Як вести нотатки особистої зустрічі (шаблони Google Docs)

Зустрічі один на один є основою ефективної командної комунікації. Однак ідеї та дії, які обговорювалися під час цих зустрічей, можуть бути втрачені або забуті без відповідної документації. Відсутність відстеження може призвести до втрачених можливостей для зростання та невирішених проблем.

У цій статті розглядатиметься поширена проблема неорганізованих нотаток зустрічей один на один. Ми запропонуємо практичні рішення, зокрема, як створити шаблон нотаток зустрічі, налаштувати його відповідно до потреб вашої команди та ефективно підготуватися до кожної зустрічі. Крім того, ми включили безкоштовні шаблони, які допоможуть вам почати роботу відразу.

‍

Що таке 1:1 і чому їх важливо мати?

Зустрічі один на один

Індивідуальні зустрічі, які часто називають «один на один» (1:1), — це виділені часи, коли керівник і співробітник можуть обговорити різні теми, від відгуків про продуктивність до особистого розвитку та кар’єрних прагнень. Ці зустрічі важливі з кількох причин.

По-перше, зустрічі один на одинбудувати міцніші стосунки. Регулярні перевірки дозволяють керівникам і співробітникам розвивати довіру та розуміння. Вони створюють відкриту лінію спілкування, що полегшує вирішення будь-яких проблем чи проблем. Цей постійний діалог допомагає виявити потенційні проблеми до їх загострення.

По-друге, розмови один на одинстворити платформу для індивідуального зворотного зв’язку. На відміну від командних зустрічей, ці сесії пропонують приватний простір для обговорення індивідуальних результатів, цілей і областей для вдосконалення. Персоналізований зворотний зв’язок може бути більш відвертим і конструктивним, адаптованим до конкретних потреб і обставин працівника. Ця персоналізація може призвести до більш ефективного управління продуктивністю та професійного зростання.

По-третє, зустрічі один на одинсприятизалучення співробітників. Співробітники, яких чують і цінують, швидше за все, будуть мотивовані та віддані своїй повсякденній роботі. Такий підхід може призвести до підвищення продуктивності та задоволеності роботою. Заангажовані співробітники також мають більше шансів зробити позитивний внесок у команду та організацію, сприяючи загальному успіху.

Загалом зустріч один на один створює сприятливе та продуктивне робоче середовище. Це гарантує, що керівники та співробітники узгоджені та працюють для досягнення спільних цілей. вести нотатки зустрічей один на один важливо, щоб відстежувати розмови.

‍

Як створити ефективний шаблон записки зустрічі один на один

Ефективний шаблон нотаток для особистої зустрічі фіксує важливі деталі та забезпечує виконання завдань. Ось як створити шаблон, який буде працювати для вашої команди.

Ключові елементи для включення

Дата та час зустрічі:Почніть із запису дати та часу зустрічі. Ця система допомагає вести хронологічний запис і планувати майбутні подальші дії.

Учасники:Перелічіть імена учасників зборів. Зазвичай це включає керівника та працівника, але за потреби можна також залучати інших зацікавлених сторін.

Пункти порядку денного засідання:Додайте список тем для обговорення. Це забезпечить структуру зустрічі та забезпечить охоплення всіх важливих моментів.

Примітки:Виділіть місце для детальних приміток до кожного пункту порядку денного зустрічі. Фіксуйте ключові моменти, прийняті рішення та будь-які проблеми, які виникли під час обговорення.

Елементи дії:Задокументуйте завдання, поставлені під час зустрічі, і терміни їх виконання. Чітко вкажіть, хто відповідає за кожне завдання, щоб забезпечити підзвітність.

Налаштування шаблону

Хоча основні елементи є важливими, ви можете адаптувати шаблон, щоб краще відповідати конкретним потребам вашої команди.

Адаптація до конкретних потреб команди:Враховуйте унікальну динаміку та цілі вашої команди. Додайте розділи для оновлень проекту, проблем або визнання досягнень.

