Hogyan racionalizálja az AI a projektek eredményét

Ön projektmenedzser, aki több leszállítást is kezel? Vagy egy olyan csapat tagja, amely különböző projekteredményeket készít a legfontosabb érdekelt felek számára? Ha valaha is elárasztják a projektmenedzsment feladatait, a mesterséges intelligencia minden bizonnyal segíthet a munkateher csökkentésében!

Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan használhatja a mesterséges intelligencia eszközöket a projektek eredményeinek egyszerűsítésére és a projekt sikeres megvalósítására.

‍

Mik azok a projektteljesítmények?

A projektteljesítmények egy átfogó projekt eredményeire vonatkoznak. A kézzelfogható eredmények a projektfeladatokhoz létrehozott fizikai vagy digitális kimenetek, beleértve:

• Kézikönyvek vagy jelentések
• Egy új szoftver
• Weboldal prototípusa

Az immateriális projektteljesítmények nem fizikai kimenetek vagy mért koncepciók vagy eredmények, mint például:

• Fokozott márka ismertség
• Képzési programok
• Az alkalmazottak bevonása új alkalmazásba vagy platformba

A projekt mérföldköve és a teljesítés megkülönböztetése elengedhetetlen a hatékony projektmenedzsmenthez. A projekt mérföldkövei jelentős eredmények, amelyek a projekt befejezéséhez vezetnek.

Ugyanakkor a belső és külső projektteljesítmények közötti különbség megismerése segít a csapatoknak jobban megérteni feladataikat. A belső szállítmányok kielégítik a projektcsapat igényeit. Másrészt a külső leszállítandó termékek a projekt végső követelményei, amelyeket meg kell osztani a releváns érdekelt felekkel, ügyfelekkel vagy végfelhasználókkal.

Például egy webhelyindítási projekttervben a belső mérföldkő a webhely elindítása, míg a belső teljesítmény a webhely tervezésének jóváhagyása.

‍

Melyek az öt kulcsfontosságú projektteljesítmény?

A világos projekttervek különbséget tehetnek a projekt sikertelensége és sikere között. Az alábbiakban öt fontos projektteljesítmény található, amelyekre összpontosítania kell.

Indító találkozó

Az indító értekezletek meghatározzák a teljes projekt alaphangját, segítve a hatékony projekt ütemezését és a legfontosabb eredményeket. A kezdő megbeszélés során a csapatok megosztják egymással ötleteiket, hogy véglegesítsék a projekt végrehajtásának részleteit és kezeljék az érdekelt felek elvárásait.

A Kickoff Meeting egy fontos megvalósítandó projekt

Projektterv

A projektterv egy ütemterv, amely végigvezeti csapatát a projekt során. Felvázolja a projekt működőképes ütemtervét, a feladatokat és az erőforrásokat, amelyek segítenek nyomon követni a projekt előrehaladását.

Kommunikációs terv

A kommunikációs terv fontos projektteljesítmény, mivel részletezi, hogy a csapat tagjai hogyan osztják meg az információkat, kategorizálják a belső és külső érintetteket, és felsorolják az egyes projektek mérföldkövei kezelésére használt csatornákat. Az egyik használható csatorna azLaza, egy felhő alapú kommunikációs platform, ahol a csapatok megoszthatják a feladatfrissítéseket.

Találkozói jegyzetek

Az értekezlet jegyzetei minden beszélgetésben fontos részleteket, napirendet és teendőket rögzítenek. Az AI átírási eszközök, például a Tactiq segítségével valós időben készíthet feljegyzéseket és összefoglalókat, így jobban összpontosíthat az értekezletek során folytatott megbeszélések meghallgatására.

Teljesítményjelentések

A teljesítményjelentések betekintést nyújtanak a csapatok fejlődésébe, és segítenek a projekt adatvezérelt stratégiáinak és döntéseinek értékelésében. Projektmenedzserként a teljesítményjelentéseket referenciadokumentumnak tekintheti a projekteredmények hatékony nyomon követésében. Például egy webhely indításakor a teljesítményjelentés tartalmazza a kezdőlap oldalmegtekintéseinek számát.

‍

Hogyan kezeljük a projektek teljesítését?

A munkalebontási struktúra (WBS) megvalósítása a projektmenedzsmentben egyértelműen meghatározza a projekt leszállítandó eredményeit, és gyakorlati projektnaptárakat állít be, amelyeket a csapattagok követhetnek. Íme néhány tipp, amelyek segítségével hatékonyabban kezelheti az eredményeket:

Határozzon meg világos projektteljesítményeket.

