en un lío en lugar de un seminario web bien pensado. Cuando esté jugando con software y equipos nuevos, esté preparado en caso de que no funcione según lo planeado. Asegúrese de que los participantes de la conferencia solucionen cualquier problema técnico. Varios programas de reuniones virtuales bien diseñados pueden ayudarle a lograr un seminario web que funcione sin problemas. Sin mencionar que debes escribir un plan gradual para ensayar y tener un plan de respaldo por si acaso. ¡No te olvides de los problemas de zona horaria!
Sin reuniones tontas
Una reunión virtual indecisa y llena de “tonterías” les parecerá más un purgatorio a los miembros del equipo que una reunión de negocios bien pensada. Motivar y mantener el entusiasmo permitiendo a los participantes dirigir las discusiones sobre asuntos que les son pertinentes. Dirigir este tipo de enfoque requiere sintonizar con todas las declaraciones y observar quién ha hecho comentarios y quién no.
Hora de jugar
Sí, eso es correcto. El tiempo de juego puede ser un componente esencial cuando se trata de reuniones virtuales. Según un artículo del experto en reuniones virtuales Hassan Osman, autor deInfluir en los equipos virtuales: 17 tácticas que hacen las cosas con sus empleados remotosEl tiempo de juego te ayuda a:
–establecer confianza entre los miembros del equipo
–ampliar la cohesión y la implicación con los colegas
–Adquirir un conocimiento de los miembros del equipo a nivel individual y vocacional.
Los juegos de reuniones virtuales incluyen avances de investigación sobre cada participante, una mesa redonda en video y una perorata donde los miembros del equipo comparten dos imágenes no relacionadas con el trabajo y pasan cinco minutos conversando sobre las fotos. Hasan continúa afirmando que "este tipo de actividades son especialmente útiles para equipos que trabajan juntos e interactúan varias veces durante la semana".
Cómo saber si ha logrado su reunión virtual
Ya has caminado y hablado, pero ¿has logrado tu reunión virtual? Aquí hay 3 señales de que su reunión virtual fue un éxito según el entrenador de liderazgo Jesse Lyn Stoner:
-ParticipantesSentirse responsables como equipo, no como individuos. Las decisiones conjuntas son una prioridad y todos se benefician de la experiencia de cada participante.
–ComunicaciónEl flujo fue óptimo y el equipo habló entre sí no solo con el administrador del seminario web. Stoner enfatiza que “si todos se concentran en el líder del equipo, el dinamismo de la reunión avanza en la dirección equivocada”.
–Trabajo en equiposupera los perímetros individuales. Un equipo comprometido logra objetivos en conjunto que no sería posible alcanzar por separado. Como consecuencia, la afinidad se fortalece y la confianza continúa más allá de las reuniones.
Conclusión
Hay varias formas de mantener a los participantes interesados durante una reunión virtual. Ya sea que su empresa tenga un equipo nacional o internacional distribuido en diferentes ubicaciones, su empresa deberá organizar seminarios web para consolidar proyectos y mejorar la productividad de su empresa. Afortunadamente, la tecnología actual lo hace todo posible; sin embargo, debe esforzarse para asegurarse de que su reunión virtual se desarrolle de la mejor manera posible.
Nota: Artículo anterior y su información enviada por un autor invitado.
