Arama Notu Şablonları Oluşturmak için Yapay Zeka Nasıl Kullanılır?

Bir aramayı kapatıyorsunuz ve beş dakika sonra söylenenleri çoktan unutuyorsunuz. Tanıdık geliyor mu? Hızlı bir istemci güncellemesi veya ekip senkronizasyonu için net notlara sahip olmak, sizi ileride kafa karışıklığından kurtarabilir. Ama her seferinde sıfırdan mı başlıyoruz? Bu çok yorucu.

Belleğe veya karmaşık karalamalara güvenmek yerine, AI araçlarının yardımıyla çağrı notu şablonları oluşturabilirsiniz. Bu şablonlar, görüşmenin ortasında bir şeyler yazmaya gerek kalmadan her görüşmenin önemli ayrıntılarını yakalamayı kolaylaştırır.

Bu kılavuzda, düzenli kalmanıza, hızlı bir şekilde not almanıza ve hiçbir takibi kaçırmamanıza yardımcı olacak çağrı notu şablonları oluşturmak için yapay zekayı nasıl kullanacağınızı öğreneceksiniz.

‍

Neden Arama Notu Şablonlarını Kullanmalı?

Çağrı Notları Şablonu

Çağrı notu şablonları, önemli konuları takip etmeniz için size tekrarlanabilir bir yol sunar. Her seferinde sıfırdan bir format oluşturmanıza gerek yok. İşte bu yüzden kullanmaya değer:

Notların aramalar arasında tutarlı olmasını sağlayın.

İyi bir not şablonu size takip etmeniz gereken net bir yapı sunar. Tarih, arayanın adı, önemli çıkarımlar ve takip görevleri gibi her seferinde aynı türdeki bilgileri yakalayacaksınız. Bu, konuşmaları karşılaştırmayı, ilerlemeyi izlemeyi ve kimsenin önemli noktaları kaçırmamasını sağlamayı kolaylaştırır.

Kullanıma hazır bir formatla başlayarak zamandan tasarruf edin.

Sayfa düzeniniz hazır olduğunda, ne yazacağınıza karar vererek zaman kaybetmek yerine doğrudan not almaya geçebilirsiniz. Şablonlar ileri geri konuşmaları azaltır ve biçimlendirmek yerine konuşmaya odaklanmanıza yardımcı olur.

Gelecekte başvurmak üzere güvenilir bir kayıt oluşturun.

Hiç bir müşterinin üç hafta önce ne söylediğini hatırlamaya çalıştınız mı? Şablonlar geçmiş konuşmaları günlüğe kaydetmeyi ve tekrar ziyaret etmeyi kolaylaştırır. Tutarlı bir kayda sahip olmak, ister bir sonraki toplantıya hazırlanırken, ister son toplantıyla ilgili bir şeyi açıklığa kavuştururken, takipleri takip etmenize ve tekrarlanan sorulardan kaçınmanıza yardımcı olur.

‍

Çağrı Notları ve Toplantı Özetleri

Çağrı notları ve toplantı özetleri kulağa benzer gelebilir ancak farklı amaçlara hizmet ederler.

Çağrı notlarıBir telefon görüşmesi sırasında veya hemen sonrasında yazılır. Hızlıdırlar, resmi değildirler ve o anın en önemli ayrıntılarını yakalamaya odaklanırlar: Kiminle konuştuğunuz, neyin tartışıldığı ve takip edilecek eylem öğeleri. Bunları konuşmanın kişisel kaydı olarak düşünün.

Toplantı özetleriÖte yandan, daha yapılandırılmıştır ve sıklıkla tüm katılımcılarla paylaşılır. Ekip toplantılarından, müşteri toplantılarından ve hatta yönetim kurulu toplantılarından sonra kararları, tartışma noktalarını ve sonraki adımları vurgulamak için kullanılırlar. Etkili bir toplantı notları şablonu bu bilgilerin net bir şekilde düzenlenmesine yardımcı olur.

Kısacası, çağrı notları hızlı başvuru amaçlıdır, toplantı özetleri ise herkesin uyum içinde kalmasına yardımcı olur.

