10の理由、なぜユーザーはデバイスや他のメディアに不可欠な電子メールをアーカイブする必要があるのですか？

このチュートリアルでは、ユーザーがローカルデバイスまたはクラウドなどの他のストレージオプションに必須の電子メールをアーカイブする必要がある理由について説明します。

メールは、重要なメッセージを送信または受信する方法ではなくなりました。彼らはそれ以上に進化しました。今日の時代には、電子メールは重要な情報と記憶のリポジトリになるため、メールをアーカイブして、将来のアクセスのために重要な情報が安全であることを確認することが不可欠です。重要なデータのためにサードパーティの部分だけに依存することはできないため、メールのアーカイブを練習することで、データの損失から保護し、生産性を高め、メールボックスをクラッターフリーに維持できます。

重要な電子メールをアーカイブする主な理由

1。データ保護とセキュリティ

電子メールをアーカイブすることは、バックアップコピーを使用することを意味するだけではありません。また、偶発的な削除、システムのクラッシュ、またはサイバー攻撃による重要なメールデータの喪失によって引き起こされる脅威をかわすための高度な一歩を踏み出したことを意味します。アーカイブにより、重要な通信とドキュメントが失われないようにする安全なバックアップを作成します。そのため、特にビジネスの継続性と災害復旧計画のために、メールをアーカイブすることが不可欠です。たとえば、主要な電子メールシステムが失敗した場合、アーカイブされた電子メールにアクセスして、大幅に中断することなく操作を継続することができます。

2。規制コンプライアンス

多くの業界は、少なくとも特定の期間、メールのバックアップを維持する必要があります。そうでない場合、規則に従わなかったため、厳しい法的措置と財政的罰則が請求される可能性があります。したがって、アーカイブメールは、ビジネスが規制要件を満たすのに役立ち、災害の場合に電子メールのバックアップコピーがあります。

3。組織効率

以前に議論した2つの理由とは別に、特にビジネス環境での電子メールのよく組織化されたアーカイブは、過去の通信にアクセスする時が来たときに電子メールアーカイブが迅速な情報検索を可能にし、ビジネスオペレーションを合理化できるため、効率的に作業するのに役立ちます。

例えば、以前の契約または会話を参照する必要がある場合、デートスタンプを使用してアーカイブを使用すると、何千ものメールを通過せずにすぐに見つけることができます。

電子メールアーカイブは、チームコラボレーションのための貴重なリソースを随時証明することもできます。新しいチームメンバーが過去の議論にアクセスして意思決定を行うか、プロジェクトの継続性を確保する必要がある場合、電子メールアーカイブはプロセスを高速化し、最終的に全体的な生産性を向上させます。

さらに、最新の電子メールアーカイブの高度な検索機能により、ユーザーはキーワード、日付、またはその他の基準を提供することにより、数秒で古いメールにアクセスできます。繰り返しますが、これにより時間を節約し、チームの作業効率が向上します。

5。パフォーマンス管理

企業の場合、アーカイブされた電子メールは、従業員のパフォーマンスを評価し、プロジェクトの進捗を追跡し、クライアントのやり取りを文書化できます。これは、プロモーション、パフォーマンスのレビュー、紛争解決に関する情報に基づいた決定を下すのに役立ちます。

6。受信トレイの乱雑なストレージ管理と削減

サーバースペースは、定期的に使用されていないデータを詰めることで無駄にできる個人的なストレージではありません。したがって、企業がストレージコストを節約し、受信トレイクラッターを削減し、サーバー全体のパフォーマンスを向上させるために、アクティブなメールの受信トレイから古いメールを移動することで、必要に応じて断続的にメールアーカイブを行います。

7。回復

アーカイブはバックアップとして機能し、予期しないデータ損失の場合に必須の電子メールを回復しやすくなります。

8。記録保持

多くの場合、電子メールには契約、契約、取引の詳細などの必須レコードが含まれています。アーカイブにより、これらのレコードが将来の参照のために保持されるようになります。

9。個人的な記録と思い出

電子メールは、愛する人との通信など、個人ユーザーにとって感傷的です。アーカイブは、これらの記憶を維持するのに役立ちます。

10。法的証拠

アーカイブされた電子メールは、紛争または調査に重要な証拠を提供する必要がある場合、法的証拠として役立ちます。そうは言っても、よく維持されているメールアーカイブにより、ケースをサポートする歴史的コミュニケーションにアクセスできるようになります。

11。歴史的参照

アーカイブされた電子メールは、通信と決定のタイムラインを提供する歴史的な参照として機能します。これは、研究、監査、または一連のイベントを理解することが不可欠な状況に特に役立ちます。

12。単純化された移行

あるサーバーから別のサーバーまたは場所へのメールサービスの移行は退屈ですが、メールアーカイブを整理することで移行プロセスが簡素化され、比較的簡単になり、移行中に重要な情報が失われないようにします。

メールをアーカイブする方法

ローカルストレージ：最も一般的な方法は、ローカルハードディスクまたはUSBドライブなどの外部メディアにメールを保存することです。この方法により、ユーザーはデータに迅速にアクセスできますが、データ損失のリスクは常に存在します。さらに、リモートアクセシビリティの欠如は、この方法のもう1つの欠点です。
クラウドストレージ：複数の信頼できるクラウドストレージサービスがオンラインで入手できます。これらはアーカイブされた電子メールを保存し、将来の要件に合わせてスケーラビリティオプションを提供できます。リモートアクセス、セキュリティの強化、およびスケーラビリティを提供します。
クライアントアーカイブにメールしてくださいMicrosoft OutlookやMozilla Thunderbirdなどの多くの電子メールクライアントには、プロセスを自動化するアーカイブ機能が組み込まれています。