Включіть розділи для цілей особистого розвитку:Додайте спеціальний простір для обговорення особистого розвитку. Цей простір може допомогти встановити та відстежувати цілі кар’єрного зростання.

Адаптація на основі відгуків співробітників:Регулярно шукайте відгуки від своєї команди про ефективність шаблону. Внесіть корективи на основі їхніх пропозицій, щоб шаблон залишався актуальним і корисним.

Включивши ці елементи та налаштувавши шаблон, ви створите цінний інструмент, який підвищить продуктивність і вплив вашої зустрічі один на один.

‍

Поради щодо ефективних зустрічей один на один

Проведення ефективної зустрічі один на один — це більше, ніж просто дотримання порядку денного. Це вимагає створення середовища, де працівники почуватимуться цінними та комфортно ділитися. Ось кілька порад, як зробити ваші особисті зустрічі ефективнішими:

Створіть безпечний простір

Переконайтеся, що ваш член команди почувається комфортно та безпечно під час зустрічі. Цього кроку можна досягти, якщо бути доступним, не засуджуючим і шанобливим. Коли співробітники відчувають себе в безпеці, вони, швидше за все, відкрито розкажуть про свої думки, проблеми та ідеї. Безпечний простір заохочує відкритість і чесність, що має вирішальне значення для зміцнення довіри та сприяння продуктивному діалогу.

Активне слухання

Зосередьтеся на справжньому розумінні точки зору співробітника. Слухайте більше, ніж говорите, ставте уточнюючі запитання та виявляйте співчуття. Ця практика демонструє, що ви цінуєте їхній внесок і щиро зацікавлені в їхньому добробуті й успіху. Це допомагає створити глибший зв’язок і гарантує, що ви повністю розумієте їхні проблеми та потреби.

Читайте також:Обов’язкові шаблони маркетингових зустрічей (Google Docs)

Відкриті запитання

Заохочуйте глибші розмови, ставлячи відкриті запитання. Питання на кшталт «З якими труднощами ви стикаєтесь?» або «Як я можу підтримати ваш розвиток?» підказувати детальні відповіді та сприяти змістовним обговоренням. Відкриті запитання дозволяють співробітникам детально висловити свої думки та надати більше розуміння, що веде до кращого розуміння їхнього досвіду та точок зору.

Подальше спостереження

Переконайтеся, що завдання та питання, які обговорювалися на попередніх зустрічах, розглядаються на наступних. Ці подальші дії показують, що ви серйозно ставитеся до зустрічей і зобов’язуєтеся виконувати узгоджені дії. Це також допомагає відстежувати прогрес, вирішувати поточні проблеми та зміцнювати підзвітність. Це також демонструє вашу відданість підтримці розвитку та успіху вашого співробітника.

Завдяки цим порадам ви можете зробити свої особисті зустрічі більш ефективними та корисними для вас і ваших співробітників.

‍

Важливі запитання, які варто поставити під час зустрічі 1:1

Ставлячи правильні запитання під час зустрічі один на один, можна отримати глибше розуміння та продуктивніші розмови. Ось кілька запитань, які менеджери та співробітники можуть поставити, щоб отримати максимальну віддачу від зустрічей один на один.

Менеджери запитують

Як ви ставитесь до своїх поточних проектів і обов’язків?
З якими викликами ви зараз стикаєтесь?
Вам потрібно щось від мене, щоб допомогти вам досягти успіху?
Які навички ви хотіли б розвивати далі?
Як ви ставитеся до свого робочого навантаження та балансу між роботою та особистим життям?
Чи є якісь процеси чи інструменти, які ви вважаєте особливо корисними чи неприємними?
Які ваші короткострокові та довгострокові кар’єрні цілі?
Як ми можемо покращити співпрацю та спілкування нашої команди?
Чи відчуваєте ви визнання за свій внесок?
Чи є щось, про що ми не обговорювали, а ви б хотіли поговорити?