‍

Etkili Bir Çağrı Notu Şablonunun Temel Unsurları

Sağlam bir not şablonu, çağrılar sırasında odaklanmayı ve daha sonra bilgi bulmayı kolaylaştırır. İşte neler eklenecek:

Tarih ve Saat
- Kolay başvuru ve kronolojik organizasyon için çağrının ne zaman gerçekleştiğini takip edin.
Arayan Bilgileri
- Konuştuğunuz kişinin adını, şirketini ve iletişim bilgilerini ekleyin.
Görüşmenin Amacı
- Proje güncellemesi veya müşteri takibi gibi aramanın amacı hakkında kısa bir cümle yazın.
Tartışma Özeti
- Konuşmanın önemli noktalarını özetleyin. Kısa ama daha sonra inceleyecek kadar açık tutun.
Eylem Öğeleri
- Çağrı sırasında atanan görevleri veya takipleri listeleyin. Mümkünse son teslim tarihlerini veya adları ekleyin.
Ek Notlar
- Ekstra ne varsa yakalayın: bir sonraki toplantıda gündeme getirilecek sorular, gözlemler veya fikirler.

‍

Kullanılacak En İyi Arama Notu Şablonları

Farklı çağrılar farklı düzeyde ayrıntı gerektirir. Göz önünde bulundurulması gereken birkaç şablon örneğini burada bulabilirsiniz:

Temel Çağrı Günlüğü Şablonu: Temel alanlarla doğrudan çağrı takibi için idealdir

Bu şablon çok fazla ayrıntıya ihtiyaç duymadığınız telefon görüşmeleri için idealdir; sadece ana gerçekleri anlatacağım, böylece geriye bakıp ne olduğunu hatırlayabilirsiniz.

Şablon:

Tarih ve Saat:
- [Aramanın tarihini ve saatini girin]
Arayanın Adı:
- [Ad girin]
Firma / İletişim Bilgileri:
- [Şirket ve iletişim bilgilerini girin]
Çağrının Amacı:
- Teslimat zaman çizelgelerini kontrol edin ve ürün özelliklerini onaylayın
Tartışma Özeti:
- Tedarikçi sorunu nedeniyle sevkiyat gecikti
- Yeni tahmini teslimat: 10 Mayıs
- En son ürün revizyonu için teknik özellikler onaylandı
Eylem Öğeleri:
- Müşteriye güncellenmiş gönderim onayını gönder (3 Mayıs'tan itibaren)
- Onay için ürün teknik özellik sayfasını e-postayla gönderin (2 Mayıs'tan itibaren)
Ek Notlar:
- Müşteri, gelecekteki gecikmeler durumunda daha erken bildirim yapılmasını istedi.

Ayrıntılı Çağrı Notları Şablonu: Kapsamlı tartışma noktaları ve eylem öğelerini içeren ayrıntılı belgeler için

Görüşmeleriniz daha uzun sürüyorsa veya daha karmaşık konuları kapsıyorsa bu şablon, her şeyi net bir şekilde yakalamanız için size daha fazla alan sağlar. Tam kayıt almak istediğiniz proje tartışmaları, ekip toplantıları veya planlama oturumları için mükemmel bir seçimdir.

Şablon:

Tarih ve Saat:
- [Aramanın tarihini ve saatini girin]
Arayanın Adı:
- [Konuştuğunuz kişinin adını girin]
Firma / İletişim Bilgileri:
- [Şirket adını ve iletişim bilgilerini girin]
Çağrı Amacı:
- Yaklaşan ürün lansmanı zaman çizelgesini tartışın ve engelleyici unsurları belirleyin
Toplantı Gündemi veya Konuşma Konuları:
- Başlatma programı
- KG aktarımı
- Pazarlama hazırlığı
- Bütçe ayarlamaları
Temel Tartışma Noktaları:
- QA ekibinin testi tamamlamak için fazladan bir haftaya ihtiyacı var
- Pazarlama varlıklarının %80'i tamamlandı, onay bekleniyor
- Bütçenin tasarımdan geliştirme kaynaklarına küçük bir şekilde yeniden tahsis edilmesi gerekiyor
Alınan Kararlar:
- Yeni lansman tarihi 20 Mayıs olarak belirlendi
- QA nihai yapıyı 15 Mayıs'a kadar teslim edecek
- Sosyal reklamlara ve açılış sayfası güncellemelerine öncelik vermek için pazarlama
Eylem Öğeleri (sahipler ve son tarihlerle birlikte):
- Kalite güvencesinin son testi: Priya (15 Mayıs'ta sona erecek)
- Pazarlama nihai varlıkları: Lila (12 Mayıs'tan itibaren)
- Bütçe güncelleme teklifi: Ürdün (8 Mayıs'tan itibaren)
Takip Notları veya Sorular:
- Güncellenen bütçe için finansın onayını onaylayın
- Bir sonraki check-in'i 14 Mayıs'a planlayın
Ek Gözlemler:
- Müşteri pazarlama zaman çizelgesi konusunda kararsız görünüyordu. Açıklığa kavuşturmak için takip edilmesi gerekebilir.