A projektteljesítmények egyértelműen meghatározott meghatározása lehetővé teszi a fontos célok és feladatok azonosítását, valamint a csapattagokhoz való hozzárendelését. Például egy weboldalfejlesztési projektben egyértelmű projektteljesítmény lehet egy teljesen működőképes honlap reszponzív dizájnnal, interaktív elemekkel és optimális teljesítménnyel a különböző eszközökön.

Sorolja fel a SMART-célokat.

Ha egyértelmű lesz a teljesítendő, könnyen felsorolhatja az elérhető projektcélokat. Alkalmazza a SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant és Time-bound) megközelítést annak biztosítására, hogy a szolgáltatások és a termékteljesítmények hatékonyan és időben készüljenek el.

‍

Ahelyett, hogy olyan homályos célt sorolna fel, mint például „Az ügyfelek elégedettségének javítása”, mondhatja azt, hogy „két hónapon belül valósítson meg egy élő csevegési funkciót a webhelyen, hogy valós időben válaszoljon az ügyfelek kérdéseire.”

Bontsa le a projektet mérföldkövekre.

Ossza fel projektjét kisebb, kezelhető mérföldkövekre a kulcsfontosságú eredményekkel, hogy egyszerűsítse az előrehaladás nyomon követését, azonosítsa a problémákat, és növelje a csapatok motivációját. A szoftverfejlesztésben a projekt mérföldköve lehet a felhasználói felület kialakításának befejezése vagy a szoftver háttérszolgáltatásának fejlesztése.

Kérje meg a releváns érdekelt felek visszajelzéseit.

Vonja be az érdekelt feleket a projekteredmények meghatározásába és érvényesítésébe, hogy szükség szerint összehangolja és módosítsa azokat. Például egy marketingkampányprojektben megkérheti a célközönség képviselőit, hogy nézzék át és adjanak visszajelzést a kampányanyagokról, mielőtt véglegesítenék és elindítanák azokat.

Használjon projektmenedzsment eszközöket

A projektmenedzsment szoftver használata elősegíti az időhatékonyságot és az elszámoltathatóságot a csapattagok között, és egyszerűsíti a projekteredmények nyomon követését. Különféle platformok, mint plAsanavagyKattintson a Fel gombralehetővé teszi a csapatok számára feladattáblák létrehozását, szerepek és felelősségek kiosztását, határidők meghatározását és a projektteljesítmények megjelenítését.

Az olyan kommunikációs csatornák, mint a ClickUp, növelik a projektmenedzsment hatékonyságát

‍

Nézze meg közelebbről a projektteljesítmények példáit

A projektteljesítmények jobb megjelenítése és megértése érdekében nézzük meg a Cindy’s Cake Haven nevű cukrászda honlapjának elindításának mintaprojekttervének összefoglalóját.

Mintawebhelyoldal egy cukrászdához

A projekt célja egy weboldal létrehozása, amely növeli a cukrászda online jelenlétét, és több vásárlót vonz be. A webhely elindítása után a Cindy’s Cake Haven a következőket szeretné:

• hat hónapon belül 20%-kal növeli az eladásokat.
• pozitív közösségi média interakciókat teremteni.
• magas SEO helyezést elérni.
• minimális nehézséggel működtetni az oldalt.

Marketing és fejlesztő csapatok vesznek részt ebben a projektben, és projektmenedzsment eszközöket használnak a kommunikációhoz és az együttműködéshez a projekt befejezéséig. A cikk következő részében mindkét csapat konkrét mérföldköveit és projektteljesítményeit tárgyaljuk.

Marketingcsapat: Példák projektteljesítményekre

A marketingcsapat fontos szerepet játszik egy webhely-indító projektben, mivel piackutatást végez, vonzó tartalmat készít, és digitális marketingstratégiákat valósít meg.

A marketingcsapat kezeli a projektek teljesítését a webhelyindításhoz

Az alábbiakban bemutatunk néhány példát a Cindy's Cake Haven webhelyének elindítását végző marketingcsapat projektteljesítményeire.

További információ:ChatGPT Project vs. Claude Project: melyik a jobb?

