Зустрічі проходять швидко. Приймаються рішення, діляться ідеями та роздаються завдання, іноді без тривалої паузи. Без чіткого способу робити нотатки разом як команда, ви можете втратити контекст або пропустити те, що буде далі.
Ось чому Microsoft Teams представила нотатки для спільних нарад. У цьому посібнику ви дізнаєтесь, як працює ця функція, як почати її використовувати та як розвинути її за допомогою інструментів ШІ. Ми також поділимося шаблоном, який можна скопіювати, і порадами, щоб зробити нотатки кориснішими для вашої команди.
Нотатки для спільної зустрічі в Microsoft Teams дають учасникам можливість писати порядок денний, разом робити нотатки та відстежувати подальші завдання. Усе залишається пов’язаним із нарадою, тому після завершення виклику буде менше пересування.
Ключові особливості:
- Спільний порядок денний, який можна редагувати до та під час зустрічі
- Створені в співавторстві нотатки, які може оновлювати кожен учасник зустрічі
- Завдання, які синхронізуються з Microsoft Planner і To Do
- Нотатки, пов’язані з деталями зустрічі в календарі Teams
Ця функція включена в Microsoft 365. Ніяких додаткових витрат і додаткових компонентів не потрібно. Але є межі. Якщо нараду було створено зі спільної поштової скриньки або якщо вона включає зовнішніх і гостьових учасників, функція нотаток буде недоступна. Це також не підтримується локальними налаштуваннями сервера Exchange.
Як почати використовувати нотатки для спільної зустрічі
Вам не потрібно нічого встановлювати, щоб використовувати спільні нотатки в Microsoft Teams. Ось як увімкнути його, робити нотатки під час розмови та продовжувати працювати над ними після завершення зустрічі.
Увімкніть Нотатки
Щоб увімкнути спільні нотатки перед зустріччю:
ПОВ'ЯЗАНО:ChatGPT для MS Teams: як створити нотатки зустрічі
- Перейти доКалендар команд.
- Двічі клацніть заплановану зустріч.
- НатиснітьДодайте нотатки зустрічіпоруч із піктограмою Notes. Ви можете почати редагувати відразу. Додайте порядок денний, запишіть ключові моменти або призначте перші дії.
Як використовувати нотатки спільної зустрічіПримітка. Ви не можете додавати спільні нотатки до нарад, створених із спільної поштової скриньки, або якщо нарада включає зовнішніх і гостьових учасників.
Як робити нотатки під час зустрічі
Після початку наради ви можете відкрити нотатки прямо з вікна наради:
- Якщо ви не бачите вікно нотаток, клацнітьПриміткиу верхній панелі.
Як робити нотатки під час зустрічі- Ви побачите порядок денний (якщо його було додано раніше) і місце для нотаток.
- Усі учасники можуть спільно редагувати нотатки в реальному часі.
- Ви можете @згадати когось, щоб призначити завдання. Вони побачать це у своїх програмах To Do та Planner.
Як співпрацювати з іншими після зустрічі
Після завершення зустрічі ви можете продовжити роботу над нотатками:
- Щоб отримати доступ до нотаток зустрічі, поверніться до календаря та відкрийте ту саму зустріч.
- Біля піктограми «Примітки» ви побачите спільні нотатки.
- Додайте оновлення, розгорніть ключові моменти або позначте виконані наступні завдання.
- Нотатки залишаються пов’язаними з оригінальною нарадою, тож у вас завжди є контекст.
Спільні нотатки також відображаються в чаті Teams і групових чатах, зберігаючи все разом. Це простий спосіб тримати всіх на одній сторінці, не створюючи щоразу новий документ.
Як робити нотатки зі своєю командою за допомогою Tactiq
Як робити нотатки зі своєю командою за допомогою TactiqMicrosoft Teams надає вам простір для співпраці, але іноді вам потрібно більше, як-от повна розшифровка, резюме штучного інтелекту або спосіб надсилання нотаток безпосередньо до інструментів вашого проекту. Такий інструмент, як Tactiq, працює як засіб створення нотаток зі штучним інтелектом для Microsoft Teams, щоб записувати та впорядковувати все з розмови.
Ось як користуватися Tactiq:
1. Встановіть Tactiq
Встановіть розширення Tactiq Chrome. Після встановлення підключіть Microsoft Teams у розділі «Інтеграції». Ви побачите стенограму в режимі реального часу під час дзвінків, щоб ви могли зосередитися на розмові, а не записувати все.
2. Отримайте повну стенограму та резюме
Tactiq фіксує все, що було сказано, і перетворює це на стенограму з можливістю пошуку. Після зустрічі він також генерує підсумок, виділяє пункти дій і виділяє ключові теми. Це особливо корисно, коли вам потрібно переглянути рішення або поговорити з учасниками зустрічі.
3. Поділіться з інструментами системи управління проектами
Поділіться примітками до інструментів керування проектамиКоли стенограма та резюме будуть готові, ви можете надіслати їх безпосередньо до інструментів, які ваша команда вже використовує.
Як поділитися в Notion
Натисніть «Поділитися» в Tactiq і виберіть Notion. Ви можете надіслати стенограму, резюме та всі призначені завдання безпосередньо в робочий простір вашої команди, що ідеально підходить для відстеження нотаток поруч із документами вашого проекту.
Як поділитися в Confluence
Використовуєте Confluence для документування своєї роботи? Ви можете надсилати стенограми зустрічей і резюме з Tactiq на будь-яку сторінку у вашій робочій області. Просто натисніть «Поділитися», підключіть свій обліковий запис, виберіть місце та сторінку та опублікуйте нотатки там, де вони потрібні вашій команді.