Satış Çağrı Günlüğü Şablonu: Satış ekiplerinin müşteri etkileşimlerini ve satış ilerlemesini izlemesi için özel olarak tasarlanmıştır

Bu satış görüşmesi şablonu, satış temsilcilerinin görüşmeleri, anlaşma aşamalarını ve sonraki adımları takip etmesine yardımcı olur. Bağlamı korumak ve zaman içinde daha güçlü ilişkiler kurmak için faydalıdır.

Şablon:

Tarih ve Saat:
- [Aramanın tarihini ve saatini girin]
Potansiyel Adı:
- [Tam adı giriniz]
Şirket:
- [Şirket adını girin]
İletişim Bilgileri:
- [E-posta veya telefon numarası girin]
Çağrı Amacı:
- Platformu tanıtın ve fiyatlandırma seçeneklerini tartışın
Tartışılan Sorun Noktaları:
- Mevcut CRM çoklu dil özelliklerini desteklemiyor
- Ekip manuel veri girişi konusunda zorlanıyor
- Mevcut araçlarla daha iyi entegrasyon arayışı
Vurgulanan Ürün Özellikleri:
- Salesforce ile otomatik senkronizasyon
- Özel kontrol panelleri
- Çok dilli destek
Olası Sorular veya Endişeler:
- İlk katılım süresi soruldu
- Aylık fiyatlandırma katmanlarına ilişkin açıklama arandı
- Veri geçişiyle ilgili endişeler
Sonraki Adımlar / Takip:
- Özel fiyatlandırma destesi gönder (8 Mayıs'tan itibaren)
- Satış mühendisiyle teknik demo planlayın (10 Mayıs)
- Karar zaman çizelgesini onaylayın (20 Mayıs'ta bekleniyor)
Satış Aşaması:
- Keşif → Nitelikli → Demo
Notlar:
- Prospect oldukça meşgul görünüyordu. 2-3 gün içinde takip için iyi bir fırsat.

Müşteri Hizmetleri Çağrı Günlüğü Şablonu: Destek ekiplerinin müşteri sorularını ve çözümlerini belgelemesi için tasarlanmıştır

Bu şablon, destek konuşmalarını izlemek için mükemmeldir. Ekibinizin sorunları, çözümleri ve takipleri günlüğe kaydetmesine yardımcı olur, böylece aramalar arasında hiçbir şey kaybolmaz.

Şablon:

Tarih ve Saat:
- [Aramanın tarihini ve saatini girin]
Müşteri Adı:
- [Tam adı giriniz]
Hesap veya Bilet Numarası:
- [Varsa ekleyin]
Bildirilen Sorun:
- En son güncellemeden sonra kontrol paneline erişilemiyor
Görüşme Sırasında Atılan Adımlar:
- Tarayıcı önbelleğini temizleme konusunda müşteriye rehberlik edildi
- Hesap izinleri kontrol edildi
- Daha ayrıntılı inceleme için teknik ekibe iletildi
Çözüm Durumu:
- Devam ediyor – mühendislik incelemesi bekleniyor
Takip Gerekli:
- Evet – 24 saat içinde e-posta durum güncellemesi desteği
Atanan Destek Temsilcisi:
- Rachel M.
Ek Notlar:
- Müşteri bu sorunun geçen ay da meydana geldiğini belirtti. Uzun vadeli bir düzeltmeye ihtiyaç duyabilir.

Proje Yönetimi Çağrı Notları Şablonu: Çağrı tartışmalarını proje görevleri ve kilometre taşları ile uyumlu hale getirir

Bu proje yönetimi çağrı notları şablonu, çağrı notlarınızı doğrudan proje iş akışınıza bağlar. Görev ilerlemesini, son teslim tarihlerini ve kimin neden sorumlu olduğunu takip etmek içindir.