A projekt 1. mérföldköve: A weboldal bevezetése előtti előkészületek

• Weboldal tartalmának vázlata.A projekt egyik eredménye ehhez a mérföldkőhöz egy webhelytartalom-vázlat, amely magában foglalja a legfontosabb webhelyoldalakat és a márkaüzeneteket.
• SEO stratégia tervezet.A marketingcsapat elkészíti a keresőoptimalizálás (SEO) előzetes tervet, amely meghatározza a célkulcsszavakat, metacímkéket és egyéb oldaloptimalizálási elemeket.
• Tartalomkészítés ütemezése.Egy másik projektteljesítmény egy tartalomkészítési idővonal, ahol a marketingcsapat cikk- és vizuális tartalommal kapcsolatos feladatokat ad.

2. projekt mérföldkő: Weboldal elindítása

• Marketing biztosíték.Ennek a projektnek a mérföldkövének egyik legfontosabb eredménye a webhelyen megjelenő promóciós anyagok és közlemények, beleértve a sajtóközleményeket is, amelyek izgalmat keltenek és forgalmat irányítanak az új webhelyre.
• Monitoring és visszajelzési jelentés.A marketingcsapat valós idejű megfigyelő eszközöket és csatornákat fog bevezetni a felhasználói visszajelzések rögzítéséhez és jelentésben történő összeállításához. A jelentés célja, hogy azonnal kezelje az ügyfelek problémáit, és betekintést nyerjen a webhely jövőbeli fejlesztéseihez.

3. projekt mérföldkő: Marketingkampány indul

• Kampány stratégia.Ennek a mérföldkőnek a kulcsfontosságú eredménye egy átfogó marketingkampány-stratégia, beleértve az online és offline csatornákat a közönség elérésének maximalizálása érdekében.
• A közösségi média aktiválása.A weboldal indításának marketingkampányának részeként a marketingcsapatközösségi média kampányok kezeléseés vegyen részt a közönséggel, hogy nyüzsgést keltsen a cukrászda és termékei körül.
• E-mail marketing terjesztés.Egy másik cél egy e-mailes marketing kampány elindítása, amely a cukrászda jelenlegi vásárlóit és e-mail-előfizetőit tájékoztatja új webhelyéről. A kampány sikerének biztosítása érdekében gondosan ügyeljenemail kézbesíthetőségelengedhetetlen.
• Teljesítménymutatók beállítása.Ez a projektteljesítmény kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI) fog meghatározni ésbeágyazott elemző eszközöka marketingkampány hatékonyságának mérésére. A kulcsfontosságú mutatók magukban foglalhatják az oldalmegtekintéseket, a közösségi média elköteleződését, az értékesítéseket és a havi adatokatbevételt.

4. projekt mérföldkő: Indítás utáni értékelő jelentés

• Analitikai elemzés.Ez a projektteljesítmény segít a marketingcsapatnak felmérni a webhely teljesítményét, a felhasználói elköteleződést és a konverziós arányokat.
• Visszajelzés összeállítás.A marketingcsapat összeállítja és elemzi a felhasználói visszajelzéseket és véleményeket, hogy megértse a közönség reakcióját az üzlet új webhelyére.
• Marketing ROI felmérés.Ez a projektteljesítmény lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy értékeljék a marketingkampány befektetésarányos megtérülését (ROI), összehasonlítva a tényleges eredményeket a KPI-kkel.
• Javaslatok a javításhoz.A marketingcsapat ajánlási jelentést készít, amely felvázolja a jövőbeni marketing erőfeszítéseket, a webhelyfejlesztéseket és az általános márkastratégia módosításait.

Fejlesztői csapat: Példák a projektek teljesítésére

A webhelyindítási projektek fejlesztőcsapatai létrehozzák a webhely fő funkcióit, biztosítva a zökkenőmentes felhasználói élményt és a megfelelő biztonsági intézkedéseket. Íme néhány projektteljesítmény a Cindy's Cake Haven webhely elindításának fejlesztőcsapatának:

1. projekt mérföldkő: Weboldal tervezés

• Koncepció tervez.A tervezőcsapat több weboldal tervezési koncepciót mutat be, amelyek vizuális elemeket tartalmaznak a márka irányelveihez és a cukrászda preferenciáihoz igazodva.
• Visszajelzés integráció.Egy másik projektteljesítmény az érdekelt felek visszajelzéseinek összeállítása, amelyet beépítenek a webhely kialakításába.
• A weboldal végleges kialakításának jóváhagyása.Ennek a mérföldkőnek a legfontosabb megvalósítandó projektje a végleges webhelyterv jóváhagyása. Ezt követően a csapat felkészül az oldal tényleges fejlesztésére.

