Microsoft está lanzando una nueva característica (o aplicación) en Outlook, nombrados boletines. Ahora, como su nombre lo indica, esta aplicación le permite crear y distribuir fácilmente boletines en Outlook. La aplicación está actualmente en vista previa, pero ya podemos probarla.
Mirando la nueva aplicación, me siento un poco en conflicto. MicrosoftdiceLa característica de los boletines le permite mantener a su equipo informado y comprometido. ¿Pero no tenemos a Viva Engañar para esto? ¿O incluso Viva Connections, lo que hace que sea más fácil acceder y leer noticias que se publican en los sitios de equipos?
Todo el objetivo de Yammer (ahora Viva Engage) era reducir el desorden de la bandeja de entrada con noticias internas. Y tengo que decir que Engage está funcionando muy bien para noticias y actualizaciones internas en las empresas para las que trabajo.
Los boletines en Outlook tampoco están destinados a los destinatarios externos. Sí, puede agregar destinatarios externos, pero elEn Exchange Online, no lo convierte realmente en una plataforma adecuada para un correo electrónico a granel (a menos que se configure).
Entonces, primero echemos un vistazo a la nueva función Outlook, y luego hablemos más sobre posibles casos de uso.
Boletines en Outlook
La aplicación Newsletters en Outlook le permite crear, leer y administrar boletines informativos dependiendo de la política y los permisos del buzón configurados (más sobre eso más adelante). La aplicación contiene un par de componentes:
- Páginas grupales- Un grupo contiene suscriptores y puede ser público o privado
- Boletín- Estos se publican en una página grupal y se envían a los suscriptores de ese grupo
- Reacciones- Las personas pueden usar reacciones de Outlook en los boletines
- Comentario- Los lectores pueden dejar comentarios a los boletines
- Análisis -Análisis de boletín
Antes de que pueda crear y enviar un boletín, primero deberá crear una página de grupo. Ahora, este no es un grupo Microsoft 365 existente, sino un grupo completamente nuevo solo para los boletines.
Al crear un nuevo grupo, verá algunas opciones de estilo para la página del grupo, y puede establecer el grupo en público o mantenerlo sin lister. También podemos usar una lista de distribución existente para los suscriptores:
Creando un boletín
Cuando desee crear un boletín, el primer paso es seleccionar una plantilla. Actualmente, puede elegir entre 4 plantillas o comenzar completamente en blanco (puede crear plantillas personalizadas eligiendo guardar como plantilla en el segundo paso)
Después de haber elegido una plantilla, deberá establecer un título, elegir si desea guardarlo como boletín o plantilla, y establecer la página de grupo para la cual va a crear el boletín.
La apariencia del editor del boletín es una mezcla entre las páginas de SharePoint (donde puede agregar secciones y componentes) y el editor de correo Normal de Outlook.
Puede leer la documentación completa del editor del boletínaquíen Microsoft.
Enviando el boletín
Cuando su boletín está terminado, es hora de enviarlo. Antes de enviarlo, le recomiendo que consulte la vista previa del boletín primero y tal vez incluso envíe una versión de prueba del boletín a su bandeja de entrada.
Ahora, enviar el boletín es un poco diferente en comparación con los sistemas de boletines normales. Normalmente, tiene una lista de suscriptores, y el boletín se enviará a los suscriptores. Pero la aplicación Newsletters en Outlook tiene más flujo de correo electrónico cuando se trata de enviar el boletín.
Podemos seleccionar quién está enviando el boletín, lo que puede ser útil cuando tiene varios autores y agregar una respuesta de respuesta. Ahora, todo esto está perfectamente bien, pero lo que me sorprendió fue que tenemos que, CC y BCC Fields.
El campo no es algo que esperaba en un sistema de boletines. Sí, los suscriptores de la página del grupo se agregan automáticamente al campo BCC. Pero especialmente al principio, es un error fácil agregar contactos en el campo To, exponiendo toda su dirección de correo electrónico. Algo de lo que tendrá que tener mucho cuidado, especialmente cuando envíe el boletín a lectores externos.
Además de los destinatarios, también podemos establecer el boletín en público o no listado (privado) y habilitar comentarios y reacciones en el boletín o no.
Es bueno saber que cuando se trata de enviar el boletín, solo puede enviar el boletín a los contactos conocidos. Esta puede ser cualquier dirección de correo electrónico que se enumere en Exchange Online o en sus contactos de Outlook. La documentación menciona que el envío externo no es compatible, pero pude enviar el boletín a una cuenta de Gmail sin ningún problema.
Analítica
Los análisis son básicos pero lo suficientemente buenos para un sistema de boletín interno. Podemos ver cuántos destinatarios hemos enviado el boletín, cuántas vistas en Outlook, vistas en la aplicación del boletín y cuántos comentarios y reacciones tuvimos.
Los análisis no rastrean ningún enlace que se haga clic o muestre información por suscriptores, pero como se dice, para boletines internos o simples, esto es más que suficiente.
Empezando
Newsletters in Outlook está actualmente en vista previa, pero ya puede probarlo habilitándolo a través de la política de buzones de OWA. Puede crear múltiples políticas de buzón y asignarlas a diferentes usuarios o grupos, lo que le permite probar la nueva función con solo un pequeño grupo de usuarios si lo desea.
Al habilitar boletines en Outlook, tenemos un par de opciones que podemos configurar:
- OutlookNeWSlettersAccessLevel- Habilite la aplicación Boletín, puede configurarla en:
- Readwrite- Permite a los usuarios crear páginas y boletines grupales
- Readonamente- Los usuarios solo pueden leer boletines y navegar páginas grupales.
- Ruina- Los usuarios no pueden acceder a la aplicación del boletín en Outlook, pero aún pueden recibir boletines en su bandeja de entrada
- Indefinido- Opción predeterminada actual; Las características están deshabilitadas hasta que la disponibilidad global
- OutlookNeWSlettersReactions- establecido enDefaultonpara habilitar comentarios y reacciones por defecto. Todavía se puede apagar por boletín
- OutlookNeWSlettersshowmore- establecido enDefaultonPara mostrar, recomendar boletines en el pie de página de un boletín.
# Connect to Exchange Online Connect-ExchangeOnline -UserprincipalName [email protected] -ShowBanner:$false # Enable Newsletters in Outlook and set Reactions and Show More on by default Set-OwaMailboxPolicy -identity OwaMailboxPolicy-Default OutlookNewslettersAccessLevel ReadWrite -OutlookNewslettersReactions DefaultOn - -OutlookNewslettersShowMore DefaultOn
Después de habilitar la política, la aplicación puede tomar un par de minutos para estar disponible. En mi experiencia, primero lo verá en Outlook en línea antes de que aparezca en la aplicación New Outlook.
Concluir
Las aplicaciones de Newsletters están bastante bien construidas. Hacer un boletín es fácil y directo; El editor funciona bien y le ofrece suficientes opciones para el diseño. Realmente no me gusta el campo para abordar, creo que solo causará problemas en el futuro. Hubiera sido mejor si el campo se bloqueara y se establezca en su propia dirección, lo que le permitió agregar solo destinatarios en el campo BCC.
Cuando se trata del caso de uso de esta aplicación, no lo sé. La mayoría de las empresas han adoptado completamente equipos, lo cual es perfecto para mantener informado a su equipo.
La aplicación Newsletters podría ser útil para los correos electrónicos internos trimestrales (o resultados anuales, que es posible que desee llamar un poco más bajo la atención de los lectores en lugar de publicarlo en Viva Engage.
¿Qué opinas? ¿Ves un buen caso de uso para esta nueva aplicación? Avísame en los comentarios a continuación