Microsoft está lanzando una nueva característica (o aplicación) en Outlook, llamada Newsletters. Ahora, como su nombre lo indica, esta aplicación le permite crear y distribuir fácilmente boletines en Outlook. La aplicación se encuentra actualmente en versión preliminar, pero ya podemos probarla.
Al mirar la nueva aplicación, me siento un poco en conflicto. microsoftLa función Boletines le permite mantener a su equipo informado y comprometido. ¿Pero no tenemos Viva Engage para esto? ¿O incluso Viva Connections, que facilita el acceso y la lectura de las noticias publicadas en los sitios de Teams?
El objetivo de Yammer (ahora Viva Engage) era reducir el desorden de la bandeja de entrada con noticias internas. Y debo decir que Engage funciona muy bien para noticias y actualizaciones internas en las empresas para las que trabajo.
Los boletines en Outlook tampoco están destinados a destinatarios externos. Sí, puedes agregar destinatarios externos, pero elen Exchange Online no la convierte realmente en una plataforma adecuada para correo electrónico masivo (a menos que configure).
Entonces, primero echemos un vistazo a la nueva característica de Outlook y luego hablemos más sobre los posibles casos de uso.
La aplicación Boletines en Outlook le permite crear, leer y administrar boletines según la política del buzón y los permisos configurados (más sobre esto más adelante). La aplicación contiene un par de componentes:
- Páginas de grupo– Un grupo contiene suscriptores y puede ser público o privado.
- Boletines– Estos se publican en una página de grupo y se envían a los suscriptores de ese grupo.
- Reacciones– La gente puede utilizar Outlook Reactions en los boletines
- Comentarios– Los lectores pueden dejar comentarios en los boletines.
- Analítica –Análisis de boletines
Antes de poder crear y enviar un boletín, primero deberá crear una página de grupo. Ahora bien, este no es un grupo de Microsoft 365 existente, sino un grupo completamente nuevo solo para los boletines.
Al crear un nuevo grupo, verá algunas opciones de estilo para la página del grupo y podrá configurar el grupo como público o mantenerlo oculto. También podemos utilizar una lista de distribución existente para los suscriptores:
Creando un boletín
Cuando quieras crear un boletín, el primer paso es seleccionar una plantilla. Actualmente, puedes elegir entre 4 plantillas o comenzar completamente en blanco (puedes crear plantillas personalizadas eligiendo Guardar como plantilla en el segundo paso)
Una vez que haya elegido una plantilla, deberá establecer un título, elegir si desea guardarla como boletín o plantilla y configurar la página del grupo para la que creará el boletín.
La apariencia del editor de boletines es una mezcla entre las páginas de SharePoint (donde puede agregar secciones y componentes) y el editor de correo nuevo normal de Outlook.
Puedes leer la documentación completa del editor del newsletteren Microsoft.
Envío del boletín
Cuando su boletín esté terminado, es hora de enviarlo. Antes de enviarlo, le recomiendo que consulte primero la Vista previa del boletín y tal vez incluso envíe una versión de prueba del boletín a su bandeja de entrada.
Ahora, enviar el boletín es un poco diferente en comparación con los sistemas de boletín normales. Normalmente, tiene una lista de suscriptores y el boletín se enviará a los suscriptores. Pero la aplicación Boletines en Outlook tiene más flujo de correo electrónico cuando se trata de enviar el boletín.
Podemos seleccionar quién envía el boletín, lo que puede resultar útil cuando tiene varios autores, y agregar una dirección de respuesta. Todo esto está perfectamente bien, pero lo que me sorprendió fue que tenemos los campos Para, CC y CCO.
El campo Para no es algo que esperaba en un sistema de boletín. Sí, los suscriptores de la página del grupo se agregan automáticamente al campo Cco. Pero especialmente al principio, es un error fácil agregar contactos en el campo Para, exponiendo todas sus direcciones de correo electrónico. Algo con lo que tendrás que tener mucho cuidado, sobre todo cuando estés enviando la newsletter a lectores externos.
