Cómo extraer datos de otra hoja en Excel

En este post te mostraremoscómo extraer datos de otra hoja en Excel. Si bien copiar y pegar datos es sencillo, pasar datos de una hoja a otra ofrece importantes ventajas en Excel.

Cuando extraes datos usando fórmulas, los datos están vinculados a la fuente. Esto garantiza que cuando los datos de una hoja cambian, los datos vinculados de la otra hoja se actualizan automáticamente. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores, manteniendo los datos consistentes en todas las hojas de trabajo sin necesidad de actualizaciones manuales.

Aextraer datos de otra hoja en Excel, puede utilizar uno de los siguientes métodos según sus necesidades:

1. Usar referencias de celda
2. Utilice la función BUSCARV
3. Utilice las funciones ÍNDICE y COINCIDIR

Estos métodos brindan opciones versátiles para extraer datos entre hojas, independientemente de la versión de Excel que esté utilizando.

Veamos esto en detalle

1]Usar referencias de celda

Usandoreferencias celulareses el método más simple para extraer datos de otra hoja en Excel y es ideal para conjuntos de datos pequeños donde necesita hacer referencia a unas pocas celdas en lugar de administrar grandes cantidades de datos.

Digamos que tenemos un libro de trabajo con 2 hojas. La hoja 1 contiene el conjunto de datos de origen, como se muestra en la siguiente imagen:

Para extraer datos de la Hoja 1 a la Hoja 2 usando referencias de celda, haga clic en la pestaña de la Hoja 2 y configure los encabezados de sus columnas (en las celdas A1, B1 y C1).

En la celda A2 de la Hoja 2, ingrese la fórmula para hacer referencia a la primera fila de datos de la Hoja 1:

=Sheet1!A2

En la celda B2 de la Hoja 2, ingrese:

=Sheet1!B2

En la celda C2 de la Hoja 2, ingrese:

=Sheet1!C2

Ahora seleccione las celdas A2, B2 y C2 y arrastre el controlador de relleno hacia abajo para copiar las fórmulas de las filas restantes (hasta la fila 11, ya que tenemos 10 filas de datos).

Después de seguir estos pasos, la Hoja 2 mostrará los datos de la Hoja 1. Si se realizan cambios en los datos de la Hoja 1, también se actualizarán automáticamente en la Hoja 2.

2] Utilice la función BUSCARV

es ideal si busca datos específicos en una columna y desea extraer la información correspondiente de otra hoja.

Ahora digamos que queremos recuperar la información de los empleados, específicamente el 'Género', de la Hoja 1 según una lista de códigos de empleados proporcionada en la Hoja 2, como se muestra en la siguiente imagen:

En la celda B2 de la Hoja 2, ingrese la siguiente fórmula para obtener el Género:

=VLOOKUP(A2,Sheet1!B2:C11,2,FALSE)

En la fórmula anterior:

• B2es el valor que estamos buscando (el Código de Empleado).
• Hoja1!B$2:C$11es el rango en la Hoja 1 que contiene los datos.
• 2indica qué columna del rango queremos devolver (2 devuelve el Género – columna C en el rango).
• FALSO:Esto significa que queremos una coincidencia exacta.

Luego, seleccione la celda B2 y arrastre el controlador de relleno hacia abajo para copiar las fórmulas de todos los códigos de empleado enumerados en la columna A.

Esto extraerá datos dinámicamente en función de los códigos de empleado enumerados en la Hoja 2. Si se realiza algún cambio en la Hoja 1, la información en la Hoja 2 se actualizará automáticamente cuando se haga referencia a los Códigos de empleado.

3]Utilice las funciones ÍNDICE y COINCIDIR

ElFunciones ÍNDICE y COINCIDIRson ideales para situaciones en las que su conjunto de datos crece o cuando necesita realizar búsquedas en diferentes órdenes de columnas. Por ejemplo, si desea extraer el Género según el Código de empleado de la Hoja 1 a la Hoja 2, ingresará la siguiente fórmula en la celda B2 de la Hoja 2:

=INDEX(Sheet1!C$2:C$11, MATCH(A2, Sheet1!B$2:B$11, 0))

En la fórmula anterior,

• ElÍNDICE(Hoja1!C$2:C$11,…)La parte especifica que desea devolver un valor de la columna C (Género) en la Hoja 1.
• ElCOINCIDIR(A2, Hoja1!B$2:B$11, 0)parte busca el Código de Empleado en la celda A2 dentro del rango de Códigos de Empleado en la Hoja 1.
• Cero (0)indica que desea una coincidencia exacta.

La función COINCIDIR devuelve el número de fila relativo del Código de empleado coincidente, que luego la función ÍNDICE utiliza para recuperar el Género correspondiente.

De manera similar, puede seleccionar la celda B2 y arrastrar el controlador de relleno hacia abajo para copiar la fórmula de todos los códigos de empleado enumerados en la columna A.

¡Eso es todo! Espero que encuentres esto útil.

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¿Cómo extraigo datos específicos de una hoja de Excel a otra?

Una de las formas más sencillas de extraer datos específicos de una hoja de Excel a otra es utilizar referencias de celda, donde vincula directamente las celdas de la hoja de origen a la hoja de destino ingresando una fórmula en la celda de destino. Para una recuperación de datos más compleja, puede utilizar la función BUSCARV o una combinación de las funciones ÍNDICE y COINCIDIR.

¿Cómo copiar filas específicas en Excel a otra hoja automáticamente?

Si tienes Excel 365 o Excel 2021, puedes usarpara copiar automáticamente filas específicas de una hoja a otra según ciertos criterios. Si tiene una versión anterior como Excel 2019 o 2016, puede utilizar elfunción para establecer criterios y copiar filas coincidentes a otra hoja. También puede agregar una columna adicional en su conjunto de datos donde use fórmulas (comoIFdeclaraciones) para marcar filas específicas que cumplen ciertos criterios y luego aplicar la función Autofiltro para mostrar solo las filas que cumplen con sus criterios.

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