I den här artikeln kommer jag att visa dighur man gör ett närvaroblad i Microsoft Excel. Den här handledningen hjälper dig att hantera närvaroregistreringen digitalt. Genom att använda detta automatiserade Excel-ark kan du enkelt beräkna andelen nuvarande dagar för dina anställda, vilket hjälper dig när dina anställdas bedömning ska ske.

Hur man gör ett närvaroblad i Excel

Den här guiden hjälper dig att skapa ett närvaroblad i Excel. Det är fördelaktigt för både skolor och organisationer.

Jag har skapat ett exempelblad som innehåller namnen på några anställda. Om du skapar ett närvaroblad för din skola kan du ersätta fältet Anställdas namn med fältet Elevernas namn. Du kan också användaRadbryt textochSammanfoga och centreraalternativ för att ordna text korrekt i cellerna.

Det första steget är att lägga till datumen för en viss månad i Excel-arket. Välj en cell och skriv in datumet med formatet DD-MM-ÅÅÅÅ. Till exempel, för att skapa närvarobladet för oktober 2024 månad, kommer datumet att vara 01/10/2024. Cellen under datumet ska representera respektive dag. För detta skriver du följande formel i cellen precis under cellen som innehåller datumet:

=TEXT(B1, "dddd")

I formeln ovan är B1 cellens adress som innehåller datumet. Ditt Excel-ark kan ha en annan adress.

Nästa steg är att endast formatera datumet i DD-format. Detta kommer att få ditt närvaroark att se kompakt ut. Högerklicka på cellen som innehåller datumet och väljFormatera celler. VäljaBeställningsoch väljdd-mm-ååformat på höger sida. Ta bortmm-ååfrån det formatet och klicka på OK. Om du vill representera dagarnas namn i kort format, ändra formeln ovan till:

=TEXT (B1, "ddd")

Markera cellerna som innehåller datum och dag och dra dem till höger med hjälp av fyllningshandtaget. När du har fyllt i alla datum för en månad, skriv in följande texter i nästa celler:

• Presentera
• Frånvarande
• Helgdagar
• Arbetsdagar
• Närvaro i procent

Representera söndagar med bokstaven H, nuvarande dagar för dina anställda med bokstaven P och frånvarodagar för dina anställda med bokstaven A.

Nästa steg är att tillämpa den villkorliga formateringen för nuvarande dagar, frånvarande dagar och helgdagar. Jag har valt grönt för att visa nutid, gult för frånvarande dagar och rött för helgdagar. Du kan välja färg därefter.

Markera alla celler som innehåller bokstäverna P, A och H. Gå tillHem > Villkorlig formatering > Markera cellersregler > Lika med. TypPi det obligatoriska fältet och välj önskat alternativ i rullgardinsmenyn. Upprepa denna process för att tillämpa den villkorliga formateringen för cellerna som visar helgdagar och frånvarande dagar. Du kan också välja en anpassad färg för cellerna genom att väljaAnpassat formatalternativ.

För att beräkna nuvarande dagar för en anställd, välj önskad cell och ange följande formel:

=COUNTIF(cell range, "P")

I formeln ovan anger du rätt cellintervall som representerar alla dagar i månaden för varje anställd. Till exempel, om en anställds totala dagar i en månad sträcker sig från B3 till AF3, kommer cellintervallet att vara B3:AF3. Därför blir formeln:

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Fyll i data i alla tomma celler med hjälp av Fyllningshandtaget. På samma sätt räknar du en anställds frånvarodagar genom att använda följande formel:

=COUNTIF(cell range, "A")

Ange rätt cellintervall i formeln ovan; annars får du ett fel eller felaktigt resultat.

I detta Excel-ark är helgdagar det totala antalet söndagar under en viss månad. Välj därför cellintervallet som innehåller dagarnas namn för att räkna helgdagar. Använd följande formel:

=COUNTIF(cell range, "Sun")

Skriv in rätt cellintervall. I formeln ovan måste du också fixa cellintervallet; Annars kommer Excel att ändra cellintervallsvärdena när du fyller andra tomma celler med hjälp av Fyllningshandtaget. Använd i det här fallet$fungera.

Anta att cellområdet som innehåller dagarnas namn är från B2 till AF2, formeln blir:

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

Arbetsdagar är summan av närvarande och frånvarande dagar. Därför är formeln för att beräkna arbetsdagarna:

=SUM(cell range)

Låt oss säga att nuvarande och frånvarande dagar för en viss anställd visas i cellerna AG3 respektive AH3, formeln kommer att bli:

=SUM(AG3:AH3)

För att beräkna närvaroprocenten för en anställd använder du följande formel:

=Present days/Working days

Ersätt nuvarande dagar och arbetsdagar i formeln ovan med korrekt celladress. Du får resultatet i decimaler. Konvertera det till procentvärde med%stil under fliken Hem. Alternativt kan du användaCtrl + Skift + %kortkommando. Använd fyllningshandtaget för att fylla de tomma cellerna.

Närvarobladet i Excel för en viss månad har skapats. För att skapa närvarobladet för nästa månad kopierar du hela data till en ny sida i Excel och ändrar datumen. De respektive dagarnas namn ändras automatiskt. Nu måste du ange P, A och H manuellt.

Det är allt. Jag hoppas att detta hjälper.

Hur skapar jag en checklista i Excel?

Checklistafunktionen är tillgänglig i Microsoft Office 365 och Excel för webben. För att skapa en checklistruta i Excel, gå till fliken Infoga och klicka på alternativet Checkbox. Kryssrutan läggs sedan till i den valda cellen eller cellområdet.

I andra Office-versioner än Office 365 finns två olika typer av kryssrutor tillgängliga: kryssrutor för ActiveX-kontroll och kryssrutor för formulärkontroll. Dessa kryssrutor skiljer sig från de som är tillgängliga i Microsoft Office 365.

Hur skriver man ut ett Excel-ark?

För att skriva ut ett Excel-ark, öppna det i Excel och gå sedan tillArkiv > Skriv ut. Alternativt kan du också användaCtrl + Pkortkommando. Välj din skrivare, justera utskriftsinställningarna och klickaSkriva ut.

Läs nästa:.