Як поділитися на Google Drive
Потрібна спільна папка для минулих зустрічей? Виберіть Диск Google, щоб автоматично експортувати стенограму та резюме. Ви можете організовувати все за проектом, командою чи клієнтом.
Tactiq добре працює для створення нотаток штучним інтелектом для MS Teams, особливо коли вам потрібні докладні нотатки, які виходять за межі спільного документа. Це також хороший варіант для команд, які вивчають створення нотаток ШІ за допомогою Teams або експериментують із такими інструментами, як ChatGPT для MS Teams.
{{rt_cta_ai-convenience}}
Як створити шаблон нотаток для спільної зустрічі
Наявність повторюваної та легко відтворюваної структури полегшує запис, читання та повернення до нотаток зустрічі. Нижче наведено простий шаблон, який можна скопіювати та адаптувати до потреб вашої команди.
Назва зустрічі
Дата й час
Організатор зустрічі:
Учасники зустрічі:
Порядок денний зустрічі та обговорення
Тема:Додайте пункт порядку денного
Подробиці:Напишіть короткий опис
Примітки:Залиште місце для питань обговорення
Співпраця та структура
Спільні нотатки
Використовуйте це місце під час зустрічі, щоб записати ключові ідеї, оновлення та рішення як група.
Призначені завдання
- Завдання 1 – @Person – Дата виконання
- Завдання 2 – @Person – Дата виконання
Додаткові функції (опціонально)
- Посилання на спільні документи чи презентації
- Підсумок ключових висновків
- Подальші завдання та терміни
Ви можете вставити цей шаблон безпосередньо в Microsoft Teams, Notion або будь-де, де знаходяться документи вашої команди.
Поради щодо продуктивного спільного ведення нотаток
Відкриті спільні нотатки працюють найкраще, коли ваша команда знає, чого очікувати та що робити. Ці поради допоможуть вам створювати нотатки, які люди дійсно читатимуть, редагуватимуть і продовжуватимуть.
Призначені нотатники
Хоча співпраця означає, що кожен може зробити свій внесок, допомагає мати одну особу, відповідальну за початок роботи. Ця особа може розпочати порядок денний, відформатувати сторінку та почати реєструвати точки обговорення. Ви можете змінити роль або призначити її відповідно до теми зустрічі.
Порада: якщо ви організатор зустрічі, виберіть нотатника, коли надсилатимете запрошення на зустріч, щоб вони могли підготуватися заздалегідь.
Послідовний формат
Використовуйте однакову структуру для кожної зустрічі. Почніть з дати та теми, чітко перелічіть пункти порядку денного та дайте місце для приміток і подальших завдань. Це дає всім знайомий макет для роботи та зменшує плутанину, особливо під час повторюваних зустрічей каналу.
Спільне редагування
Заохочуйте кожного робити внесок, а не лише того, хто веде нотатки. Під час зустрічі хтось може прояснити тезу, додати контекст або записати коментар. Компоненти циклу Microsoft спрощують це в Teams, дозволяючи редагувати текстові блоки, які містяться в нотатках зустрічі чи чаті Teams.
Ви отримаєте найкращі результати, коли ваша команда сприйматиме нотатки як спільну відповідальність.
Очистити елементи дії
Розпливчасті примітки на кшталт «Обговорюваний маркетинговий план» не допомагають пізніше. Будьте конкретними. Що вирішили? Хто несе відповідальність? Коли це потрібно?
Наприклад:
- Завершіть план кампанії за 3 квартал – @Morgan – до п’ятниці
- Поділіться чернеткою з командою дизайнерів – @Chris – до наступного вівторка
Відстеження подальших завдань безпосередньо в нотатках, а потім їх синхронізація з Microsoft Planner або іншим інструментом гарантує, що ви не пропустите нічого важливого.
поширені запитання
Що таке спільні нотатки?
Спільні нотатки – це спільні документи, пов’язані з нарадою Microsoft Teams. Кожен може редагувати їх, додавати порядок денний, робити нотатки та призначати завдання.
Як налаштувати спільну записку?
Відкрийте календар Teams, клацніть нараду та знайдіть значок «Нотатки» внизу. Ви можете почати редагувати порядок денний або нотатки до початку зустрічі.
Чому я не можу отримати доступ до нотаток спільної наради в Teams?
Ця функція може не відображатися, якщо нараду було створено зі спільної поштової скриньки або в ній є запрошені учасники. Він також недоступний для локальних користувачів сервера Exchange.
Які ще інструменти можна використовувати для спільних нотаток наради?
Tactiq є сильним варіантом. Він надає стенограми, підсумки зі штучним інтелектом і дозволяє надсилати нотатки зустрічі до таких інструментів, як Notion і Google Drive. Він добре працює з віртуальними зустрічами та чатом Teams.
Підведення підсумків
Нотатки для спільної зустрічі в Microsoft Teams полегшують зосередженість, документування рішень і подальші дії, не пропускаючи жодного кроку. У поєднанні з чіткою структурою та такими інструментами, як Tactiq, ваша команда може швидше переходити від зустрічей до дії, не переписуючи вже сказане.
Якщо ви ще не пробували, додайте порядок денний до наступної зустрічі Teams. Використовуйте простір для нотаток, щоб керувати розмовою та починати звідти. Чим більше ваша команда використовує його, тим природніше стає працювати з однієї сторінки.
