Was sind Besprechungsnotizen? Wie man sie richtig nutzt

Haben Sie schon einmal ein komplettes Meeting beendet und dann gemerkt, dass Sie vergessen haben, wer was bis wann erledigt? Gute Besprechungsnotizen halten alle auf dem Laufenden und halten wichtige Punkte und nächste Schritte klar fest. Allerdings verwechseln viele Teams Besprechungsnotizen mit formellen Protokollen oder haben Schwierigkeiten, sie für zukünftige Referenzzwecke nützlich zu machen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Besprechungsnotizen sind, wie sie sich von der offiziellen Dokumentation unterscheiden und wie Sie Ihren Notizenprozess auf einfache Weise verbessern können.

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Besprechungsnotizen

Besprechungsnotizen sind praktische Zusammenfassungen, die die wichtigsten Punkte und wichtigen Details einer Besprechung festhalten. Sie tragen dazu bei, dass alle über Entscheidungen, Diskussionen und Aktionspunkte auf dem gleichen Stand bleiben. Im Gegensatz zu juristischen oder formellen Dokumenten dienen Besprechungsnotizen als informelle, leicht nachzuschlagende Momentaufnahme des Geschehens – ideal für schnelle Check-ins oder wiederkehrende Besprechungen.

Normalerweise kümmert sich ein bestimmter Protokollführer um das Verfassen von Besprechungsnotizen während oder unmittelbar nach der Sitzung. Dies kann der Organisator des Meetings oder ein anderes Teammitglied sein, das sich mit Notizen vertraut macht. Die Notizen werden dann umgehend an alle Besprechungsteilnehmer weitergegeben, sodass jeder informiert und verantwortlich bleiben kann.

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Besprechungsnotizen vs. Protokolle: Was ist der Unterschied?

Teams verwechseln oft, was Besprechungsprotokolle und Notizen sind, aber jedes dient einem bestimmten Zweck. Im Gegensatz zu Besprechungsnotizen handelt es sich bei Besprechungsprotokollen um formelle Aufzeichnungen, in denen detaillierte Diskussionen für Geschäftsbesprechungen oder wichtige Unternehmensentscheidungen festgehalten werden. Sie werden strukturiert, archiviert und manchmal als offizielle Dokumentation oder sogar als Rechtsdokument behandelt.

Auf der anderen Seite sind Besprechungsnotizen informell und praktisch. Sie werden normalerweise nicht offiziell archiviert und dienen auch nicht als offizielle Aufzeichnung. Beim Vergleich von Protokollen und Notizen liegt der Hauptunterschied darinFormalität,Detailebene, Undwie die Informationen später verwendet werden.

Wenn es um hochriskante oder regulierte Diskussionen geht, sind Protokolle erforderlich. Wenn Sie jedoch etwas Schnelles und Klares für die täglichen Arbeitsabläufe Ihres Teams benötigen, sind Besprechungsnotizen die richtige Wahl.

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So machen Sie Besprechungsnotizen effektiv

Sehen wir uns an, wie Sie Ihre Notizen effektiver gestalten können.

Manuelle vs. KI-Notizen

Heutzutage gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, wie Teams mit Notizen umgehen: manuell und KI-gestützte.

Manuelles Notierenbedeutet, dass jemand wichtige Punkte während des Meetings handschriftlich aufzeichnet oder direkt in ein Dokument eintippt. Es erfordert ausgeprägte Fähigkeiten im Notizenmachen und eine gute Konzentration. Der Vorteil? Sie kontrollieren genau, was erfasst wird. Der Nachteil? Es kann ablenkend sein und leicht dazu führen, dass Details übersehen werden.

EinKI-Notizen machen Werkzeugtranskribiert Gespräche automatisch und hebt Aktionselemente hervor. Dadurch kann sich Ihr Team auf die Diskussion konzentrieren, ohne dass kritische Punkte übersehen werden.

Was in Besprechungsnotizen enthalten sein sollte

Effektive Besprechungsnotizen sollten klar und zielgerichtet sein und die richtigen Informationen enthalten. Sie sollten den Gesprächsfluss widerspiegeln und sich häufig an der Tagesordnung der Besprechung orientieren. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schlüsselelemente einbeziehen:

Datum und Besprechungsteilnehmer
- Notieren Sie immer das Datum der Besprechung und listen Sie alle Besprechungsteilnehmer auf. Dies bietet einen Kontext für zukünftige Referenzen und erleichtert die Nachverfolgung, wer an der Konversation beteiligt war. Dies ist besonders hilfreich bei wiederkehrenden Besprechungen oder bei der späteren Nachbereitung.
Wichtige Themen besprochen
- Fassen Sie die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen, ohne alles Wort für Wort aufzuschreiben. Verwenden Sie kurze Sätze oder Aufzählungspunkte, um den Kern jedes Themas zu erfassen. Dies hilft dem Team, auf dem Laufenden zu bleiben und die Diskussion bei Bedarf schnell wieder aufzunehmen.
Entscheidungen getroffen
- Die Dokumentation von Entscheidungen ist von entscheidender Bedeutung. Dies sind die Ergebnisse, die Projekte voranbringen. Ganz gleich, ob es um die Auswahl eines Anbieters, die Aktualisierung eines Zeitplans oder die Genehmigung eines Angebots geht: Durch das Notieren von Entscheidungen erhalten alle ein gemeinsames Verständnis darüber, was vereinbart wurde.
Aktionselemente mit Eigentümern und Fälligkeitsterminen
- Einer der wertvollsten Aspekte beim Verfassen guter Besprechungsnotizen ist die Zuweisung klarer nächster Schritte. Zu jedem Aktionspunkt sollte gehören, was getan werden muss, wer dafür verantwortlich ist und wann die Aktion fällig ist. Diese Verantwortung hilft den Teams, ihre Ziele zu erreichen.

