Barevné kategorie v nové aplikaci Outlook a webovém rozhraní umožňují uživatelům vizuálně seskupovat související e-maily, události kalendáře a úkoly, což usnadňuje identifikaci a sledování položek ve složkách. Přiřazení kategorií s odlišnými barvami pomáhá uživatelům rychle najít zprávy s vysokou prioritou, osobní připomenutí nebo položky související s projektem, což přímo zlepšuje organizaci a zkracuje dobu hledání.
Přiřazení barevných kategorií k položkám
Krok 1:Najděte e-mail, událost kalendáře nebo úkol, který chcete zorganizovat. Kliknutím pravým tlačítkem na položku zobrazíte kontextovou nabídku. Tato akce funguje jak v seznamu zpráv, tak v zobrazení kalendáře.
Krok 2:Najeďte myší nebo vyberteKategorizovatz nabídky. Zobrazí se seznam dostupných barevných kategorií. Kliknutím na požadovanou kategorii ji přiřadíte k vybrané položce. Opakováním tohoto postupu můžete stejné položce přiřadit více kategorií.
Krok 3:Pokud požadovaná kategorie není viditelná, vyberteSpráva kategoriíneboVšechny kategoriena konci seznamu. To odhalí vaši kompletní sadu kategorií, včetně vlastních.
Přiřazení kategorií přímo z pásu karet je také možné. Po výběru položky klikněte na tři tečky na pásu karet a přejděte nakategorizovat,a z rozbalovací nabídky vyberte svou kategorii.
Vytvoření nové kategorie barev
Krok 1:Klikněte pravým tlačítkem na libovolný e-mail, událost kalendáře nebo úkol a vyberteKategorizovata vyberteNová kategorie. Případně přejděte na pás karet, klikněte na tři tečky a vyberteKategorizovat>Nová kategorienebo přejděte naNastavení(ikona ozubeného kola) >Účty>Kategoriea klikněteVytvořit kategorii.
Krok 2:Zadejte popisný název kategorie. Vyberte barvu z dostupných možností pro vizuální rozlišení kategorie.
Krok 3:KlikněteUložitnebo stiskněteEnterpro přidání nové kategorie. Nyní se zobrazí ve vašem seznamu kategorií a lze jej přiřadit k položkám v aplikaci Outlook.
Vlastní kategorie jsou užitečné zejména pro personalizaci vašeho organizačního systému. Můžete například vytvořit kategorie jakoProjekt Alfa,FinanceneboCestovatpro rychlou identifikaci.
Přejmenování a změna barev kategorií
Krok 1:Kliknutím otevřete obrazovku správy kategoriíNastavení>Účty>Kategorie(pro webovou aplikaci Outlook přejděte naNastavení>Zobrazit všechna nastavení aplikace Outlook>Generál>Kategorie).
Krok 2:Najděte kategorii, kterou chcete přejmenovat nebo přebarvit. Klikněte naUpravitikona (tužka) vedle ní.
Krok 3:Zadejte nový název kategorie a/nebo vyberte novou barvu z výběru barvy. Tato změna aktualizuje štítek kategorie a barvu pro všechny položky, které jsou k ní aktuálně přiřazeny.
Krok 4:KlikněteUložitaplikujte změny. Přejmenování kategorií tak, aby odrážely jejich účel (např. změna „Červené“ na „Naléhavé“), pomůže objasnit váš organizační systém.
Odebrání nebo vymazání kategorií z položek
Krok 1:Klikněte pravým tlačítkem na položku (e-mail, událost nebo úkol), ze které chcete odebrat kategorie.
Krok 2:VybratKategorizovatpro zobrazení přiřazených kategorií. V současné době jsou použity kategorie se zaškrtnutím.
Krok 3:Chcete-li odebrat jednu kategorii, kliknutím na její název zrušte zaškrtnutí. Chcete-li z položky odebrat všechny kategorie, vyberteVymazat všechny kategorie.
Další informace:Jak používat nebo deaktivovat funkci nových kategorií iOS Apple Mail
Tento proces pomáhá udržovat váš organizační systém aktuální při změnách priorit a projektů.
Úplné smazání kategorií
Krok 1:Otevřete obrazovku správy kategorií přesNastavení>Účty>Kategorie.
Krok 2:Klikněte naVymazat(odpadkový koš) vedle kategorie, kterou chcete odstranit.
Krok 3:Pokud budete vyzváni, potvrďte odstranění. Kategorie bude odstraněna z vašeho seznamu a nebude přiřazena ke všem položkám.
Odstraněním nepoužívaných kategorií bude váš seznam spravovatelný a zabrání se zmatkům.
Třídění a filtrování podle kategorií
Krok 1:Přejděte do svéhoDoručená poštanebo libovolnou požadovanou poštovní složku.
Krok 2:Klikněte naSeřadittlačítko v pravém horním rohu. VybratKategoriez rozbalovací nabídky. Vaše e-maily budou nyní seskupeny podle přiřazených barevných kategorií, což usnadní zaměření na konkrétní projekty nebo priority.
Krok 3:Chcete-li filtrovat e-maily podle kategorie, klikněte na značku kategorie připojenou k libovolnému e-mailu. Zobrazí se všechny položky s touto kategorií napříč složkami. Chcete-li omezit zobrazení na konkrétní složku, klikněte na název složky zobrazený vedle předmětu. Opusťte filtrované zobrazení kliknutím na šipku směřující doleva ve vyhledávacím poli.
Oblíbené kategorie pro rychlý přístup
Krok 1:Na obrazovce správy kategorií klikněte nahvězdavedle jakékoli kategorie, kterou chcete přidat do oblíbených.
Krok 2:Oblíbená kategorie se nyní zobrazí v podokně složek podOblíbené. Výběrem se okamžitě zobrazí všechny e-maily s danou kategorií, což zjednoduší přístup k důležitým zprávám nebo projektům.
Vyhledávání podle kategorie
Pokud používáteklasický Outlook,můžete použít kategorie sHledat složku.
Krok 1:V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkemHledat složkua vyberteVytvořte novou složku hledání.
Krok 2:V dialogovém okně vyberteKategorizovaná poštaz dostupných možností.
Krok 3:Přiřaďte název složce hledání a vyberte kategorie, které chcete zahrnout. KlikněteVytvořitdokončit. Nová složka hledání se automaticky aktualizuje podle toho, jak jsou položky kategorizovány nebo nekategorizovány, což poskytuje dynamický pohled na všechny položky se specifickými kategoriemi.
Nejlepší postupy pro správu kategorií
- Přejmenujte obecné kategorie tak, aby odrážely váš pracovní postup, například změnyModrýnaKlient AneboZelenýnaFinance.
- Přiřaďte více kategorií položkám, které zahrnují několik projektů nebo kontextů, abyste zlepšili vzájemné odkazy.
- Vytvořte pravidla pro automatickou kategorizaci příchozích zpráv podle odesílatele, předmětu nebo klíčových slov, čímž se omezí ruční třídění.
- Synchronizujte kategorie napříč zařízeními pomocí nového Outlooku a zajistěte konzistenci, ať už pracujete na počítači, webu nebo mobilu.
- Uvědomte si, že barvy a názvy kategorií jsou specifické pro váš účet a zařízení; ostatní neuvidí vaše kategorie u sdílených položek.
Použití barevných kategorií v novém Outlooku zjednodušuje organizaci a získávání e-mailů, událostí a úkolů. Pomocí těchto kroků můžete rychle vytvořit systém, který se přizpůsobí vašemu pracovnímu postupu a udrží váš digitální pracovní prostor efektivní.