Şablon:

Tarih ve Saat:
- [Aramanın tarihini ve saatini girin]
Katılımcılar:
- [Ekip üyelerinin veya paydaşların adlarını girin]
Proje Adı:
- Web Sitesinin Yeniden Tasarımı 2. Çeyrek
Çağrı Amacı:
- Sprint ilerlemesini gözden geçirmek ve öncelikleri ayarlamak için haftalık check-in
Gündem Maddeleri:
- Ana sayfa tel kafes geri bildirimi
- Arka uç entegrasyonu zaman çizelgesi
- İçerik taşıma planı
Tartışma Özeti:
- Ana sayfa revizyonları tamamlandı; incelemeye hazır
- Geliştirici ekibi API erişimindeki gecikmeleri işaretledi
- İçerik ekibinin Cuma gününe kadar nihai blog listesine ihtiyacı var
Eylem Öğeleri:
- Son onay için tel çerçeveyi gönder – Jamie (30 Nisan'a kadar)
- API sorununu satıcıyla çözün – Chris (2 Mayıs'tan itibaren)
- Blog listesini sonlandırın – Priya (1 Mayıs’tan itibaren)
Sonraki Toplantı:
- 6 Mayıs 14:00'te planlandı
Ek Notlar:
- API erişimi Cuma gününe kadar çözülmezse sprint'i iki gün uzatmayı düşünün.

‍

Arama Notları Manuel Olarak Nasıl Yazılır

İyi notlar almak için her zaman süslü bir düzene ihtiyacınız yoktur. Arama notlarını elle yazmak veya bunları bir belgeye yazmak, özellikle hızlı veya resmi olmayan toplantılar için hala sağlam bir seçenek olabilir.

Manuel not almayı kolaylaştıracak birkaç ipucu:

Önceden bir not şablonu hazırlayın
- Basit bir yapıyla başlayın, böylece görüşme sırasında düşüncelerinizi düzenlemek için çabalamazsınız. "Amaç", "Önemli Noktalar" ve "Eylem Öğeleri" gibi alanları içeren temel bir taslak bile yardımcı olabilir.
Steno veya madde işaretleri kullanın
- Tam cümlelere ihtiyacınız yok. Yalnızca gerekli olanı not edin: önemli ayrıntılar, son teslim tarihleri veya takip etmeniz gereken her şey.
Takip görevlerini vurgulayın
- Altlarını çizerek veya yıldız işaretlerini kullanarak eylem öğelerinin öne çıkmasını sağlayın. Bu şekilde daha sonra sonraki adımları kolayca tarayabilirsiniz.
Görüşmeden hemen sonra boşlukları inceleyin ve doldurun
- Konuşma hala tazeyken notlarınızı temizlemek için iki dakikanızı ayırın. Gerektiğinde bağlam ekleyin ve her şeyin ileride başvurmak üzere okunabilir olduğundan emin olun.

Google Dokümanlar veya Notion'da işleri basit tutabilir veya tarzınız buysa basılı bir şablon kullanabilirsiniz. Ancak zamandan tasarruf etmeye ve manuel çalışmayı atlamaya hazırsanız daha kolay bir yol var: Tactiq gibi yapay zeka araçları sizin için çağrı notlarınızı oluşturabilir.

‍

Tactiq, Zoom, Google Meet veya MS Teams'teki tüm görüşmenizi kaydetmenize ve her şeyi kendiniz yazmanıza gerek kalmadan net, uygulanabilir çağrı notlarına dönüştürmenize yardımcı olur. İster bir müşteri görüşmesi yapın, ister hızlı bir check-in yapın, ister proje güncellemesi yapın, toplantı bittikten hemen sonra yeniden kullanabileceğiniz veya paylaşabileceğiniz doğru notlar alırsınız.

Tactiq ile çağrı notlarını nasıl oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Tactiq Chrome Uzantısını İndirin

Uzantıyı Chrome Web Mağazası'ndan ekleyin. Eklendikten sonra oturum açmanız ve tercih ettiğiniz toplantı platformuna Entegrasyonlar altından bağlanmanız gerekecektir.

‍Aramanızı başlatın veya aramanıza katılın

Tactiq, görüşme başlar başlamaz toplantınızı gerçek zamanlı olarak yazıya geçirir. Konuşmacı etiketleri ve zaman damgalarıyla birlikte metni doğrudan ekranınızda göreceksiniz.

