Sådan bruger du ChatGPT som projektleder

Som projektleder er effektivitet og produktivitet topprioriteter. Men med så mange opgaver på din tallerken, kan det være udfordrende at styre din arbejdsbyrde. Det er derChatGPTkommer ind. Dette AI-værktøj kan hjælpe med at strømline mange af de tidskrævende opgaver, lige fra at oprette møderesuméer og handlingspunkter til at undersøge komplekse emner og omskrive statusopdateringer.

Før du begynder: Konfigurer din OpenAI-konto.

Før du begynder at bruge ChatGPT, skal du sørge for, at du har enOpenAI-konto.Det er gratis at oprette en. Du kan begynde at bruge det i det øjeblik, du tilmelder dig. Men nogle gange bliver serveren overbelastet, når for mange mennesker bruger den.

Dette er, når det er nyttigt at have en ChatGPT Plus-konto, som kommer med et separat login-link. På denne måde kan du fortsætte med at bruge ChatGPT, selvom serveren har kapacitet. På nuværende tidspunkt er den dog ikke tilgængelig for alle lande endnu. Du kan altid skrive dig på ventelisten.
Hvis du stadig bare udforsker ChatGPT, er det bedre at drage fordel af den gratis version.

Hvordan kan ChatGPT hjælpe projektledere?

Som enmarketing projektleder, det meste af min tid bruges på møder, research, planlægning og dokumentation. Dette tager ikke kun så meget tid, men det tager også meget af min hjernebåndbredde.
Heldigvis kan jeg med hjælp fra ChatGPTfremskynde nogle af mine arbejdsgangeog mindske belastningen fra min hjerne. For eksempel kan research og opsummering tage et par timer, især i de tidlige stadier af et projekt. Men at indsamle data og opsummere dem klart og kortfattet er ChatGPTs ekspertise. Det, der tager mig timer, vil tage sekunder med AI!

Opret øjeblikkeligt møderesuméer og handlingspunkter

Som projektleder (eller enhver ekstern professionel, egentlig) har du højst sandsynligt lange, tilbagevendende møder. Afhængigt af dit projektarbejde kan dette være mellem 5 og 10 timer om ugen. Dette inkluderer ikke den tid, du bruger på at forberede mødet og dokumentere det efter.
Sådan bruger jeg ChatGPT til at hjælpe mig med at spare tid til enhver form for møde:

Sørg for, at jeg optager opkaldet og genererer en fuld transskriptionsfil.
Kopiér og indsæt transskriptionen på ChatGPT.
Uddrag oversigterne og handlingspunkterne.

At læse transskriptionen manuelt og tage de vigtigste ting ud tager mig normalt 30 minutter. Men med ChatGPT tager dette 30 sekunder eller mindre. Læs, hvordan du bruger ChatGPT med Zoom eller Google Meet-udskrifter for en trin-for-trin guide.

ChatGPT fungerer godt, men som du kan se, er manuelt arbejde stadig involveret: kopiering og indsættelse af transskriptionen og brug af prompter til at udtrække det, du vil have.
Den nemmeste og hurtigste måde at gøre dette på er at bruge Tactiq. Tactiq er et transskriptionsværktøj i realtid til Zoom, Microsoft Teams og Google Meet. Men det mest fantastiske er, at GPT3 (ChatGPTs under-the-hood-teknologi) er integreret i Tactiq. Det betyder, at du øjeblikkeligt kan generere resuméer, handlingspunkter og dagsordener.
Sådan prøver du Tactiq:

Installer Tactiq gratis på Google Chrome.
Forbind Zoom, Google Meet eller Teams under Integrationer.
Deltag i dit opkald som normalt.
Efter opkaldet modtager du en e-mail med et link til din transskription.

Når du har transskriptionen, skal du klikke på "Generer AI-oversigt."