Zusammengenommen machen diese Elemente Ihre Notizen zu einem praktischen Teil der Besprechungsdokumentation – nicht nur zu einer Aufzeichnung dessen, was gesagt wurde, sondern zu einem Hilfsmittel, um zu steuern, was als Nächstes geschieht.

Best Practices für saubere Notizen

Selbst die besten Informationen können verloren gehen, wenn sie in langen Absätzen oder verstreuten Details versinken. Verwenden Sie diese Tipps, damit Ihre Notizen leicht lesbar und benutzerfreundlich sind:

Verwenden Sie Aufzählungspunkte:Listen erleichtern die Suche nach wichtigen Punkten und vermeiden lange Textblöcke.
Halten Sie es einfach:Versuchen Sie nicht, jedes Wort zu erfassen. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Details, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten. Kurze, direkte Sätze funktionieren am besten.
Machen Sie sich in Echtzeit oder direkt nach dem Meeting Notizen:Je früher Sie sie schreiben, desto aktueller sind die Informationen. Wenn man zu lange wartet, kann es passieren, dass kleine, aber entscheidende Punkte vergessen werden.
Teilen Sie Notizen zeitnah:Senden Sie kurz nach der Besprechung Notizen, damit die Teammitglieder vor der nächsten Besprechung Maßnahmen ergreifen können. Verspätete Notizen werden oft ignoriert oder im Posteingang vergraben.

Gute Besprechungsnotizen müssen nicht perfekt sein; Sie müssen nur nützlich sein. Ziel ist es, einen gemeinsamen Bezugspunkt zu schaffen, der klar, umsetzbar und für alle leicht verständlich ist. Wenn Sie sich auf Klarheit statt auf Details konzentrieren, wird Ihr Team die Notizen tatsächlich nutzen, und das macht sie effektiv.

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Wie Tactiq das Notieren intelligenter macht

Wenn Sie KI bereits zum Notieren nutzen, wissen Sie, wie hilfreich sie bei geschäftigen Besprechungen sein kann. Tactiq ist ein KI-Tool, das Gespräche während virtueller Meetings aufzeichnet, Aktionspunkte und Entscheidungen hervorhebt und es einfacher macht, den Überblick darüber zu behalten, was Ihr Team besprochen hat, ohne während des Anrufs den Fokus zu verlieren.

Transkribieren und fassen Sie in Echtzeit zusammen.
- Tactiq bietet Live-Transkription und Zusammenfassungen während Besprechungen in Microsoft Teams, Google Meet und Zoom, sodass Sie engagiert bleiben können, ohne alles aufschreiben zu müssen.
Ziehen Sie Aktionspunkte und Entscheidungen mit Eingabeaufforderungen fest.
- Heben Sie wichtige Punkte, Entscheidungen und Aufgaben ganz einfach hervor, indem Sie Tactiq AI nach benutzerdefinierten Eingabeaufforderungen fragen. Sie müssen sich danach nicht mehr durch lange Notizen wühlen.
Durchsuchen Sie Notizen nach Stichwort oder Sprecher.
- Finden Sie schnell vergangene Gespräche oder Details, indem Sie einfach Schlüsselwörter oder den Namen eines Teammitglieds eingeben.
Integrieren Sie es mit anderen Tools wie Notion.
- Synchronisieren Sie Besprechungsnotizen automatisch mit Ihren bevorzugten Produktivitäts-Apps, sodass alle Notizen und Aufgaben Ihres Teams an einem Ort organisiert sind.

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FAQs

Was sind Besprechungsnotizen?

Besprechungsnotizen sind informelle Zusammenfassungen wichtiger Diskussionen, Entscheidungen und nächster Schritte. Sie helfen den Teammitgliedern, auf dem Laufenden zu bleiben, und sind für zukünftige Referenzzwecke nützlich.

Wie unterscheiden sich Besprechungsnotizen von Protokollen?

Sitzungsprotokolle sind formelle Dokumentationen, die in Situationen wie Vorstandssitzungen verwendet werden. Notizen sind weniger strukturiert und praktischer für den täglichen Teamgebrauch.

Welche Vorteile haben Besprechungsnotizen?

Sie halten die Teammitglieder auf dem gleichen Stand, klären die Verantwortlichkeiten und machen es einfach, wichtige Details nach einer Besprechung noch einmal durchzugehen.

Was ist ein anderer Name für Besprechungsnotizen?

Sie werden sie möglicherweise als Besprechungsrückblicke, Zusammenfassungen oder Diskussionsnotizen bezeichnen – insbesondere bei gelegentlichen oder wiederkehrenden Besprechungen.

Was ist eine Zusammenfassung einer Besprechungsnotiz?

Es handelt sich um einen kurzen Überblick über die wichtigsten Erkenntnisse, Entscheidungen und Aktionspunkte, die während des Notizenprozesses erfasst wurden.

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Zusammenfassung

Besprechungsnotizen sind unerlässlich, um wichtige Diskussionen festzuhalten, Entscheidungen zu klären und Ihr Team zwischen Besprechungen auf dem Laufenden zu halten. Ganz gleich, ob Sie sie manuell aufschreiben oder KI nutzen, um die Arbeit zu erleichtern – gute Besprechungsnotizen verwandeln Gespräche in Taten.

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Siehe auch:ChatGPT für MS Teams: So erstellen Sie Besprechungsnotizen