A fejlesztőcsapat kezeli a projekt-leszállításokat a webhelyindításhoz

2. projekt mérföldkő: Weboldal fejlesztés és tesztelés

• Front-end fejlesztés.Ennél a projektteljesítménynél a fejlesztőcsapat a jóváhagyott terveket funkcionális előtér-funkciókká alakítja, így biztosítva, hogy a webhely reagáljon a különböző eszközökön.
• Háttérfejlesztés.A fejlesztőcsapat ezután erős háttérrendszereket épít a webhelyek funkcionalitásának támogatására, integrálva a felhasználói hitelesítést, az adatbáziskezelést és a tartalomszolgáltatási funkciókat.
• Folyamatos tesztelés.Egy másik kulcsfontosságú termékteljesítmény a tesztek elvégzése a fejlesztési folyamat során. Ide tartozik az egységtesztelés, az integrációs tesztelés,böngésző teszteléseés felhasználói elfogadási teszt, hogy azonosítsa és megoldja a problémákat a webhely elindítása előtt.
• Hibakövetés és -feloldás.A fejlesztőcsapat emellett létrehoz egy rendszert a hibák nyomon követésére és megoldására, hogy egy kidolgozott, hibamentes webhelyet biztosítson.

3. projekt mérföldkő: Weboldal elindítása

• Weboldal telepítése.A webhely fejlesztése és tesztelése után itt az ideje, hogy életbe lépjen. A fejlesztőcsapat egyik feladata ennél a projektteljesítésnél, hogy minimalizálja a helyszíni leállásokat és fennakadásokat.
• Teljesítmény optimalizálás.A fejlesztőcsapat tagjai finomhangolják a webhely teljesítményét a betöltési idők, a szerver válaszának és az általános felhasználói élmény optimalizálásával.
• Helyezzen biztonsági intézkedéseket.Egy másik fontos eredmény a biztonsági intézkedések bevezetése a webhelyen, beleértve az SSL-tanúsítványt és az adattitkosítást, a felhasználói információk védelme és a potenciális fenyegetések elleni védelem érdekében.
• Indítsa el az érvényesítést.A csapat elvégzi a végső érvényesítési folyamatot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden funkció a rendeltetésszerűen működik.

4. projekt mérföldkő: Indítás utáni támogatás

• Felügyelet és karbantartás.A fejlesztőcsapat monitoring eszközöket vezet be és létrehozwebelemző jelentésa webhely teljesítményének nyomon követésére és az indítás után esetlegesen felmerülő problémák megoldására.
• Felhasználói támogatási rendszer.A projekt másik eredménye egy felhasználói támogatási rendszer kifejlesztése, beleértve a GYIK-et, a chat-támogatást és a jegyértékesítést, hogy segítse a felhasználókat kérdésekkel és problémákkal kapcsolatban.
• Szoftverfrissítések és javítások.A fejlesztőcsapat tagjai rendszeresen frissítik a webhely szoftverét, és javításokat alkalmaznak a sebezhetőségek kiküszöbölésére és az általános teljesítmény javítására.
• Dokumentáció.A projekt egyik végső eredménye a webhely szerkezetének, kódbázisának és karbantartási eljárásainak dokumentációja a jövőbeni frissítésekhez és hibaelhárításhoz.

A webhely-indítási projekt menedzselése elsöprő erejű lehet a különböző projektteljesítmények miatt. Most azonban az AI-alapú eszközöknek köszönhetően a projekteredmények megszervezése egyszerű és szórakoztató, mindössze néhány kattintással.

‍

A mesterséges intelligencia kihasználása Jira jegyek és összefoglalók írására a találkozó után

A mesterséges intelligencia erejének kihasználása a projekteredményekben javítja a csapat hatékonyságát és a kommunikációt, csökkenti a kézi munkaterhelést, és mindenkit tájékozódhat a projekt előrehaladásáról és prioritásairól.