Además de los destinatarios, también podemos configurar el boletín como Público o No listado (privado) y permitir comentarios y reacciones en el boletín o no.
Es bueno saber que cuando se trata de enviar el boletín, solo puede enviar el boletín a contactos conocidos. Puede ser cualquier dirección de correo electrónico que aparezca en Exchange Online o sus contactos de Outlook. La documentación menciona que no se admite el envío externo, pero pude enviar el boletín a una cuenta de Gmail sin ningún problema.
Analítica
Los análisis son básicos pero lo suficientemente buenos para un sistema de boletín interno. Podemos ver a cuántos destinatarios hemos enviado el boletín, cuántas vistas en Outlook, vistas en la aplicación Newsletter y cuántos comentarios y reacciones tuvimos.
Los análisis no rastrean ningún enlace en el que se hace clic ni muestran información por suscriptores, pero como se dijo, para boletines internos o simples, esto es más que suficiente.
Empezando
Los boletines en Outlook se encuentran actualmente en Vista previa, pero ya puede probarlo habilitándolo a través de la Política de buzón de correo de OWA. Puede crear varias políticas de buzón de correo y asignarlas a diferentes usuarios, lo que le permitirá probar la nueva función solo con un pequeño grupo de usuarios si lo desea.
Al habilitar Newsletters en Outlook, tenemos un par de opciones que podemos configurar:
- OutlookBoletinesNivel de acceso– Habilite la aplicación Newsletter, puede configurarla para:
- LeerEscribir– Permite a los usuarios crear páginas de grupo y boletines
- Sólo lectura– Los usuarios solo pueden leer boletines y navegar por páginas de grupos.
- Sin acceso– Los usuarios no pueden acceder a la aplicación Newsletter en Outlook, pero aún pueden recibir boletines en su bandeja de entrada.
- Indefinido– Opción predeterminada actual; Las funciones están deshabilitadas hasta la disponibilidad global.
- OutlookBoletinesReacciones– Establecer enPredeterminado activadopara habilitar Comentarios y Reacciones de forma predeterminada. Todavía se puede desactivar por boletín
- OutlookBoletinesMostrarMás– Establecer enPredeterminado activadopara mostrar boletines recomendados en el pie de página de un boletín.
# Connect to Exchange Online Connect-ExchangeOnline -UserprincipalName [email protected] -ShowBanner:$false # Enable Newsletters in Outlook and set Reactions and Show More on by default Set-OwaMailboxPolicy -identity OwaMailboxPolicy-Default -OutlookNewslettersAccessLevel ReadWrite -OutlookNewslettersReactions DefaultOn -OutlookNewslettersShowMore DefaultOn
Una vez que haya habilitado la política, la aplicación puede tardar un par de minutos en estar disponible. En mi experiencia, lo verás primero en Outlook Online antes de que aparezca en la nueva aplicación Outlook.
Concluyendo
Las aplicaciones de boletines están bastante bien construidas. Hacer un boletín es fácil y directo; el editor funciona muy bien y te ofrece suficientes opciones para el diseño. No me gusta mucho el campo Para dirigirme, creo que sólo causará problemas en el futuro. Hubiera sido mejor si el campo Para estuviera bloqueado y configurado con su propia dirección, permitiéndole agregar solo destinatarios en el campo CCO.
En cuanto al caso de uso de esta aplicación, no lo sé. La mayoría de las empresas ya han adoptado Teams por completo, lo cual es perfecto para mantener informado a su equipo.
La aplicación de boletines puede ser útil para correos electrónicos internos de resultados trimestrales (o anuales, que quizás desee llamar un poco más la atención de los lectores en lugar de publicarlos en Viva Engage.
¿Qué opinas? ¿Ves un buen caso de uso para esta nueva aplicación? Déjamelo saber en los comentarios a continuación.