Щоб працівники запитували

Якою була моя ефективність за останні кілька місяців?
Чи є сфери, де я можу покращити чи зосередитися більше?
Про які майбутні проекти чи можливості мені слід знати?
Як я можу краще підтримувати цілі команди?
Чи є якісь додаткові обов’язки, які я можу взяти на себе для розвитку своїх навичок?
Чи можемо ми обговорити можливі можливості кар’єрного зростання?
Які відгуки ви отримали про роботу нашої команди?
Як ви розставляєте пріоритети для завдань і проектів?
Чи можете ви пояснити цілі нашої команди та як я можу зробити більше?
Які найважливіші цінності чи поведінка в культурі нашої команди?

Ці запитання сприяють відкритому діалогу та визначають сфери для вдосконалення та розвитку.

‍

10 найпопулярніших шаблонів нотаток зустрічей один на один

1. Базовий шаблон зустрічі один на один

Цей простий шаблон ідеально підходить для регулярних реєстрацій. Він охоплює основні елементи, щоб гарантувати, що всі ключові моменти та дії задокументовані.

Завантажте базовий шаблон "один на один" у Google Docs.

Завантажте базовий шаблон «один на один» у форматі .docx (Word).

2. Шаблон огляду ефективності

Цей шаблон призначений для поглибленого огляду ефективності. Він зосереджений на оцінці досягнень, визначенні областей для покращення та постановці цілей розвитку.

Завантажте шаблон огляду ефективності в Документах Google.

Завантажте шаблон огляду ефективності як файл .docx (Word).

3. Шаблон оновлення проекту

Цей шаблон призначений для обговорення поточних проектів. Це допомагає відстежувати прогрес, визначати проблеми та планувати наступні кроки, щоб забезпечити успішне завершення проекту.

Завантажте шаблон оновлення проекту в Документах Google.

Завантажте шаблон оновлення проекту як файл .docx (Word).

4. Шаблон розвитку кар'єри

Цей шаблон призначений для обговорень, спрямованих на кар’єрний ріст і розвиток. Це допомагає встановлювати та відстежувати кар’єрні цілі, визначати навички, які потрібно розвивати, і планувати можливості навчання.

Завантажте шаблон розвитку кар’єри в Google Docs.

Завантажте шаблон розвитку кар’єри у форматі .docx (Word).

5. Шаблон сеансу зворотного зв'язку

Цей шаблон призначений для надання та отримання відгуків. Це гарантує, що як позитивні, так і конструктивні відгуки документуються, і що співробітники можуть відповідати та встановлювати дії.

Завантажте шаблон сеансу зворотного зв’язку в Документах Google.

Завантажте шаблон сеансу зворотного зв’язку як файл .docx (Word).

6. Шаблон реєстрації Wellness

Цей шаблон полегшує розмови про благополуччя співробітників. Це допомагає менеджерам оцінити баланс роботи та особистого життя, рівень стресу та загальне щастя.

Завантажте шаблон Wellness Check-In у Google Docs.

Завантажте шаблон Wellness Check-In як файл .docx (Word).

7. Шаблон командної співпраці

Цей шаблон призначений для обговорень командної динаміки та співпраці. Це допомагає визначити сфери для покращення командної роботи та спілкування.

Завантажте шаблон спільної роботи в Google Документах.

Завантажте шаблон командної співпраці як файл .docx (Word).

8. Шаблон постановки цілей

Цей шаблон призначений для встановлення та відстеження як короткострокових, так і довгострокових цілей. Це гарантує, що цілі чітко визначені, реалізовані та узгоджені з кар’єрними прагненнями працівника та цілями організації.

Завантажте шаблон постановки цілей у Google Docs.

Завантажте шаблон постановки цілей у форматі .docx (Word).

9. Шаблон розв’язання задачі

Цей шаблон стосується конкретних проблем або проблем, з якими може зіткнутися працівник. Це допомагає визначати проблеми, шукати рішення та планувати дієві кроки для їх вирішення.

Завантажте шаблон для вирішення проблем із Google Docs.

Завантажте шаблон розв’язання задач у форматі .docx (Word).