‍Tek tıklamayla çağrı notlarınızı oluşturun

Toplantıdan sonra transkriptinizi açın ve “Ayrıntılı özet”i seçin. Tactiq, aşağıdakiler de dahil olmak üzere tüm önemli noktaları içeren yapılandırılmış bir özeti otomatik olarak oluşturacaktır:

Çağrının amacı
Tartışılanların özeti
Atanan sahiplere sahip işlem öğeleri
Takip adımları

‍AI istemlerini kullanarak formatınızı özelleştirin

Notlarınızın belirli bir düzeni takip etmesini mi istiyorsunuz? Aşağıdaki gibi bir istemi deneyin:

Ayrıca şunu okuyun:5 Google Dokümanlar Toplantı Gündemi Şablonu

"Arayanın adı, arama amacı, özet, işlem öğeleri ve sonraki adımlara ilişkin bölümler içeren arama notları oluşturun."

Bu çıktıyı istediğiniz gibi düzenleyebilir ve yeniden kullanabilirsiniz.

‍İstemleri kaydedin ve yeniden kullanılabilir şablonlar oluşturun

Benzer aramaları (satış, destek, dahili kontroller) sık sık yapıyorsanız favori istemlerinizi Tactiq'e kaydedebilirsiniz. "Kaydet"i tıklamanız yeterlidir. Her seferinde tutarlı notlar oluşturmak için kişisel bir kitaplık oluşturun.

Tactiq ile manuel olarak not almanıza veya hafızaya güvenmenize gerek yok. Sadece konuşmaya odaklanın ve yapay zekanın önemli ayrıntıları organize etmesine izin verin.

SSS

Çağrı notu nasıl yazılır?

Temel bilgilerle başlayın: tarih, saat, arayanın adı ve aramanın amacı. Daha sonra önemli noktaların kısa bir özetini ve ardından eylem öğelerini ve takip eden görevleri yazın. İyi bir çağrı notu şablonu bunu kolaylaştırabilir.

Bir arama için not nasıl alınır?

Yapılandırılmış bir not şablonu veya Tactiq gibi bir araç kullanın. Görüşme sırasında önemli noktaları vurgulayabilir ve hemen ardından özetleyebilirsiniz. Bu bir ekip toplantısıysa eylem öğelerine ve sonraki adımlara odaklanın.

Toplantı notları için en iyi format nedir?

En iyi toplantı notları formatı net bir başlık (toplantı tarihi, katılımcılar ve gündem) ve ardından tartışma noktalarının, alınan kararların ve eylem öğelerinin bir özetini içerir. Bu yapı hem resmi olmayan toplantılar hem de resmi toplantı tutanakları için geçerlidir.

Arama notları yazmak için yapay zekayı kullanabilir misiniz?

Evet! Toplantı notlarına yönelik Tactiq ve ChatGPT gibi araçlar, transkriptleri otomatik olarak özetlere dönüştürebilir. Hatta bir transkript yükleyerek ve notlar, eylem öğeleri veya takip e-postası oluşturmasını isteyerek ChatGPT'yi toplantılar için bile kullanabilirsiniz.

‍

Kapanış

Harika çağrı notları söylenenleri hatırlamanıza yardımcı olur ve ekibinizin harekete geçmesini kolaylaştırır. Telefon görüşmelerini belgelemek, yönetim kurulu toplantılarına hazırlanmak veya proje güncellemelerini net ve tutarlı bir şekilde takip etmek için bunları kullanın.

Tactiq gibi araçlarla toplantı notlarını otomatik olarak alabilir, transkriptleri özetlere dönüştürebilir ve iş akışınıza uygun özel şablonlar oluşturabilirsiniz. Ayrıca Notion veya Google Dokümanlar gibi halihazırda kullandığınız araçlarla da çalışır, böylece her şeyi tek bir yerde tutabilirsiniz.

Sıfırdan başlamak yerine Tactiq'in önemli ayrıntıları yakalayan, önemli noktaları vurgulayan ve bir sonraki toplantınıza güvenle rehberlik eden notlar oluşturmanıza yardımcı olmasına izin verin.Ücretsiz Tactiq Chrome Uzantısını bugün indirin!