Tactiq ChatGPT mødeoversigt

Og voila! Du får et letlæst og meget præcist resumé. Du kan også generere handlingspunkterne med navnene på deltagerne.

Og hvis du skal planlægge endnu et møde, foreslår Tactiq de næste dagsordenspunkter. Du kan nemt slette dem, du ikke har brug for.

Denne metode er perfekt til opkald som...

1-1 møder
Kickoff opkald
Planlægning af opkald
Daglige standups

…og mere. Når du har transskriptionen, kan du gøre den til andet indhold ved hjælp af ChatGPT. Du kan for eksempel gøre det til et planlægningsdokument eller for at kickstarte din research.

Fremskynd brainstorming og forskningsproces

En anden tidskrævende opgave for projektledere er brainstorming og research. Afhængigt af projektets omfang kan det tage alt fra 30 minutter til 3 timer. For eksempel, at planlægge en indholdskalender i 3 måneder tager mig et par dage.

Sådan bruger jeg ChatGPT til brainstorming og forskning:

Læs mere:Hvad er token-grænsen for ChatGPT 3.5 og ChatGPT 4?

Jeg sætter et specifikt mål for hver session.
Jeg stiller spørgsmål ud fra målet.
Jeg bruger indledende svar til at lave mere forskning.

For eksempel går mit seneste marketingprojekt ud på at finde ud af den primære målgruppe at fokusere på. Kunden ønsker at fokusere på højindkomstbyer tættere på sin tidszone.
Så jeg bad ChatGPT om at liste de bedste byer, der har brug for livscoaching, som er tættere på Danmarks tidszone. Her er svaret:

Som du kan se, gav det et virkelig specifikt svar baseret på, hvad jeg havde brug for. Det indsnævrer også de byer, som jeg skal forske mere i.

Hjælp med at oprette og dokumentere procedurer

Oprettelse og dokumentation af procedurer er afgørende for at sikre et projekts succes. Processen kan dog være tidskrævende og overvældende, især når man administrerer flere projekter samtidigt. Det er her, ChatGPT kommer til nytte.

Det kan:

Strømline procedureoprettelse med det foreslåede format, tone, struktur, skabeloner og eksempler.
Sikre konsistens i procedureformat og tone.
Forenkle sproget for bedre forståelse.

Oprettelse af procedurer fungerer godt, hvis du allerede har det indledende indhold. For eksempel, i et projekt, jeg arbejder på, forvandler vi en livestream-udskrift til et blogindlæg. Jeg lavede en procedure, der tager 30 minutter. Udført manuelt, det tager mere end 3 timer!
Her er en af de prompter, jeg har brugt:

Brug af ChatGPT kan hjælpe med at fremskynde processen med at nedskrive procedurer. Nogle gange er alt hvad du behøver, punkter i dine ideer. ChatGPT vil klare resten af skrivningen.

Omskriv statusopdateringer

Endelig bruger projektledere deres tid på at opdatere interessenter om status for projekterne. At skrive opdateringer fra bunden kan være nervepirrende. Eller du ender med at skrive en meget lang opdatering!

Statusopdateringer skal være klare og præcise.

Med ChatGPT kan du:

Bed den om at omskrive en lang opdatering til korte uddrag.
Skriv opdateringerne i en anden tone eller skrivestil.
Opsummer en lang rapport og forvandl den til en kort statusopdatering.

Du kan stort set omskrive alt, hvad du vil, fra e-mails til opslag på sociale medier til brugerhistorier.

ChatGPT Use Cases er ubegrænsede

Disse arbejdsgange kan give dig flere ideer til dine egne use cases og arbejdsgange som projektleder. Selvom du kan opnå hvad som helst i ChatGPT, kan du altid stole på værktøjer som Tactiq med en indbygget ChatGPT-integration. Med disse værktøjer kan du forenkle, strømline og fremskynde arbejdsgange. På denne måde kan du fokusere på opgaver på højt niveau og frigøre mere tid i din arbejdsdag.