10. Шаблон визнання та винагороди

Цей шаблон спрямований на визнання та винагороду за досягнення та внесок співробітників. Це допомагає менеджерам документувати досягнення та планувати значущі заходи для визнання.

Завантажте шаблон визнання та винагороди в Документах Google.

Завантажте шаблон визнання та винагороди як файл .docx (Word).

‍

Як підготуватися до зустрічі один на один

Ось покрокова інструкція, яка допоможе вам і вашим співробітникам ефективно підготуватися до цих важливих розмов:

Рефлексія перед зустріччю

Перед зустріччю заохочуйте співробітників обміркувати тезу для розмови. Цей крок допомагає їм критично подумати про свою нещодавню роботу, виклики та досягнення. Роздуми також можуть виявити будь-які проблеми або запитання, які вони хочуть розглянути під час зустрічі. Запропонуйте їм занотувати кілька ключових моментів, які вони хочуть обговорити, щоб нічого важливого не пропустити.

Ставте чіткі цілі

Визначте, чого ви хочете досягти на зустрічі. Постановка чітких цілей допомагає спрямувати розмову на продуктивні результати. Будь то перевірка ефективності, встановлення нових цілей чи обговорення розвитку кар’єри, наявність чіткої мети гарантує, що обидві сторони знаходяться на одній сторінці та можуть максимально ефективно проводити час разом.

Зберіть відповідні дані

Принесіть необхідні звіти або документи, які підтвердять обговорення. Ці документи можуть бути звітами про ефективність, оновленнями проекту, відгуками колег або іншими відповідними даними. Ця інформація може надати конкретні приклади на підтримку ваших думок і зробити дискусію більш обґрунтованою та дієвою.

Повідомте порядок денний

Заздалегідь повідомте співробітнику порядок денний зустрічі. Надання розпорядку дня заздалегідь дозволяє працівнику підготувати свої думки та внески. Він також встановлює чіткі очікування щодо того, що буде охоплено, допомагаючи підтримувати нараду зосередженою та організованою. Порядок денний вашої зустрічі може включати останні досягнення, поточні проблеми, майбутні проекти та цілі особистого розвитку.

Виконання цих кроків гарантує, що ви та ваші співробітники добре підготуєтеся до продуктивної та змістовної зустрічі один на один. Підготовка допомагає зробити зустріч більш ефективною та демонструє вашу відданість підтримці розвитку та успіху вашого співробітника.

Як Tactiq може допомогти з вашими 1:1

Tactiq — це потужний інструмент, створений для того, щоб зробити зустрічі один на один більш продуктивними та організованими. Використовуючи штучний інтелект і можливості транскрипції, Tactiq допомагає вам отримувати та отримувати всю важливу інформацію. Ось як Tactiq може підтримувати ваші зустрічі один на один:

Автоматична транскрипція

Автоматично транскрибує зустрічі, надаючи докладний письмовий підсумок.
Дозволяє зосередитися на розмові, не турбуючись про нотатки.

Легке отримання ключової інформації

Пошук за допомогою штучного інтелекту дозволяє легко знаходити конкретну інформацію в стенограмах.
Швидко знаходите завдання, відгуки та обговорення з минулих зустрічей.

Нотатки організованої зустрічі

Автоматично позначає ключові елементи, такі як дати зустрічі, учасники, пункти порядку денного та дії.
Гарантує, що нотатки є вичерпними та легкими для перегляду.

Відстеження елементів дії

Виділяє та відстежує дії, обговорені під час зустрічі.
Гарантує, що завдання чітко визначені, призначені правильній особі та супроводжуються термінами.
Сприяє подальшим діям на наступних зустрічах для забезпечення підзвітності та прогресу.

Використовуючи Tactiq, ви можете переконатися, що ваші зустрічі один на один будуть добре задокументовані, організовані та продуктивні. Це відстеження зустрічей допомагає будувати міцніші стосунки та досягати кращих результатів для вашої команди.

Завантажте безкоштовне розширення Tactiq Chrome сьогодні.