Az eredmények kezelésében az AI-eszközök meg tudják oldani a nehézségeket, különösen a Jira jegyek létrehozásakor és a megbeszélés utáni megbeszélések összegzésekor. A mesterséges intelligencia a következőképpen egyszerűsítheti ezeket a feladatokat:

• Automatizálja a Jira jegyek generálását.Az AI elemzi a kódtárolást, és automatikusan észleli a lehetséges hibákat vagy problémákat. Ez leegyszerűsíti a létrehozásátJira jegyek, így több időt takaríthat meg, és biztosítja a problémák gyors megoldását.
• Kategorizálja a Jira jegyeket.Az AI eszközök intelligensen kategorizálják a Jira jegyeket. A vita kontextusának és tartalmának megértésével az AI megfelelő kategóriákat és címkéket rendel a jegyekhez, elősegítve ezzel a csapatok hatékony rangsorolását.
• Automatizálja az interjúk és találkozók átírását.Az AI-alapú eszközök, mint például a Tactiq, azonnal átírják az interjúkat vagy a projektterv megbeszéléseiről készült felvételeket. Az átírás pontos értekezlet-összefoglalókat, feljegyzéseket és műveleti elemeket generálhat.
• Hatékonyan osztja ki a feladatokat.A feladatok kiosztása nagy projektekben fárasztó lehet, de az AI leegyszerűsíti a folyamatot. Az AI-eszközök a projektkövetelmények, a csapattagok készségeinek és a korábbi teljesítményadatok elemzésével oszthatnak ki feladatokat, biztosítva a stratégiai elosztást és növelve a termelékenységet.

‍

A mesterséges intelligencia szerepe a projektek teljesítéséhez szükséges megjegyzések strukturálásában

A Tactiq az Ön új legjobb barátja, amikor több projekthez szóló értekezlet-jegyzeteket szerkeszt. Segítségével megtervezheti a projekt eredményeit, azonosíthatja a fontos projektmenedzsment tevékenységeket, és meghatározhatja a csapat által elért eredményeket. A Tactiq ingyenesen letölthető aChrome Internetes áruházés azonnal megjelenik, amint elkezdi a találkozót!

A Tactiq letöltése a Chrome Internetes áruházból

Az alábbiakban a Tactiq néhány kulcsfontosságú funkciója található, amelyek segíthetnek a projektek teljesítésének egyszerűsítésében.

Találkozói átiratok és kiemelések

A Tactiq precíz értekezlet-átiratokat készít, amelyek rögzítik a projekttalálkozókon megbeszéléseket és döntéseket. Ez különösen fontos az összetett projektteljesítmények esetében, így biztosítva, hogy minden részlet pontosan rögzítésre kerüljön.

A Tactiq azonnal létrehozza az értekezlet-átiratokat

Találkozók összefoglalói és jegyzetei

A Tactiq növeli a termelékenységet azáltal, hogy automatikusan generál tömör összefoglalókat és feljegyzéseket. A projektcsapatok könnyedén hozzáférhetnek a jól szervezett összefoglalókhoz, így az érintett érdekelt feleket tájékoztatják, és a projekt kulcsfontosságú részleteire összpontosíthatnak anélkül, hogy hosszas értekezlet-felvételeken mennének keresztül.

A Tactiq valós időben jegyzeteket készít

AI találkozó készletek

A Tactiq egyik nagyszerű funkciója az AI Meeting Kits, amely az értekezlet részleteit használja fel, hogy automatizált értekezlet-jegyzeteket készítsen a projekteredményekhez, beleértve a műveleteket és a projekt idővonalait.

Használja a Tactiq AI Meeting Kit-jét a projektek teljesítésének nyomon követésére

Tegyen fel egy kérdést

A Tactiq Ask a Question funkciójának használatával a csapatok és a projektmenedzserek fontos információkat nyerhetnek ki a beszélgetésekből. Ez akkor hasznos, ha szeretné felsorolni az értekezletek során megvitatott projekteredményeket. Az alábbi példában a projektmenedzser a december hónapra teljesítendő projektteljesítményeket kérte.

A projektmenedzserek használhatják a Tactiq Kérdezzen funkcióját

{{rt_cta_ai-convenience}}

Projektsiker elérése a Tactiq segítségével

Összefoglalva, a projektmenedzsment elsajátítása megköveteli a projekteredmények alapos megértését és hatékony kezelését. A mesterséges intelligencia eszközök, például a Tactiq használata előrébb helyezi Önt, mivel leegyszerűsíti a jegyzetelést az eredményekhez, hogy biztosítsa a jövőbeli projektek sikerét.