Hur man infogar en PDF-fil i ett Excel-ark

Genom att bädda in en PDF-fil direkt i ett Excel-ark kan du hålla ihop relaterade dokument, vilket effektiviserar arbetsflöden för uppgifter som kostnadsrapportering, projektdokumentation eller fakturaspårning. Detta tillvägagångssätt eliminerar behovet av att hantera separata filer och säkerställer att allt stödmaterial är tillgängligt från själva kalkylarket.

Infoga en PDF-fil som ett inbäddat objekt i Excel

Steg 1:Stäng PDF-filen du tänker infoga. Att hålla PDF-filen öppen kan förhindra att Excel bäddar in den ordentligt på grund av begränsningar för filåtkomst.

Steg 2:Öppna ditt Excel-kalkylblad och välj kalkylbladet där du vill att PDF-filen ska visas. Klicka på cellen som ska förankra den infogade PDF-filen.

Steg 3:Navigera tillInsertfliken i Excels band. KlickObjectiTextavsnitt. Detta öppnar dialogrutan Objekt.

Steg 4:I dialogrutan byter du tillCreate from Fileflik. KlickBrowseoch välj din PDF-fil. Du kan välja att visa PDF-filen som en ikon genom att markeraDisplay as iconbox, som håller ditt ark snyggt och förhindrar att en stor förhandsvisning tar plats.

Steg 5:För att upprätthålla en aktiv länk till PDF-filen (så att uppdateringar av filen återspeglas i Excel), kontrolleraLink to file. Om du vill att PDF-filen ska bäddas in och förbli oförändrad även om originalfilen flyttas eller tas bort, lämna detta avmarkerat.

Steg 6:KlickOKför att infoga PDF-filen. Objektet visas antingen som en ikon eller som en förhandsvisning av den första sidan, beroende på ditt val.

Steg 7:För att säkerställa att ikonen eller objektet stannar i en enskild cell och flyttar eller ändrar storlek med den, högerklickar du på det infogade objektet, väljerFormat Object, gå tillPropertiesfliken och väljMove and size with cells. Detta håller ditt kalkylblad organiserat, särskilt när du sorterar eller ändrar storlek på rader och kolumner.

Steg 8:Genom att dubbelklicka på den infogade ikonen eller objektet öppnas PDF-filen i din standard-PDF-visare, vilket gör det enkelt att komma åt hela dokumentet utan att lämna Excel.

Bifoga flera PDF-filer eller flersidiga PDF-filer i Excel

Excel visar bara den första sidan i en PDF-fil när den bäddas in som ett objekt. Om du behöver inkludera en flersidig PDF-fil, eller flera PDF-filer, har du några alternativ:

• Bädda in varje PDF separat genom att upprepa insättningsstegen för varje fil.
• För flersidiga PDF-filer, dela upp dokumentet i enstaka sidor med en PDF-redigerare och infoga sedan varje sida individuellt. Observera att detta kan vara tidskrävande och kan belamra ditt kalkylblad.
• Alternativt kan du infoga PDF-filen som en ikon, vilket gör att användare kan öppna hela dokumentet externt för att se alla sidor.

Dessa lösningar tar itu med Excels nuvarande begränsning att endast visa den första sidan med inbäddade PDF-filer. Om du behöver full synlighet på arket för flersidiga dokument, överväg att konvertera PDF-sidorna till bilder och infoga dem som bilder, även om den här metoden offrar PDF-funktionalitet som textval eller sökning.

Mer läsning:Hur man konverterar skärmdump till Excel-ark

Fördelar med att infoga PDF-filer i Excel

Att behålla stöddokument i ditt kalkylblad förbättrar organisationen och sparar tid genom att minska behovet av att söka efter separata filer. Detta tillvägagångssätt är särskilt användbart för:

• Tillhandahålla dokumentation eller kvitton tillsammans med utgiftsrapporter.
• Upprätthålla ett revisionsspår med originaldokument bifogade till relevanta datainmatningar.
• Dela en enda Excel-fil som innehåller all nödvändig information för granskning eller efterlevnad.

När du bäddar in en PDF-fil blir den en del av Excel-filen, vilket säkerställer att mottagarna har tillgång till det bifogade dokumentet utan att behöva den ursprungliga PDF-filen. Detta är särskilt användbart för samarbete och journalföring.

Felsökning och tips

Om du stöter på ett fel när du infogar en PDF kan filen vara i skyddat läge eller ha säkerhetsrestriktioner. Kontrollera PDF-filens säkerhetsinställningar genom att öppna den i Adobe Acrobat och navigera tillFile > Properties > Security. Om begränsningar finns kan du behöva ta bort dem eller begära en olåst version från dokumentägaren.

Tänk på att inbäddade PDF-filer ökar storleken på din Excel-fil, vilket kan påverka prestanda för mycket stora dokument. Dessutom, om du använderLink to filealternativet måste PDF:en vara kvar på sin ursprungliga plats för att länken ska fungera. Inbäddning (utan länkning) är säkrare för att dela filer externt.

För redigerbart eller kopierbart PDF-innehåll i Excel kan du användaData > Get Data > From File > From PDFför att importera tabeller eller text, men den här metoden bäddar inte in PDF-filen som ett objekt; den extraherar data till arket istället.

Att bädda in PDF-filer i Excel optimerar dokumenthanteringen och förenklar delning, men tänk på Excels begränsningar med flersidiga filer och filstorlek. För de flesta organisations- och rapporteringsbehov är att bifoga PDF-filer direkt till ditt kalkylblad en praktisk lösning som håller allt på ett ställe.